Fundamentos de la gerencia. Introducción a la Administración

Semana 1: Introducción a la Administración

• Organización: Grupo formal y coordinado de personas, que opera para alcanzar
  objetivos.
• Las organizaciones/empresas obtienen ingresos y utilidades por la producción y comercialización de bienes o servicios.
• Requerimientos de las organizaciones:

• Personas
• Tecnología
• Dinero
• Materiales

• Para obtener una organización efectiva se necesitan recursos, conocimiento y procesos.
• Eficacia: Alcanzar el objetivo propuesto.
• Eficiencia: Uso de recursos adecuados.
• La suma de eficacia y eficiencia nos da productividad.
• Funciones que tiene que cumplir el gerente:

• Planificación: Se refiere a definir metas, analizar estrategias y planificar actividades
• Organización: Definir las funciones y responsabilidades
• Dirección: Ofrecer liderazgo y motivación
• Control: Analizar el desempeño y ofrecer retroalimentación

• Personalmente para poder aprenderme las funciones de un gerente usé la mnemotecnia “PODC”, de esta forma es fácil memorizarlo y recordarlo.
• Existen 3 niveles de “gerencia” dentro de la organización:

• Nivel directivo: Se encargan de los objetivos, estrategias y planes de la empresa.
• Nivel medio: Se encargan de los programas, recursos y normas.
• Nivel línea o gerentes de primera línea: Se encargan de la producción y control.

• Competencias de un gerente:

• Planeación y gestión: La competencia relacionada con la habilidad del gerente de planear a largo plazo para lograr los objetivos primordiales de la empresa.
• Autoadministración: La competencia relacionada con la habilidad del gerente de saber sobrellevar su vida profesional separada de su vida personal (Que las emociones no influyan en las decisiones gerenciales)
• Multiculturalidad: La competencia relacionada con la habilidad del gerente de saber identificar las diferentes culturas y su capacidad de adaptarse a ellas.
• Comunicación: La competencia relacionada con la habilidad de poder comunicarse tanto como con los miembros de la empresa, como con los clientes.
• Trabajo en equipo: La competencia relacionada con la habilidad del gerente de poder crear buenos equipos para realizar tareas específicas.
• Acción estratégica: La competencia relacionada con la habilidad del gerente de tener conocimiento de la industria, conocimiento de la organización e implementar estrategias.

• Personalmente, para poder aprender las competencias del gerente usé la mnemotecnia “PAMCTA”, de esta forma poder memorizar las 6 competencias.

Semana 2: Enfoques y teorías de la evolución de la administración

• En esta semana conocemos 5 diferentes enfoques que las empresas han usado a lo largo del tiempo.

• Enfoque tradicional:

• El trabajador es considerado mercancía de costo.
• Este enfoque sólo tiene como finalidad producir, sin tomar en cuenta a los empleados.
• Tiene impactos negativos en la sociedad y ambiente.
• Es la forma común en la que ejercían las primeras grandes empresas.
• Ventajas:

• La producción es a gran escala.
• Es un negocio rentable debido a los bajos costos.
• Gran manejo de volúmenes de transacciones.
• Tecnología rutinaria y estable.

• Desventajas:

• Protección de la autoridad.
• No se toma en cuenta al empleado. (Necesidades sociales)
• Lentitud en toma de decisiones.
• Incompatible con valores y avances.
• Olvido del lado humano.
• Gran presión en el trabajo.

• Dentro de este enfoque se encuentran los 14 principios de la administración de Fayol.
• Elementos clave de este enfoque: Formalidad, división del trabajo, autoridad, maximización de procesos y recursos, productividad, experiencia, no reconocen relaciones informales.

• Enfoque conductual:

• El propósito de este enfoque es manejar el lado humano de las organizaciones.
• Busca que los trabajadores se agrupen en sindicatos y puedan participar de la toma de decisiones de la empresa.
• Este enfoque define a las empresas como organizaciones con sistemas sociales que requiere de los trabajadores.
• Elementos clave de este enfoque: Atención al trabajador, necesidades sociales, fuerzas sociales, atender necesidades, coordinación participativa.

