Administracion Del Capital Humano

EVALUACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO.

Introducción.

Auditorías.

Pasos de una auditoría.

Áreas en las que se practican auditorías más frecuentemente.

1.- Introducción.

La palabra auditoría proviene de la palabra “audire” cuyo significado es escuchar, consecuentemente entonces podemos deducir que la actividad del auditor es escuchar, revisar e investigar lo sucedido en una entidad.

Al escuchar el término auditoría las personas de inmediato se ponen en guardia suponiendo que este proceso es para identificar: fraudes, errores de principios o errores técnicos, además que se ha aprovechado para ver si el elemento humano en especial está fallando en sus actividades con la finalidad de afectar a la entidad o empresa donde presta sus labores.

Los tipos de auditorías que en forma enunciativa se pueden identificar son: La auditoría contable, financiera, operacional, integral, de gestión, interna, externa, informática, de sistemas, etc., es al final una ayuda para corregir deficiencias que en un momento son desapercibidas o pasan inadvertidas para los empleados responsables de las distintas actividades que deben cumplirse en la organización.

Una de las principales funciones de la auditoria, cualquiera que sea su tipo es la de al final del proceso ser una herramienta para la implementación del control interno de la empresa, tomando como base las sugerencias que hayan emanado del proceso de auditoría.

La auditoría administrativa se sustenta en un principio en la auditoría contable, hace uso de los principios básicos, pero en el caso de la auditoría administrativa, esta tiene como propósito principal “revisar” a la empresa siguiendo el proceso administrativo, planear, organizar, dirigir y controlar cada una de las operaciones inherentes al éxito de la organización.

“Aunque la verdad este en minoría, sigue siendo la verdad”. Mahatma Gandhi

William P. Leonard da su definición para auditoria:

“La auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, una sección del gobierno, o cualquier parte de un organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas”.

Al llevarse a cabo la revisión y consideración de la entidad con el propósito de considerar los siguientes puntos:

Pérdidas y deficiencias,

Mejores métodos,

Mejores formas de control,

Operaciones más eficientes, y

Mejor uso de los recursos físicos y humanos.

“La auditoría administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías y prácticas mejoradas”.

2.- Auditorías.

Las áreas que pueden ser sujetas de una auditoria las podemos listar en forma enunciativa más no limitativa:

Auditoria Gubernamental (Por instituciones)

Auditoria empresarial (S. A., Civiles, S. A. de R. L. etc.)

Auditoría Contable

Auditoría Financiera

Auditoria Administrativa,

Auditoria Operacional,

Cada uno de estos tipos de auditorías deben seguir un determinado proceso o pasos que en cierta forma les son comunes para el logro de su objetivo.

3.- Pasos para el desarrollo de una auditoría administrativa

Introducción: Del ciclo del proceso administrativo la Planeación es una herramienta básica para definir los pasos para iniciar una auditoria del tipo administrativo en una entidad u organización, a continuación se explicaran cada uno de los pasos relacionados con los criterios necesarios para una auditoría administrativa.

3.1 Método generalmente aceptado.

Los métodos y procedimientos son necesarios para todas las actividades de la vida diaria, sin embargo, es necesario respetar los mismos para el adecuado funcionamiento de la organización. William P. Leonard identifica varios métodos para la elaboración de una auditoria enfocándolo más al aspecto científico, aun así existen otros tipos de métodos para este proceso como es el Deductivo y el Inductivo. Los pasos sugeridos en el método generalmente aceptado incluye:

Planeación de la auditoría, objetivos, lineamientos de carácter general, objetivo, factores a revisar, fuentes de información, investigación preliminar, preparación y diagnostico preliminar.

Instrumentación: Definición de aspectos claves, Recopilación de la información, Técnicas de recolección, Medición, Papeles de Trabajo y Coordinación Efectiva.

Examen: Análisis Multinivel, Procedimiento, Enfoques para Análisis Administrativo.

