Manual De Procesos Administrativos

Manual de Procedimientos Administrativos

PRESENTACION

La administración pública es el elemento básico para convertir los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades más apremiantes de nuestra sociedad.

Por ello, en el Plan de Desarrollo del Estado de México 1999-2005, se estableció como reto de esta administración, impulsar un gobierno democrático, cercano a la comunidad y con sentido humano; que garantice el Estado de Derecho, la integridad y el patrimonio de las personas, la paz social y la justicia, a través del desarrollo integral de la entidad. Para lograrlo se definieron ocho ejes rectores, entre los cuales se destaca el de Modernización Integral de la Administración Pública.

Este eje rector tiene entre sus objetivos “mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la población para contribuir a elevar sus niveles de vida, mediante el incremento de la eficiencia de los procesos, la reducción de los tiempos de respuesta, la eliminación de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias gestoras.”

En este sentido, es preciso que la administración pública estatal revise permanentemente sus trámites y servicios, a efecto de rediseñar y documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir instancias de gestión, atender con oportunidad las solicitudes y demandas ciudadanas, y reducir el manejo de documentación a lo estrictamente necesario. Estas acciones contribuirán a que el vínculo sociedad-gobierno se lleve a cabo de forma más sencilla, ágil, directa y transparente.

Para contribuir al logro de este fin, la Secretaría de Finanzas, Planeación y Administración ha formulado la presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, la cual, realizada bajo el enfoque de Sistemas de Gestión de Calidad, proporciona a los servidores públicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos públicos los lineamientos generales para

elaborar estos documentos administrativos atendiendo a los principios de orientación al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua, liderazgo y participación.

El manual de procedimientos es un instrumento de información sobre los métodos de trabajo que emplean las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la generación de los bienes o servicios que demandan sus usuarios internos o externos.

La presente guía se integra por cuatro apartados: objetivo de la guía; generalidades; componentes principales y los elementos complementarios del manual de procedimientos.

I. OBJETIVO DE LA GUIA

Ampliar los conocimientos técnicos de los servidores públicos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública estatal, mediante el establecimiento y divulgación de la metodología básica para la integración de estos instrumentos administrativos.

II. GENERALIDADES

2.1 Los procedimientos administrativos

Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la Administración Pública del Estado de México cuentan con diversos procedimientos para la ejecución de las funciones que tienen encomendadas, así como para la obtención de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo.

2.1.1 Definición

El procedimiento administrativo es un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto.

El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades de transformación de insumos en productos. En consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de información que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.

2.2 Los procedimientos administrativos con orientación a sistemas de gestión de calidad

Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública estatal, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que demanda la población mexiquense, y se da cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

En este sentido, las unidades administrativas que conforman el Poder Ejecutivo del Estado de México tienen la responsabilidad de proveer bienes y servicios de calidad; es decir, que reúnan las condiciones o requisitos que exige la sociedad.

Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestión de calidad en el diseño y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios son:

a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas.

b. Liderazgo: La dirección debe orientar a la organización al logro de sus objetivos con altos niveles de calidad.

c. Participación del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del personal en todos los niveles de la organización.

d. Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios.

e. Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación y resultados.

f. Mejora continua: La organización debe en todo momento revisar y mejorar sus procesos para elaborar el desempeño de la organización.

g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de información documentada para la adecuada toma de decisiones.

h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones interdependientes entre la organización y sus proveedores deben considerarse mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relación a la creación de valor.

Se entiende por gestión de la calidad a toda actividad que emprende una organización para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el cumplimiento de los requerimientos que demandan los usuarios con relación a los bienes y servicios que reciben.

De acuerdo a las normas ISO 9001:2000 todas aquellas organizaciones que pretenden demostrar su capacidad para producir bienes y servicios que satisfagan los requerimientos de sus clientes y aspiren a aumentar esa satisfacción, deben “establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad”. 2

El sistema de gestión de calidad se integra por la documentación siguiente: 3

a) Política y objetivos de calidad;

b) Manual de calidad

c) Procedimientos Documentados;

d) Documentos para la planificación, operación y control de procesos; y e) Registros

Con esta guía se pretende contribuir a la integración del apartado del sistema de gestión de calidad relativo a la documentación de los procedimientos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administración pública estatal.

2.3 Procedimientos documentados(Manual de Procedimientos)

Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir, establece por escrito, implementarlos y mejorarlos,

Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad describe el sistema de gestión de calidad de la organización, el Manual de Procedimientos considera la descripción de las actividades y métodos de trabajo como parte del sistema.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes:

a. Que se justifiquen;

b. Que tengan antecedentes históricos consolidados;

c. Que tengan alcances y límites precisos;

d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso;

e. Que existan responsables de su ejecución; y

f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

2.3.1 Ventajas de contar con procedimientos documentados

Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten:

a) Disminuir la improvisación y los errores;

b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización;

c) Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo de los servicios

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