• Enfoque de sistemas:

• Este enfoque ve a la organización como un sistema.
• Define sistema como: Asociación de partes interrelacionadas e interdependientes.
• El sistema se divide en 3:

• Entradas:

• Materia prima
• Recursos humanos
• Capital
• Tecnología
• Información

• Procesos de transformación:

• Actividades laborales de los empleados
• Actividades gerenciales
• Tecnología y métodos de operación

• Salidas:

• Productos y servicios
• Resultados financieros
• Información
• Recursos humanos

• Enfoque de contingencias:

• El enfoque de contingencias reúne las mejores estrategias de los enfoques anteriores (tradicional, conductual, sistemas). Por lo que se puede considerar como un equilibrio entre ellos y el más completo.

• Enfoque de calidad:

• Este enfoque considera a la calidad como un instrumento para competir
• Mercados presionan por cumplimiento de especificaciones de productos y servicios y garantías.
• El enfoque se base en que los bienes o servicios que generan deben tener una alta calidad para obtener un buen posicionamiento en un mercado competitivo.

Semana 3: Cultura organizacional y entorno

• Toda empresa debe tener una cultura que la identifique o diferencie del resto, además de ello, el entorno también puede influenciar en las decisiones que se tomen dentro de la empresa.
• Definamos a la cultura organizacional como: Significados compartidos que la organización valora y practica, representados por normas, valores, actitudes y creencias.
• Visiones:

• Visión omnipotente: Se refiere a cuando el gerente es responsable del éxito o fracaso de la empresa. Sus decisiones influyen directamente en el futuro de la empresa.
• Visión simbólica: Se refiere a cuando el éxito o fracaso de la empresa está condicionada por el entorno (Factores externos).

• La cultura organizacional nace de la filosofía que tienen los fundadores de la empresa.
• Las funciones de la cultura organizacional son: Imagen ante la sociedad, sentido de identidad, compromiso, comportamiento y fortalecimiento.
• Las 7 dimensiones de la cultura organizacional:

• Orientación a Resultados: Manera en la que los gerente buscan lograr resultados, sin tomar en cuenta la manera de alcanzarlos.
• Orientación a la Gente: Grado en el que las decisiones administrativas toman en cuenta a las personas que trabajan en la empresa.
• Orientación a Equipos: Grado en el que el trabajo se base en el trabajo en equipo y no en el esfuerzo individual.
• Agresividad: Grado en el los los empleados son más agresivos y competitivos que cooperativos. 
• Estabilidad: Grado en el que se mantienen estables las acciones dentro de la empresa.
• Innovación y toma de riesgos: Grado en el que los empleados son alentados a innovar y tomar riesgos.
• Atención al detalle: Grado en el que los empleados son alentados a exhibir precisión, capacidad de análisis y atención al detalle.

• Existen 2 tipos de cultura organizacional:

• Cultura organizacional fuerte:

• Los empleados se sienten identificados con la empresa.
• Existen valores compartidos.
• Conexión entre los valores y el compartimiento.

• Cultura organizacional débil:

• Los valores llegan a pocas personas.
• Los empleados no se sienten identificados con la empresa.
• Desconexión entre valores y comportamiento.

• Tipos de entorno de la organización:

• Tecnología
• Sociedad
• Política        
• Leyes
• Economía
• Cultura
• Geografía
• Demografía
• Global

• Matriz de incertidumbre

• Grupos de interés:

• Asociaciones comerciales e industriales
• Sindicatos
• Empleados
• Grupos de acción política y social
• Competidores
• Gobiernos
• Clientes
• Medios de comunicación
• Proveedores
• Accionistas
• Comunidades

Semana 4: Proceso de toma de decisiones

• Dentro de las organizaciones a menudo ocurren problemas que requieren una respuesta por parte del gerente, estas medidas pueden ser tomadas de diferentes maneras, debido a que para un solo problema, puede existir más de una solución. Es por ello que los gerentes frente a algún problema necesitan realizar el proceso de toma de decisiones.
• Proceso de toma de decisiones:

1. Identificar el problema
2. Criterios de decisión
3. Ponderar criterios
4. Desarrollar alternativas
5. Análisis de alternativas
6. Seleccionar alternativa
7. Implementar alternativa
8. Evaluar eficacia

Semana 5: Toma de decisiones

• Existen 2 conceptos que conforman la toma de decisiones:

• La racionalidad para tomar decisiones:

• Búsqueda de maximizar valor mediante decisiones lógicas y consistentes.
• La decisiones racionales se basan en la información disponible.
• La información es la base de las decisiones racionales.
• La racionalidad es frecuente para el uso empresarial y gerencial.

