Instrucciones sobre la gestión de reuniones y eventos

Las charlas y conferencias abundan, para todo se organiza una.

Antes, daba gusto asistir a ellas. Maestros de la palabra y magas de la conversación seducían a sus públicos.

Hoy, son un castigo. Incluso las de muchos comunicadoras y comunicadores. Son tediosas, aburridas, largas e incomprensibles.

Si además de “sufrirlas”, también te toca impartirlas, toma nota de este decálogo a la hora de dar una charla.

1. Prepara tu charla

Esto te dará seguridad a la hora de hablar. Tener un esquema y una estructura evitará que te pierdas, repitas, no sepas cómo terminar y te alargues más de la cuenta. Si por algún motivo no pudiste preparar bien lo que vas a decir, no comiences la charla pidiendo disculpas por ello. Predispones al auditorio antes de comenzar.

2. Habla de pie

Así tendrás el cuerpo en posición más dinámica. Podrás expresarte mejor con las manos, podrás incluso desplazarte entre el público. Si tienes que hablar sentado, gesticula, muévete, llama la atención de quienes te escuchan.

3. No leas

Si prefieres escribir toda la conferencia (y no llevar solamente un esquema) lee el texto un par de veces antes para que manejes con soltura el contenido. Esto te permitirá “contar” lo que tienes escrito, pero no leerlo. Por lo general, la lectura se vuelve tediosa, artificial, y el público desconecta después de la primera hoja.

4. Procura no usar Power Point

Y si lo haces, que sean imágenes, esquemas de apoyo, punteo de ideas. Para proyectar el texto completo y leerlo junto a tu público como si fuera un “karaoke-point”, es mejor que lo envíes por correo a quienes vayan a asistir a tu charla, y lo leerán más cómodamente en sus casas.

5. Comienza con algo muy atractivo

En el primer minuto se juega el éxito o el fracaso de una charla. Comienza sin dar rodeos ni pedir excusas ni anunciar lo que vas a decir… Comienza contando una anécdota o diciendo una frase sorprendente o haciendo algo que atrape la atención del público. Si ganas ese primer momento, ganaste la charla.

6. Varía las tonalidades de tu voz

Que éstas acompañen lo que estás diciendo. Levanta la voz, sé contundente cuando afirmes, acompaña de sonrisas y onomatopeyas los relatos para amenizar la charla… Si hablas en forma ceremoniosa, serás un efectivo somnífero para quienes te escuchan. Sé natural, habla con entusiasmo. Y con convicción.

7. Usa un lenguaje sencillo e inclusivo

Abandona las palabras abstractas y rimbombantes, y emplea un lenguaje apropiado a tu público. Palabras sencillas, comprensibles, con ejemplos e historias que expliquen los conceptos más complejos. Por cierto, no emplees un lenguaje “masculinista”, que vuelve invisibles a las mujeres. Palabras inclusivas para los compañeros y las compañeras.

8. Emplea el humor

Que tu exposición sea divertida. Rompe con el precepto de que lo importante debe decirse en forma seria y formal. Ríete y haz reír para crear un ambiente alegre. Porque sólo recordamos las ideas dichas de forma emotiva. Y el humor es una emoción básica del ser humano.

9. No pierdas de vista a tu público

Sus caras son el termómetro para saber si están entendiendo o se aburren por el “rollo” que les estás soltando. Si comienzan a bostezar o a jugar con el celular… es momento de contar un chiste para distender el ambiente. Busca formas para que el público participe en tu charla, acércate a las primeras filas, pregúntales, pídeles una opinión. Al sentirse interpelados, prestarán atención y se interesarán más en el tema.

10. Sé puntual

Puntual para empezar. Y para terminar. Si la charla dura 20 minutos, no hables media hora. Si dura media hora, no hables una hora. Si te han dado tanto tiempo para tu exposición, prepárate para hablar un poco menos, porque casi siempre solemos extendernos más de lo previsto. En todo caso, si tienes que tomarte unos minutos más, no los inviertas en decir a cada rato “un momentito que ya termino”.

CHARLAS

DE

SEGURIDAD

DE

5 MINUTOS

Para supervisores

PREFACIO

Estas charlas de 5 minutos representan algunas de las cosas que el supervisor puede presentar a su personal para evitar los accidentes laborales.