Informe:, General y ejecutivo,

Seguimiento: Objetivo, Lineamientos Generales, Acciones Específicas, Criterios para ejecución de la Auditoría.

Aún y cuando se considera como el método generalmente aceptado, este podrá modificarse o adecuarse acorde al giro o necesidades de la empresa, pues no podrán aplicarse los mismos pasos para una empresa manufacturera, que para una de servicios o de compra venta. En estos casos, la especialización es elemental para adecuarse a las necesidades de la misma.

3.2 Esquema general.

El esquema general propuesto por el American Institute of Managemente Manual of Excellent Managements, para los distintos tipos de instituciones se cita a continuación :

Para una empresa de tipo religioso se analizan las siguientes áreas:

Función social,

Estructura formal,

Crecimiento de sus instalaciones,

Análisis de membresía,

Programa de desarrollo,

Políticas financieras,

Análisis del consejo de directores

Eficiencia en la operación,

Evaluación administrativa,

Efectividad en la dirección.

Para una empresa de tipo educativo:

Función académica,

Estructura formal,

Crecimiento,

Programa de desarrollo,

Análisis de alumnos egresados,

Políticas financieras,

Eficiencia en la operación,

Análisis del consejo de directores,

Evaluación administrativa,

Efectividad en la dirección.

Efectividad en la enseñanza.

Para un hospital:

Función social,

Estructura formal,

Crecimiento de instalaciones,

Programa de desarrollo,

Cuidado de los pacientes

Políticas financieras,

Eficiencia en la operación,

Evaluación del consejo de directores,

Evaluación administrativa,

Efectividad en la actividad científica.

Para una institución sin fines de lucro:

Función económica

Estructura formal,

Crecimiento,

Atención a los donadores,

Investigación y desarrollo,

Análisis del consejo

Políticas financieras,

Eficiencia en la operación,

Servicio al público,

Evaluación de los ejecutivos,

Para una institución con fines de lucro:

Función económica,

Estructura formal,

Utilidades,

Atención a los accionistas,

Investigación y desarrollo,

Consejo de administración,

Políticas fiscales,

Eficiencia en la producción,

Distribución,

Evaluación de los ejecutivos,

3.3 Programa de la auditoría.

Para elaborar un programa de auditoría, es conveniente identificar como se define “Programa” desde este punto de vista, podemos parafrasear lo que cita Benjamín Franklin , corresponde a una unidad financiera y/o administrativa que agrupa distintas actividades con cierto grado de homogeneidad, relacionados con el resultado o producto final, la que tiene asignados diversos tipos de recursos como son: humanos, financieros, o materiales a fin de producir un bien o servicio que satisfaga parcial o totalmente los objetivos de la empresa.

A diferencia del plan, la programación ya incluye el manejo de tiempo y recursos humanos y materiales. Para cumplir con el Programa de auditoría es necesario cumplir con ciertos pasos que a continuación se listan:

Definir las actividades que se deben efectuar y la secuencia que deberá seguirse.

Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el tiempo total de la implementación.

Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo.

Delimitar claramente las responsabilidades del personal comprometido con la ejecución.

3.4 Recolección de datos.

Corresponde a la actividad que deberá registrar todo tipo de hallazgos y evidencias que permitan hacer un examen objetivo, pues, el omitir este paso, causara errores de interpretación los que se traducirán en retrasos, que obligaran a reprogramar la auditoría o en caso extremo suspenderla.

Para recopilar los datos o información, en forma ágil y ordenada, el auditor se puede auxiliar de diferentes técnicas, entre las que podemos destacar:

- La investigación documental, lo que implica localizar, seleccionar o en su caso estudiar la documentación que permita adoptar los elementos de juicio que los auditores pueden emplear,; desde el punto de vista

Normativa sería el Acta constitutiva, el reglamento interno, reglamentación específica sobre ciertas áreas, oficios o circulares y la memoranda relacionada con este punto.

Administrativa, Cartas de organización u organigramas, manuales administrativos, sistemas de información y certificación (ISO), Estadísticas de trabajo,

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