• La intuición para tomar decisiones:

• Decisiones basadas en valores o ética: Los gerentes toman decisiones basadas en valores éticos o la cultura de la organización.
• Decisiones basadas en la experiencia: Los gerentes toman decisiones basadas en su experiencia anterior.
• Decisiones suscritas por emociones: Los gerentes toman decisiones con base en sus emociones o sentimientos.
• Proceso mental subconsciente: Los gerentes usan información mental subconsciente para tomar decisiones.
• Decisiones basadas en la cognición: Los gerentes toman decisiones con base en sus habilidades, conocimientos o entrenamiento.

• Las decisiones programadas deben tomarse para problemas estructurados que deben seguir normas o protocolos. Estas decisiones son tomadas por supervisores o gerentes de nivel medio. Es decir, para problemas que sean concurrentes o simples, se siguen estos pasos.
• Las decisiones no programadas deben tomarse para problemas no estructurados que no tienen una norma o protocolo (Problema nuevo). Estas decisiones son tomadas por los gerentes de alto nivel. Es decir, para problemas muy específicos y nuevos, se siguen estos pasos.
• La racionalidad es considerada lineal.
• La intuición es considerada no lineal.
• Errores y prejuicios en la toma de decisiones:

• Exceso de confianza
• Retrospectiva
• Egoísmo
• Costos irrecuperables
• Casualidad
• Representación
• Disponibilidad
• Contextualización
• Confirmación
• Percepción selectiva
• Efecto ancla
• Beneficios inmediatos

Semana 6: Planificación

• Es determinar y cumplir propósitos y las formas de alcanzarlos.
• Es la primera función que cumplen  los gerentes.
• Define la forma cómo se llevarán a cabo las siguientes funciones.
• Es una de las competencias de los gerentes.
• Es importante porque:

• Brinda una guía a la organización
• Permite aprovechar las oportunidades
• Permite afrontar amenazas del entorno

• La planificación estratégica presenta 6 elementos:

• Valores: Normas éticas que orientan la conducta de las personas
• Visión: Hasta dónde quiere llegar en el tiempo.
• Misión: Objeto o razón de ser de la organización (Responsabilidad con la sociedad)
• Objetivos: Elementos definidos para llegar a la visión.
• Estrategias: Acciones de la organización para lograr el objetivo.
• Recursos: Medios operativos para ejecutar las estrategias.

• Existen 2 tipos de planes:

• Plan estratégico:

• Contiene elementos pilar de la organización.
• Determina cómo llegar a la visión.
• Es de largo plazo

• Plan táctico:

• Depende del plan estratégico.
• Determina las estrategias operativas.
• Es de corto plazo.

Semana 7: Las estrategias

• Para poder implementar estrategias que nos permita llegar a los objetivos que proponemos en la planificación, necesitamos realizar un plan estratégico.
• Plan estratégico está formado por 6 elementos:

• Visión, Misión y Valores:

• Sirve para medir el cumplimiento
• Analizar la situación
• Aplicar correctivos

• Análisis externo:

• Analizamos los factores externos a la empresa

• Analizamos Oportunidades
• Analizamos Amenazas

• Análisis interno:

• Analizamos los factores internos de la empresa

• Analizamos Fortalezas
• Analizamos Debilidades

• Formular estrategias:

• Para formular las estrategias necesitamos cruzar los factores externos e internos.
• Usamos el Análisis Foda.
• Luego de hacer el cruce, usamos la calificación de estrategias.
• Dentro de la clasificación de estrategias encontramos:

• Estrategias de negocios y competitivas:

• Competitivas: Costos y diferenciación
• De negocios: Producto y mercado

• Estrategias corporativas:

• De integración: Proveedores, distribuidores y competidores.
• De diversificación: Relacionada, no relacionada y  concentrada.

• Estrategias funcionales:

• De áreas: Comerciales, financieras, etc.

