Economia ¿Que es una auditoria?

¿Que es una auditoria?

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva de auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.

SISTEMATICO quiere decir que la auditoria no puede ser no aleatoria, ósea no puede ser algo que se haga sin avisar a los auditados sin ser comunicados, tiene que ser PLANIFICADO ósea debe tener recursos responsables esto queda definido en el programa de auditoria y en el plan de auditoria, tiene que ser PROGRAMADO ósea tiene q ser acordado con el auditado.

INDEPENDIENTE quiere decir que las personas que van a realizar la auditoria tiene que ser independientes del área, no pueden auditar sus propios procesos, no puede haber conflicto de intereses cuando se está realizando la auditoria.

DOCUMENTADO porque pueden existir procedimientos si la organización así lo desea, hay REGISTROS involucrados que van desde lista de asistencias, reportes de no conformidad, notas del auditor, listas de verificación, también se puede usar la norma 19011 VERSION 2018 como información documentada de cómo realizar la auditoria.

EVIDENCIADO significa que yo debo tomar evidencia objetiva, y la evidencia objetiva son todos aquellos registros, hechos, aspectos que yo voy tomando las notas que voy registrando durante la OBSERVACION, revisión documental y las entrevistas

OBJETIVO una ves recolectada esa evidencia se dice que tiene que ser objetivo y tengo que comprara esa evidencia contra los criterios de auditoria

Hay que tener en cuenta que lo que tiene que prevalecer es el criterio de auditoria , no el criterio del auditor, porque muchas veces hay auditores que usan sus propios criterios en la auditoria, y hay que tener claro que los criterios de auditoria según lo que vimos en las definiciones son todos documentos, normas, códigos ,requisitos legales sobre los cuales yo voy a comprar la evidencia objetiva, ósea hay que tener muy en cuenta que nosotros como auditores no podemos imponer nuestros propios criterios , los criterios que tienen que prevalecer son los criterios de auditoria.

REALIZACION DE UNA AUDITORIA

GENERALIDADES:

Las podemos resumir que las actividades de auditoria deben llevarse de una manera secuencial, paso a paso de manera lógica en función de la siguiente figura:

Tengo que identificar la fuentes de información que lo vamos a estar viendo e 6.4.5 y 6.4.6, debo recolectar mediante muestreo apropiado esa evidencia 6.4.7 , tengo que recolectar las evidencias de auditoria 6.4.7 , evaluarla según los criterios de auditoria 6.4.8 , debo a generar los hallazgos 6.4.8 aquí vamos a ver que el principal tipo de hallazgo que yo puedo generar que es el hallazgo de conformidad o de no conformidad, se puede generar otro tipo de hallazgo si esta acordado con el cliente de auditoria o con el auditado como pueden ser oportunidad de mejora , detección de buenas prácticas, recomendaciones, hay que tener en cuenta que si no está definido el auditor no puede emitir recomendaciones en el informe de auditoría, también se pueden generar observaciones ¿Qué son las observaciones? Son aspectos que a juicio del auditor representan un riesgo que a futuro se puede convertir en una no conformidad, y luego revisamos 6.4.8 esos hallazgos junto con el auditor líder y el equipo de auditoria, y finalmente generamos conclusiones de auditoria 6.4.9 esa es la secuencia que vamos a seguir en esta exposición.

6.4.2 Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores

Primero vamos a definir lo que es un GUIA , un guía es la persona que se encarga de la logística, de asegurar que los auditados estén disponibles en las horas definidas del plan de auditoria, de que se pueda buscar alguna información que pueda apoyar en esa parte pero sin intervenir o tratar de responder por el auditado , y los OBSERVADORES son por lo general auditores en formación que están en fase de observación y pueden acompañar al equipo de auditoria bajo la aprobación previa del auditor líder, del cliente de auditoria o del auditado.

El GUIA tiene ROLES Y RESPONSABILIDADES,  entre los roles  figuran que Actúa como testigo en nombre del auditado( un consejo para los auditores es que siempre que hagan una entrevista esté presente un guía porque el guía es el testigo y el que puede evidenciar después en una reunión de cierre de que realmente se levantaron no conformidades porque muchas veces los auditados en la reunión de cierre manifiestan que cuando el auditor se fue nunca les dijo que había un hallazgo de no conformidad entonces es la palabra del  auditado contra la del auditor, otro ROL que tiene el guía es Ayudar o Aclarar a recolectar información , muchas veces se requiere buscar un manual un documento o se requiere buscar algún sitio en la red , como apoyo pero sin tratar de interferir o responder por el auditado.

Las RESPONSABILIDADES, ayudar a contactar a los auditados para que estén disponibles puntualmente porque el tiempo es un recurso no renovable en la auditoria y es el principal recurso que tiene un auditor, luego Organizar el Acceso a las Ubicaciones Especificas, asegurarse que el acceso es permitido, asegurarse que los auditores están usando su equipo de protección personal, esto es para evitar molestia o riesgo que se le puedan generar al auditado. Y finalmente Asegurar cumplimiento de las normas pertinentes. entonces es importante que esta asignación de roles y responsabilidades se establece por lo general en la reunión de apertura.

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