LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO

La Importancia del Proceso de Abastecimiento en la Administración del Estado

a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economía

Según las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, el CONTROL INTERNO "Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí está lográndose el objetivo de promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública, este objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía, tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como los sistemas de medición de rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas".

En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la menor combinación y utilización de recursos para producir bienes y servicios), empleados para el cumplimiento de las metas presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas.

La eficacia permite determinar la consecución de los objetivos, así como el debido y oportuno cumplimiento de las políticas y metas establecidas en el proceso de planeamiento.

La economía, se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad apropiada y al menor costo posible.

b. La Administración de los Recursos Presupuestales

La Administración es un proceso que permite la mejor utilización de los recursos asignados para alcanzar los objetivos y fines determinados a un organismo, este concepto comprende los elementos siguientes:

• Planear: visualizar el futuro y trazar los programas de acción.

• Organizar: construir el organismo material como el social de la Empresa.

• Dirigir: guiar y orientar al personal.

• Coordinar: ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.

• Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Estos son los elementos de la administración que constituyen el proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo del administrador, nivel o área de actividad de la empresa.

Dirigir es conducir a la Empresa, teniendo en cuenta los fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis funciones esenciales.

El Proceso de Abastecimiento es importante en la Administración del Estado, porque a través de éste mecanismo se proporciona los bienes y servicios que requiere una Organización para que realice sus actividades y cumpla con sus fines y objetivos trazados.

Para realizarse el abastecimiento señalado, se requiere a su vez tener los recursos presupuestales para su obtención.

El Proceso Presupuestal tiene a su vez tres etapas:

1. Formulación Presupuestaria y Programación Mensual

Se inicia con la publicación de la Directiva de Formulación de Presupuesto del Sector Público que es aprobada por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, en base a este documento la Oficina Sectorial de Planificación elabora y aprueba la Directiva de Formulación del Plan y el Presupuesto del Sector, donde se establecen las pautas técnicas y procedimientos necesarios para el Proceso de elaboración de los Proyectos de Presupuestos de las Unidades Ejecutoras.

2. Ejecución Presupuestaria

Esta etapa consiste básicamente en la efectividad del gasto que viene a ser el consumo de los recursos con cargo al Presupuesto Anual asignado para los distintos niveles de la Estructura Funcional Programática y/o autorizaciones emanadas del Poder Ejecutivo, con la finalidad de atender las necesidades inherentes al desarrollo de las actividades programadas dentro del Plan del Sector.

La Ejecución del Presupuesto se realiza mediante el Calendario de Compromisos aprobados trimestral y mensualmente por el Ministerio de Economía y Finanzas como documentos autoritativos para comprometer asignaciones presupuestarias en función a los recursos financieros y las necesidades para el cumplimiento de las metas previstas.

3. Control y Evaluación Presupuestaria

Tiene por finalidad verificar el cumplimiento de las metas programadas en función a los recursos asignados.

La Oficina Sectorial de Planificación efectúa la evaluación cuantitativa y cualitativa del sector en forma semestral y, anual, teniendo en cuenta la Directiva para la Evaluación Presupuestaria del Sector, así como la información de las metas logradas en relación a lo programado y a los recursos asignados para el período evaluado.

Figura Nº 1 Etapas del proceso presupuestal

c. Establecimiento de Responsabilidades

De conformidad a la Ley N°26850 de las contrataciones y adquisiciones del estado son responsables el Titular del Pliego de la entidad, así como los funcionarios que ocupan el más alto cargo Administrativo dentro de la Organización del Proceso de Abastecimiento.

Dichas autoridades podrán delegar sus funciones en el Órgano o Funcionario responsable de realizar las actividades de los Procesos del Sistema de Abastecimiento, por los cuales son solidariamente responsables contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen responsabilidades son los siguientes:

• Información

-Catálogo de Bienes y Servicios.

-Proveedores

-Clasificador del Gasto

• Programación

-Plan de Obtención

-Cuadro de Necesidades

-Presupuesto Valorado

• Adquisiciones

-Plan de Adquisición de Bienes y Servicios

-Cotizaciones

-Cuadro Comparativo

-Ordenes de Compra y Ordenes de Servicios

• Almacén

-Registro y Control de Existencias Físicas del Almacén.

-Internamiento del Bien, Guía de Internamiento.

-Nota de Entrada al Almacén (NEA).

-Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)

-Póliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras).

-Movimiento Mensual de Almacén.

-Kárdex Valorado.

-Distribución (Entrega racional y mesurada de bienes y servicios requeridos).

-Control de Inventarios

• Control Patrimonial

-Registro de Control Patrimonial.

-Alta y Baja de Bienes

-Mantenimiento y Mejoramiento.

-Desplazamiento de Bienes

-Inventario Físico (Catalogación de Activos)

d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno

El abastecimiento como actividad de apoyo a la Gestión Institucional, debe contribuir al empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades, su actividad se orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades.

La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen el control interno de esta área.

Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes.

El Control Interno debe incidir en las áreas siguientes:

• Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.

• Unidad de Almacén.

• Toma de Inventario Físico.

• Baja de Bienes de Activo Fijo.

• Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo.

• Acceso, Uso y Custodia de los Bienes.

• Control sobre Vehículos Oficiales del Estado.

• Protección de Bienes de Activo Fijo.

3. El Marco De La Ley Presupuestal Y Los Procedimientos Vigentes

De acuerdo a la Constitución Política del Perú se señala que para la aprobación de Presupuesto, el Presidente de la República debe enviar el respectivo proyecto en un plazo que vence indefectiblemente el 30 agosto de cada año; de lo que resulta que el Poder Ejecutivo a través del Jefe de Estado, goza de la prerrogativa constitucional de dar las pautas para la formulación del cálculo previo de los ingresos y egresos al Erario Nacional, en el que deben constar de manera preferente las necesidades más urgentes que deben ser atendidas en todos los sectores durante el año que le corresponde.

a. La Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República

Esta Ley contiene la Norma a la cual deben basarse los Presupuestos Anuales que se formulan en cada Ejercicio Presupuestal, permitiendo de esta manera uniformizar los criterios en cuanto a su Formulación, Ejecución y Evaluación.

b. Ley de Gestión Presupuestaria del Estado (Ley N°27209)

Determina las normas esenciales que tienen que ver con las distintas

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