• Plan táctico:

• Presenta los objetivos operativos
• Implementar estrategias competitivas
• Implementar estrategias funcionales

• Control:

• Cumplimiento de objetivos estratégicos
•  Cumplimiento de objetivos operativos
•  Cumplimiento de objetivos por área funcional

Semana 9: Control

• El control sirva para no generar problemas en los procesos de la organización realice.
• El control se aplica 3 funciones del gerente:

• Planificación: Objetivos y estrategias
• Organización: Organización
• Dirección: Conductas

• Proceso de control:

• Medición del desempeño real: El proceso del control empieza con este punto. En este punto se realiza la recopilación de información para conocer cuál es el desempeño real. Podemos conseguir información de diversas formas, algunas son:

• Observación
• Reporte escrito
• Reporte verbal
• Reporte estadístico

• Comparación con el estándar: Este punto se refiere a comparar la información obtenida con el estándar promedio que tiene implementada la empresa. El desempeño real puede oscilar entre el límite inferior o límite inferior y debe acercarse al estándar.
• Acciones gerenciales: Dentro de las acciones gerenciales se pueden realizar diversas acciones, entre ellas está:

• No hacer nada: Si la situación está dentro del límite aceptable.
• Corregir el desempeño real:

• Corrección inmediata: Acción sobre el problema.
• Corrección básica: Acción sobre la causa del problema.

• Modificar el estándar o meta: Si el estándar se encuentra muy debajo o muy alto del desempeño real, se modifica.

• El control del desempeño se puede dar a diversos niveles:

• Nivel individual: El control se da por persona.
• Nivel organizacional: el control se da por área o por equipos de personas.

Semana 10: Diseño vertical:

• El diseño organizacional está directamente relacionado con la función organizacional del gerente, por lo que para que un gerente cumpla todas sus funciones, debe diseñar un tipo de diseño organizacional adecuado a la organización.
• La organización contiene:

• Estructura: Conjunto de normas y relaciones formales que se usan para regular el trabajo.

• Normas: Reglamentos y responsabilidades.
• Relaciones formales: Autoridad, jerarquía, unidad de mando,coordinación y ámbito de control.
• Organigrama: Forma gráfica de representar la estructura.
• Diseño organizacional: Creación o modificación de la estructura.

• El diseño vertical contiene los siguientes conceptos:

• Centralizar: Concentrar el poder en lo más alto de la organización.
• Autoridad: Derecho conferido para dirigir un grupo.
• Tramo de control: Cantidad de trabajadores bajo el mando del administrador.
• Jerarquía: Relación entre los diferentes niveles.
• Delegar/descentralizar: Conferir autoridad a un subordinado.

Semana 11: Diseño horizontal

• El diseño horizontal consta de agrupar las áreas de una empresa para hacerlas más eficientes.
• Los criterios generales para agrupar las áreas son costos y mercados. (Finanzas y contabilidad).
• Existen 5 tipos de diseño horizontal:

• Diseño horizontal funcional: Las áreas de dividen por las funciones que realizan. (área operaciones, área finanzas, etc)
• Diseño horizontal producto: Las áreas se dividen por el producto que ofrece la empresa. (Licuadoras, refrigeradoras, etc)
• Diseño horizontal mercados: Las áreas se dividen por en diferentes mercados en los que participa una misma empresa.
• Diseño horizontal red: Terceriza actividades que se realizan dentro de la empresa. (Limpieza, seguridad)
• Diseño horizontal geográfico: Las áreas se dividen por geografía. (Lima, Trujillo)

• Con respecto al diseño organizacional, existen 2 modelos:

• Modelo orgánico:

• Tareas interdependientes
• Normas flexibles
• Estructura de red
• Toma de decisiones es horizontal
• Comunicación a todo nivel

• Modelo mecánico:

• Tareas especializadas
• Normas rígidas
• Estructura jerárquica
• Toma de decisiones es vertical
• Comunicación se da a través de procedimientos o instrucciones

Semana 13: Comunicación en la empresa

• La comunicación es una de las competencias que debe tener un gerente, por lo que el desarrollo de las mismas es muy importante para la empresa y su futuro.
• Existen 2 formas de comunicación:

• Comunicación interpersonal:

