Auditoría de Control Interno Proceso: Proceso de abastecimiento combustible

NARRATIVA

Institución: Constructora RÍO

Auditoría: Auditoría de Control Interno

Proceso: Proceso de abastecimiento combustible

El proceso de abastecimiento de combustible de la Constructora RÍO se inicia cuando sus máquinas que se encuentran en la obra de la constructora necesitan abastecerse de combustible.

La primera etapa de este proceso comienza cuando el coordinador de obra hace el listado de combustible que va a necesitar por cada máquina, dicho listado se lo entrega al ingeniero residente de la obra (es el responsable de la ejecución del proyecto) y éste hace llegar al departamento de maquinaria una solicitud con el listado de litros requeridos vía correo electrónico (si el internet llega a fallar, el contacto se realiza vía teléfono). El departamento de maquinaria solicita vía electrónica a la gerencia la autorización para comprar y cargar el combustible en un camión autorizado por la SEC (super intendencia de electricidad y combustible).

        Sí por algún motivo la gerencia no acepta la compra, la obra se paraliza de manera momentánea obligando al coordinador a realizar un nuevo listado de litros requeridos. Y de ser autorizada la compra por la gerencia, el encargado de compra de la oficina central (donde se realiza la administración de la empresa) envía una orden de compra vía correo electrónico al servi-centro, para luego por vía telefónica darle la instrucción al chofer-encargado del combustible y del camión para que vaya a cargar el estanque de la máquina. En ese momento el camión sale camino al servi-centro (lugar donde se vende combustible y lubricantes).

        La segunda parte del proceso, es cuando llega el camión al servi-centro y éste se ubica al costado de una isla (“Isla” es la estructura de cemento del servi-centro, que tiene en su superficie las bombas de combustible), el chofer- encargado se dirige a la oficina del servi-centro y le pregunta al encargado del mesón del servi-centro si llegó la orden de compra del combustible solicitado por la empresa RÍO; De no haber llegado la solicitud de compra el chofer-encargado llama a la oficina central para contactarse con el encargado de compras y le da aviso que aún no ha llegado la solicitud de compra. Si la orden de compra ha llegado, el dependiente le emite una guía de despacho al chofer-encargado por la cantidad de litros que fueron solicitados desde la oficina central, en seguida el chofer-encargado se dirige donde un bombero (vendedor de combustible) para que le entregue la cantidad de litros que se indica en la guía de despacho. El bombero mira la guía mientras que el chofer-encargado abre la escotilla (puerta del estanque del vehículo) del estanque del camión para que posteriormente el bombero cargue el combustible en el estanque, éste lo carga por medio de un instrumento que consiste en una manguera que en su extremo posee una llave conocida como pistola, que expulsa el suministro. Ya cargado el camión con el combustible el chofer-encargado revisa los numerales de la máquina despachadora (es donde sale el combustible, registra los litros vendidos y el valor de éste) para asegurarse que la cantidad de litros cargados sean los mismos a los solicitados en la orden de compra y guía de despacho. Luego el bombero retira la pistola del camión y el chofer encargado cierra la escotilla y se dirige hacia la obra para la distribución del combustible.

        Al llegar a la obra se acerca a cada máquina y a través de una pistola deposita en los estanques de las máquinas el combustible de acuerdo al listado solicitado, como testigo de este proceso está el operador de la máquina observando y una vez que el combustible es depositado en el estanque, el operador de la máquina firma un papel (del libro de documentos foliados) dando fe de que se cargó el combustible requerido.

        Después de haber cargado cada máquina el proceso termina cuando el chofer-encargado se retira y personalmente va a la oficina central, para entregar al encargado de costos el detalle de los litros con los horometros (reloj encargado de marcar las horas trabajas por cada máquina) de las maquinarias y el kilometraje de los camiones y vehículos menores. Para que éste analice y calcule cuál es el rendimiento que tiene cada máquina de la empresa.

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