VOCABULARIO ARCHIVISTICO

Actividad vocabulario

técnico

Organiza los términos archivísticos que aparecen en el tema vocabulario archivístico con relación a los puestos de trabajo: Secretaria Oficinista y Archivista

1. Consulta el listado que aparece en el mismo apartado e identifica tu compañero asignado para realizar esta actividad

2. Examina el listado de términos que aparece en el tema, consulta 20 de ellos y envíalos a tu compañero de equipo, dicha persona te devolverá sus apreciaciones y adicionalmente te enviara otros 20 términos diferentes de la lista. Si tienes apreciaciones sobre las definiciones que te envió tu compañero puedes también manifestarlas

3. Cundo ambos estén de acuerdo con las definiciones de los 20 términos envíenlos al facilitador acompañado de sus apreciaciones sobre la importancia de emplear vocabulario técnico en nuestra área

ARCHIVISTA Secretaria Oficinista

legajo Minuta Radicación

perforar Casillero documento

Marbete Expurgo registro

Archivo Prescripción Franquicia

Archivo histórico Usuario

Archivo intermedio Ordenación

Gestión de documentos Flujo grama

Documentación

Administración documental

Conservación

clasificación

facsímil

Folio

Tipo documental

Sección documental

Tablas de retención

Fondo documental

Rotular

Serie

Legajo

Original

Foliación

Facsímil

Filatelia

Plazo precaucional

Estructura funcional

selección

Administración

Filatelia

Selección

Términos archivísticos

• Administración documental: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de una institución.

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acomodados por una persona o institución pública privada, en el transcurso de su gestión.

• Archivo de gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

• Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

• Archivo intermedio: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general

• Casillero: muebles con compartimientos o casillas

• Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser, clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza

• Conservación: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Pude ser preventiva o de intervención directa.

Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos por medio de los controles efectivos incluyendo atmosféricos

• Cronológico: Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

• Documentación: En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. La ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.

A falta de un consenso, hay diversos autores, como Juan Ros García o José López Yepes, que la consideran una ciencia (documental), a la vez que una disciplina, no sólo una técnica. También pueden considerarse, en sentido general, las ciencias de la documentación y la documentación como sinónimos, si el contexto no perturba la intención del emisor, es decir, si no se distorsiona el mensaje del interlocutor porque no se dé ambigüedad semántica.

• Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado

• Estructura funcional: determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.

• Expediente: Conjunto de documentos relacionado con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánicas y funcionalmente por una oficina

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