• Se refiere a cuando entablas una comunicación con alguien dentro de la empresa por temas laborales.
• Son los gerentes quienes impulsan la comunicación interpersonal.
• La comunicación interpersonal debe tener significados claros para el trabajador.
• Lo que genera la comunicación interpersonal es:

• Eficacia en el resultado del trabajo
• Se eleva la eficiencia
• Existencia de calidad y servicio

• Sin embargo existen barreras para la comunicación interpersonal, los cuales son:

• Manipulación de información: Es la deliberada manipulación de la información.
• Emociones: La forma de sentir del receptor al momento de recibir el mensaje.
• Sobrecarga de información: La capacidad de información recibida sobrepasa la capacidad del receptor.
• Actitud defensiva: Cuando las personas sienten que se les amenaza.
• Lenguaje: Las palabras pueden significar cosas diferentes a personas diferentes.
• Cultura nacional: La cultura de los colaboradores determina la forma de comunicarse.

• Para poder eliminar las barreras, se requiere usar la escucha activa, algunas características de ella son:

• Utilizar la retroalimentación
• Simplificar el lenguaje
•  Escuchar activamente
•  Limitar las emociones
• Vigilar las señales no
  verbales

•  Comunicación organizacional:

• Dentro de la comunicación organizacional encontramos 2 tipos:

• Comunicación formal: Es acorde a las normas
• Comunicación informal: Es fuera de normal o social

• En el organigrama que implementa la organización, existen flujos de comunicación, los cuales son los 4 siguientes:

• Hacia abajo: Informar, dirigir, coordinar, evaluar, comunicar metas,
  problemas, informas políticas, procedimientos.
• Hacia arriba: Reportes sobre el avance del trabajo, reportar problemas,
  proponer ideas para mejorar, buzones, encuestas.
• Horizontal: Coordinaciones, retroalimentación, requerimientos,
  difusión, aportes.
• Diagonal: Eficiente, veloz, pero de uso contingencial.

• Existen redes de comunicación: [pic 1]
• En síntesis, la comunicación organizacional ayuda a:

• Apoyar la competitividad
• Hacer que el personal crezca y se desarrolle
• Hacer que la empresa se fortalezca

Semana 14: Motivación al empleado

• Las necesidades se asocian a metas
• La motivación es individual y diferente para cada colaborador
• El propio trabajo puede ser motivador
• Existen teorías que explican la motivación que tienen los empleados:

• Teoría de la Pirámide de Maslow:

•  Nos explica que la motivación es progresiva y escalada. En cada nivel hay necesidades diferentes y esas necesidades son las generan motivación.
• Tiene 5 niveles:

• Fisiológicas: Conocidas también como de primer nivel, se refieren a las que deben ser satisfechas porque nuestra salud/integridad física depende de ellas. (Alimentación, descanso).
• Seguridad: Estas surgen cuando las necesidades fisiológicas se mantienen compensadas. Son las necesidades de sentirse seguro y protegido, incluso desarrollar ciertos límites en cuanto al orden. (Seguridad de empleo, física).
• Sociales: Están relacionadas con el desarrollo afectivo del individuo, son las necesidades de asociación, participación y aceptación.
• Estima: Maslow describió dos tipos de necesidades de estima, una alta y otra baja.

• La estima alta concierne a la necesidad del respeto a uno mismo, e incluye sentimientos tales como confianza, competencia, maestría, logros, independencia y libertad.
• La estima baja concierne al respeto de las demás personas: la necesidad de atención, aprecio, reconocimiento, reputación, estatus, dignidad, fama, gloria, e incluso dominio.
• La autoestima también es considerada dentro de estos puntos.

• Autorrealización: 

• Denominado también “motivación de crecimiento”, “necesidad de ser”.
• Es la necesidad psicológica más elevada del ser humano, se halla en la cima de las jerarquías, y es a través de su satisfacción que se encuentra una justificación o un sentido válido a la vida mediante el desarrollo potencial de una actividad.

• Teoría X/Y de Douglas McGregor:

• Esta teoría no explica que existen 2 tipos de trabajadores, trabajadores X y trabajadores Y.