En estas charlas se han acentuado los aspectos de carácter general y de la conducta personal de los trabajadores., porque consideramos que, a pesar de tratarse de asuntos y ocurrencias obvias, es conveniente recalcarlos como iniciación de toda campaña de seguridad.

Además: se han seleccionado algunas con el propósito de ayudar a reducir los accidentes que ocurren en:

El manejo de carga

Caídas de las personas

Máquinas

Herramientas manuales

Electricidad

Incendios

Vehículos

Estas son las causas más importantes de accidentes y lesiones de trabajo, según la experiencia y para cumplir nuestro deseo de aumentar la defensa contra las que constituye la mayor amenaza de lesión y de daño que existe hoy en el trabajo.

No es necesario conservar el orden riguroso de estas charlas, sino que se deben utilizar de acuerdo con las necesidades que se presenten, o la realidad misma de la empresa y los oficios que se desempeñan, sirviéndose de la oportunidad para su mejor resultado.

ADVERTENCIA

Señor supervisor:

Cuando la seguridad se convierta en el programa de los trabajadores, sus reuniones serán conferencias en las cuales participarán activamente, discutiéndose problemas de importancia para todos.

Pero en seguridad, como en todo, hay varias clases de reuniones: algunas son buenas, otras malas y otras peores que si no hubiera habido ninguna reunión.

No se trata simplemente de reunir a su gente y decirles, “compañeros, se están presentando algunos accidentes que nos están fastidiando. Deben tener más precaución y tengan presente que hay que hacer seguridad. Hasta luego.

Ni tampoco ponerse a divagar sobre un tema, vacilar y tartamudear, hablando de generalidades y de la importancia de no accidentarse.

No canse a sus oyentes con largos discursos con los cuales al finalizar han quedado peor entrenados que antes.

Las reuniones así son un fracaso, porque nadie participa, excepto usted, obteniendo como resultado que nadie contribuye al planteamiento de problemas o con sugerencias que ayuden a resolver los problemas existentes.

Son un fracaso porque usted no está preparado para enseñar ni la gente para aprender. Para eso también existe una técnica simple: realizar una charla en la que todos participen requiere cierta habilidad.

Preparar su charla

Usar la demostración

Obtener participación

Usar ayudas visuales

Probablemente al principio tenga que llamar la atención de la gente y estimularla a hacer preguntas o sugerencias para poner las cosas en marcha, pero con la práctica se interesarán. Para entonces estarán aprendiendo juntos: usted el arte de manejar una reunión y ellos como participar activamente.

Sin embargo, es importante que usted no solo predique la seguridad, sino también la practique y corrija los actos y condiciones inseguras que observen.

Estas charlas semanales le darán la oportunidad de tratar con sus trabajadores sobre asuntos específicos del oficio y al mismo tiempo crear una conciencia que contribuirá al éxito de sus labores.

COMO PREPARAR LA REUNIÓN PARA LA CHARLA DE SEGURIDAD

Programar la reunión con una semana de anticipación, de tal forma que tenga la oportunidad de familiarizarse con el tema que se va a discutir. Usted debe ser capaz de presentar la charla de una manera convincente, sin leerla, con sus propias palabras.

Realice la reunión en el lugar de trabajo, el espacio para sentarse no es necesario, ya que las reuniones son cortas, pero trate de que todos lo vean y escuchen.

Re una de antemano todos los materiales que intenta usar en la reunión ( carteles, folletos, fotocopias, tarjetas, etc.). cuando sea posible utilice el equipo existente para ilustrar sus puntos de vista. Por ejemplo, mangos rotos de martillos, herramientas deterioradas, elementos de protección personal para demostrar su uso apropiado, etc.

COMO DIRIGIR LA REUNIÓN

Celebre una reunión de charla de seguridad cada una semana

Limite cada una de las charlas a cinco minutos.

Empiece la reunión felicitando a sus trabajadores por alguna buena labor reciente o haciéndoles una crítica constructiva en tono amistoso.

Dicte la charla con sus propias palabras, con sus propios ejemplos. Para cada charla lleve sus apuntes o tenga a mano éste folleto para consultas o referencias fáciles, pero no lo use sino exclusivamente para recordar lo que usted debe decir en su propio lenguaje.

Haga que la gente participe. El propósito de estas charlas es hacer que los trabajadores piensen sobre los problemas de seguridad. Una de las mejores maneras de obtener esto es convertir la charla en una discusión. Haga que nombren y señalen los riesgos y los remedios que puedan ponerse. Estimúlelos para

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