TÉCNICAS PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

TÉCNICAS PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

Fuente: ISPJAE

La entrevista

En el análisis de sistemas hay que distinguir las formas cualitativas y cuantitativas de información. La cualitativa está relacionada con opiniones, políticas y descripciones narrativas de actividades o problemas y las cuantitativas con números, frecuencias o cantidades. A menudo las entrevistas son la mejor fuente de información cualitativa.

Dentro de las técnicas utilizadas para recopilar información, las entrevistas ocupan un lugar preponderante en consideración con el tiempo que ocupan y el objetivo que tienen. Por lo general, son la mayor fuente de información del analista. La entrevista es una forma de conversación, no de interrogación.

Durante la entrevista el analista no se limita solo a informarse de los puntos que le interesan, sino que además aprovecha la oportunidad para explicar su trabajo a los usuarios y crear un clima sociológico favorable.

Las entrevistas se pueden realizar sobre la base de un cuestionario rígido o de una guía mas o menos detallada que las orienta hacia puntos bien definidos.

El método de entrevistas para obtener información tiene las siguientes ventajas:

• Permite a los analistas presentar sus necesidades de forma directa y verificar en las respuestas recibidas, si las preguntas realizadas fueron interpretadas correctamente.  

• Es una oportunidad que tiene el analista para conocer el grado de aceptación o resistencia que existe entre los usuarios hacia el sistema que se desea diseñar.

Para llevar a efecto una entrevista se deben realizar una serie de pasos y cumplir una serie de reglas para poder asegurar el  éxito de la misma.

Los distintos pasos que se deben realizar son:

1. Preparación
2. Ejecución
3. Recapitulación

1.- Preparación

• Se debe coordinar con el usuario la fecha, la hora y el lugar.
• Se debe garantizar la privacidad, evitar las interrupciones y disponer   de un tiempo adecuado.
• Se deben de obtener criterios previos acerca de las personas que se van a entrevistar para poder desarrollar una conversación más natural.
• Se deben preparar cuidadosamente las preguntas a realizar o la guía de la entrevista.

2. Ejecución

• Se debe ser correcto y no preguntar cosas que se pueden obtener por otras vías a menos que se desee comprobar algo.
• El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa.
• Se debe ser puntual, identificarse y explicar los objetivos de la entrevista
• Se debe prestar la máxima atención durante el desarrollo, crear un clima favorable, evitar caer en discusión con los usuarios, no hacer criticas, utilizar una terminología adecuada, no adelantarse a ningún criterio ni opinión de los usuarios y mucho menos sacar conclusiones instantáneas sobre la información recibida.  
• Diferenciar entre los hechos y las opiniones, entre la actividad o función que realiza y el como la realiza, tratando siempre que la información recopilada sea lo mas objetiva posible.
• Evitar que la entrevista sea larga o se convierta en inoportunas por razones imprevistas, si esto ocurre se debe posponer.

• Al despedirse se debe mostrar agradecimiento y dejar coordinado otro  posible encuentro.
• Al final se debe hacer una pequeña recapitulación de la información recopilada para verificar los hechos registrados.

3. Recapitulación

• Se deben revisar las notas para reordenarlas y organizarlas por temas, pasarlas en limpio y comprobar que no existan contradicciones.
• La recapitulación de las entrevistas se hace en el modelo "Registro de  Acuerdos y Observaciones”

¿Cómo llevar a cabo una entrevista exitosa?

Entrevistar es un arte, así como una habilidad que se da a través de la práctica y el conocimiento del sistema que se está investigando. Aquellos que tienen éxito y son efectivos al utilizar los métodos de entrevista, durante los estudios de sistemas, están de acuerdo con las etapas que los analistas deben seguir.

Para asegurar que la entrevista sea útil, el analista debe seguir los siguientes indicadores:

1. Realícese una cita por anticipado con quienes vaya a entrevistar. Las entrevistas son exitosas solo si se han planeado y arreglado con cuidado por anticipado. Entrar en la oficina de un alto dirigente sin anunciarse antes sería un error. Avísele a los entrevistados sobre la naturaleza de la entrevista. Planéese mantener una entrevista común por no más de una hora.

1. Prepararse conociendo de antemano a los individuos que va a entrevistar. Familiarícese con el tema de la entrevista y prepárese un conjunto apropiado de preguntas que deben contestarse durante las conversaciones planeadas.

1. Durante la entrevista:

1. Comiéncese por presentarse subrayando el tema de la entrevista y estableciendo la naturaleza del proyecto sobre el cual se trabaja.

1. Comiéncese con preguntas generales que establecerán el marco de trabajo con el cual se conducirá el resto de la entrevista.

1. Continúese con los temas y aspectos que surjan de quienes responden. Asegúrese de encontrar por qué quienes responden creen que es tan importante el tema como para comentarlo.

1. Limítense las notas que se escriban para evitar distraer a quienes responden.

1. Cuando todos los temas vistos con los entrevistados se hayan discutido, realícense otras preguntas específicas que se crea deban discutirse.

1. Al final de la entrevista, resúmase la información recabada durante la misma. Si se considera apropiado, indíquese que se preparará para quienes respondieron un resumen escrito de la entrevista para que puedan examinarlo. Considérese la posibilidad de continuar con las entrevistas después.

El Cuestionario.

Los cuestionarios constituyen la única forma posible de poder relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del sistema, sin tener que estar presente.

Los cuestionarios como medio para recoger opiniones o hacer encuestas pueden ser de gran utilidad si se usa en forma adecuada, o sea, si se aplican en una situación especifica para la cual fueron diseñados especialmente y además este diseño reúne una serie de requisitos.

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