• Trabajadores X:

• Les disgusta el trabajo o no lo disfrutan
• Son perezosos
• Es irresponsable
• Es obligado a trabajar
• No posee motivación propia

• Trabajadores Y:

• Les gusta el trabajo
• Son creativos e innovadores
• Son responsables
• Se autodirige

• Esta teoría se basa netamente en la experiencia, es decir, los trabajadores X tienen ese comportamiento debido a malas experiencias en trabajos anteriores. Y los trabajadores Y de igual manera.

• La Teoría de los factores de Herzberg:

• Esta teoría nos habla de 2 tipos de factores:

• Factores extrínsecos o higiénicos:

• Estos factores deben existir, de no existir generan insatisfacción, pero si existen no generan satisfacción, es decir, deben existir porque son necesarios pero no generan satisfacción. Los factores son:

• Supervisión
• Políticas de la compañía
• Relación con el supervisor
• Condiciones laborales
• Salario
• Relación con los compañeros
• Vida personal
• Relación con los subordinados
•  Estatus
• Seguridad

• Factores Intrínsecos:

• Son considerados motivadores, si existen generan satisfacción. Las empresas deben poner énfasis en estos puntos para poder mejorar su clima laboral y la satisfacción de sus colaboradores. Los factores son:

• Logro
• Reconocimiento
• Trabajo en sí
• Responsabilidad
• Progreso
• Crecimiento

• La teoría de McClelland:

• Esta teoría explica que hay 3 tipos de necesidades:

• Poder: Impulso para imponer a otros un determinado comportamiento. La necesidad de imponer
• Logro: Impulso por sobresalir, tener éxito con relación a estándares. Es la necesidad que se tiene por mejorar.
• Afiliación: Impulso de tener relaciones interpersonales.

Semana 15 - El liderazgo

• En esta semana analizaremos todas las características que tiene un líder y las teorías que explican cómo es un líder.
• Un líder debe tener:

• Comunicación efectiva
• Seguidores
• Tiene que ser un experto/especialista
• Debe tener autoadministración

• Teoría de rasgos inicial: Según esta teoría un líder debe tener los siguientes rasgos

• Físicos: Un líder debe tener una imagen que lo relacione con la empresa. Por ejemplo, el gerente de un gimnasio debe ser una persona en forma. El gerente de una organización para discapacitados debería poseer alguna discapacidad. En otras palabras, el líder debe tener una imagen que representa a la empresa que dirige
• Mentales: Se trata de las competencias que posee un líder. Se relaciona con la inteligencia. Según la teoría el líder debe poseer más de una inteligencia.
• Personalidad: Se trata de los roles que puede asumir el líder. Hablamos de estabilidad emocional.

• Teoría de rasgos moderna (posterior a 1930): Explica que adicionalmente a los rasgos mencionados anteriormente, se adicionan los siguientes:

• Dinamismo
• Deseo de dirigir
• Honestidad e integridad
• Confianza en si mismo
• Inteligencia
• Conocimientos
• Extroversión
• Propensión de culpa

• Comportamiento del líder:

• Estudios de la Universidad de Iowa:

• Un líder puede dirigir bajo 3 dimensiones:

• Democracia: Hacer participar a los trabajadores en la toma de decisiones del líder. Es considerado el “mejor estilo de liderazgo”
• Autocracia: Frente a problemas, el líder es el protagonista e impone las decisiones a su grupo. Funciona cuando la situación es mala en la empresa y se necesitan tomar decisiones importantes y rápidas.
• Liberalismo: Ante la ausencia de problemas, el líder deja que los trabajadores decidan por si mismos.

• Estudios de la Universidad de Ohio:

• Un líder puede basar su comportamiento bajo 2 dimensiones:

• Estructura de inicio:

• El líder define su participación y la de sus seguidores, es decir, la forma de trabajar.

• Consideración:

• Nos habla sobre las relaciones que establece el líder.
• Se centra en la confianza, respeto de ideas, sentimientos y necesidades de los seguidores.

• Estudios de la Universidad de Michigan:

• Según el presente estudio, determinaron que el gerente puede tener 2 tipos de orientación:

• Orientación a las personas:

• Sustenta su efectividad en las personas
• Motivación
• Comunicación

• Orientación a la producción:

• Se centra más en los resultados.

• Rejilla gerencial:

Nota: En el eje de interés por las personas los números están al revés, debe ser de 1 a 9, no de 9 a 1.[pic 2]

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