CASO PRACTICO DE DEPARTAMENTIZACION

Recursos materiales y humanos en las organizaciones

Sabemos que las organizaciones utilizan, para alcanzar los fines propuestos, recursos humanos, es decir, las personas o grupos de personas que trabajan en la organización y se relacionan entre sí, aportando su esfuerzo físico e intelectual, así como sus valores, ideas y conocimientos.

También incorporan recursos materiales que son los medios físicos, naturales y financieros.

Todos estos recursos son puestos en movimiento en la organización, es decir en ella se realizan tareas que se deducen de los objetivos que se hayan establecido. Por tratarse de grupos humanos, es necesario indicar quién hará cada cosa. Así se distribuyen entre cada uno de los miembros de la organización, pero de forma tal que quede todo articulado para poder alcanzar los fines propuestos.

Las diferentes tareas deben dividirse racionalmente para llevar a cabo las actividades necesarias en forma ordenada y eficiente.

Formas básicas de articular tareas

Notamos que:

Las diferentes actividades se realizarán mejor si las agrupamos con algún criterio, por ejemplo en base a la semejanza de la tarea o por cuestiones de eficiencia. Por ejemplo no sería necesario que cada persona limpiara su lugar de trabajo, parece más lógico que haya algunas que se dediquen especialmente a esta actividad, dejando a las demás libres para que cumplan otras “funciones”.

Al hacer esta asignación es bueno que la tarea asignada se adapte al interés, la conducta, la experiencia y la capacidad del empleado.

Estos agrupamientos se denominan “unidades de trabajo” o a veces, sectores de tareas.

Pero con esto no alcanza. Además de establecer la relación de cada empleado con su actividad, también es necesario indicar la interacción entre uno y otro empleado, sea que ambos estén en un mismo sector o en diferentes unidades de trabajo.

En el siguiente gráfico se esquematizan las tareas (numeradas). El mismo número está asignado a cada empleado y unido con una flecha, se indica que es esa persona la encargada de llevarla a cabo. Con línea de puntos se marca con qué otros empleados se relacionan los encargados directos de las tareas.

En la parte de “Relaciones” está esquematizada la jerarquía entre los diferentes agentes de la organización. Esta parte del gráfico se repite más abajo y se lo vincula con algo denominado “Ambiente”, que refiere a que, como las tareas no se desarrollan en el vacío, también se incluirán los medios físicos y el clima general dentro del que los empleados realizarán su labor. La ubicación, las máquinas, los escritorios, los formularios, la luz, el espíritu general y las actitudes son algunos de los factores que hacen al ambiente. Influyen significativamente en los resultados obtenidos en la tarea de organizar.

Tareas

© TERRY, G.R, Principios de Administración, Buenos Aires, El Ateneo ,1973.

De la división y atribución de tareas surge la estructura de la organización que indica el flujo de interacciones en su seno: qué hacer, quién lo ordena a quién lo ordena a quién, quién responde y quién realiza qué trabajo. Esta estructura, en forma de diagrama, forma lo que se denomina organigrama. Con este elemento se ayuda a tener una visión concreta de la organización formal.

En este gráfico se observa:

Quién manda o supervisa a quién

A quién responde cada uno

Con quién se relaciona cada uno

CASO PRÁCTICO:

a) Presente un organigrama de su lugar de trabajo o del área a la que pertenece.

b) Defina los roles de cada integrante

Podemos resumir las reglas para diseñar la estructura así:

•Que todas las funciones necesarias para cumplir con los objetivos de la organización se encuentren cubiertas

•Que cada unidad esté en condiciones y con capacidad de cumplir con las funciones asignadas a ella.

•Que la asignación de tareas a cada unidad y, dentro de ella, a cada persona busque la eficiencia, es decir, que cada persona tenga asignada una cantidad de tareas tal que las pueda cumplir y, a la vez, que ocupe la totalidad de su tiempo disponible.

•Que las tareas homogéneas sean asignadas a la misma unidad, a los efectos de obtener economías por especialización.

•Que las interacciones entre las distintas unidades sean las mínimas necesarias, a los efectos de facilitar la coordinación y el cumplimiento de los objetivos.

Un ejemplo de Estructura Administrativa (SESION PRACTICA)

El primer paso consiste en considerar la dotación de recursos humanos y materiales:

Se trata de una empresa que tiene 100 empleados, un capital social de $1,000,000.00 de pesos y se dedica a la producción de yogur.

En el segundo paso recién podremos considerarla organizada cuando se hayan establecido claramente:

a) Los objetivos del grupo

Por ejemplo, conseguir una ganancia anual no menor a la del año anterior.

b) La división del grupo en sub-grupos más

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