ORGANIZACIÓN NIVEL II DE ADMON.DE EMPRESAS

ORGANIZACIÓN

La organización es el proceso de creación de una estructura de relaciones que permite que los empleados realicen los planes de la gerencia y cumplan las metas de ésta. Los planes que afectan las empresas, sea cual fuere su tamaño, requiere el desarrollo de una cantidad de actividades y, para dirigir éstas de una manera eficiente, es esencial alguna forma de organización.

En el momento en que dos o más personas aportan sus esfuerzos para la consecución de una empresa en común, se hace necesario fijar la tarea de cada una de ellas. Las actividades de trabajo y dirección deben ser clasificadas en grupos de deberes o funciones para que puedan ser asignadas a determinadas personas, y hay que establecer las relaciones entre estas personas para asegurar que sus esfuerzos están coordinados para el mismo objetivo.

El proceso de organización, ya sea de la empresa como un todo o de cada una de las partes consiste en:

• Dividir el trabajo que se ha de realizar en tareas individuales.
• Definir las relaciones que se establecen entre las personas que deben cumplir con dichas tareas.

La organización comprende la creación de la estructura, mediante el establecimiento de departamentos y la descripción de puestos.

El éxito de una organización depende en gran medida de la habilidad que tenga el gerente para utilizar con eficiencia y eficacia los recursos materiales, humanos y de información.

La estructura organizacional describe el marco de la organización. Así como humanos tenemos esqueletos que definen la forma, las organizaciones tienen estructuras que definen la suya.

 Los elementos básicos de una organización son la especialización, la estandarización, la coordinación y la autoridad.

1. LA ESPECIALIZACIÓN es el proceso de identificar determinadas tareas y asignarlas a individuos, equipos, departamentos y divisiones.

1. LA ESTANDARIZACIÓN es un proceso que consiste en crear prácticas uniformes que los empleados deben seguir cuando realizan su labor. Las prácticas buscan generar conformidad y se expresas mediante procedimientos por escrito, descripciones de puestos, instrucciones, y reglas relacionas con las funciones en la organización.

1. LA COORDINACIÓN comprende los procesos y mecanismos utilizados para integrar las tareas y actividades de los empleados y las unidades organizacionales.

1. LA AUTORIDAD La autoridad es aquel atributo que tiene una persona, el cual está directamente vinculado con el cargo u oficio que ésta ejerza, siendo en todos los sentidos la potestad de dar órdenes, por tener el derecho de hacerlo, y del mismo modo ser retribuido con el acatamiento y cumplimiento de dichas órdenes. En todo momento debe basarse en la relación existente entre el superior y el subordinado, donde ambos deben tener claros cual es el rol de cada quien; se puede decir también que es el derecho a tomar decisiones de importancia diversa.

Cuando los administradores construyen o cambian la estructura organizacional se ven involucrados en el diseño de la organización.

Cuando hablamos de los administradores que toman las decisiones sobre la estructura, como cuando determinan el nivel en el que se debe tomar las decisiones o cuando determinan el número de reglas y estándares que los empleados deben seguir, nos referimos al diseño de la organización, es decir, la complejidad, formalización y centralización pueden mezclarse y adaptarse para crear varios diseños de la organización.

Complejidad. La cantidad de diferencias horizontales, verticales y espaciales que existen en una organización. El grado de complejidad es función del alcance en que las actividades se dividen horizontalmente en departamentos separados como el de contabilidad, pagaduría, personal, publicidad, mercadotecnia etc, El número de niveles verticales en una organización tales como presidente, vicepresidente, director, administrador por departamento, administrador por unidad, supervisor etc.

Formalización. La formalización se refiere al grado en el que una organización confía en reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de los empleados.

Centralización. Se refiere a la localización de la toma de decisiones. Los administradores a nivel superior se encargan de la toma de decisiones centralizadas. Los individuos que están más cerca del problema se encargan de tomar decisiones descentralizadas.

La estructura organizacional es la representación formal de las relaciones laborales, define las tareas por puesto y unidad y señala como deben coordinarse.

Un organigrama es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre funciones, departamentos, divisiones, y hasta puestos individuales de una organización.

Un organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una organización: tareas, unidades, niveles de organización, líneas de autoridad.

PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

La división del trabajo.

Consiste en descomponer un proceso complejo en pequeñas tareas. La división del trabajo se empezó a practicar durante La Revolución industrial, para ser eficiente la producción debe basarse en la división del trabajo.

La división hace un uso eficiente de la diversidad de habilidades que tienen los trabajadores. En la mayor parte de las organizaciones, algunas actividades requieren que los empleados cuenten con habilidades muy desarrolladas y otras las pueden desempeñar los que no cuenten con habilidades para hacerlo. Si los administradores se involucraran en todos los pasos de los procesos de producción de la organización, tendrían que tener las habilidades necesarias para desempeñar tanto los trabajos más capacitados como los menos capacitados. El resultado sería que los empleados trabajarían por debajo del nivel de sus habilidades, a excepción de los casos en los que se desempeñan actividades que requieren más habilidades  que son más sofisticadas debido a que los empleados que cuentan con las habilidades necesarias reciben mejores salarios que los que no las tienen y que sus salarios tienden a reflejar el grado de sus  habilidades, pagarle a los empleados que cuentan con habilidades por encima de las actividades que son fáciles y que requieren menos habilidades representa un ineficiente uso de los recursos.

Unidad de mando.

Principio de administración que afirma que una persona debe informar sólo a un jefe. Los autores clásicos que formularon el principio de la unidad de mando decían que un subordinado debería tener sólo un superior ante que fuera directamente responsable. nadie debería reportase a dos o más jefes. Ya que, un empleado tendría que verse ante peticiones conflictivas o prioridades de varios superiores. en los pocos casos en que se tenía que violar el principio de unidad de mando, el punto de vista clásico siempre designaba que tenía que existir una clara separación de actividades y un supervisor responsable de cada una el concepto de unidad de mando era lógico cuando las organizaciones eran sencillas. En muchas circunstancias, es una buena forma de advertencia y la mayor parte de las organizaciones contemporáneas se basan en este principio, sin embargo, hay casos que se presentaran en el próximo capítulo en los que se observa que un estricto seguimiento de la unidad de mando crea un grado de inflexibilidad que afecta el desempeño de una organización.

Tramo de control.

El principio de tramo de control o margen de control señala que debe limitarse la cantidad de personas que se reportan directamente con un gerente, pues un jefe no puede supervisar con eficacia muchos subordinados.

El tramo de control es una determinante fundamental de cuantos niveles hay en una organización y número de administradores que se necesita. Cuanto más grande sea el tramo, más ineficiente será el diseño de la organización. Entre más pequeño sea el tramo, más directa será la atención que el administrador pueda dar a la supervisión de sus subordinados. En teoría, por lo menos, un administrador con 5 subordinados, tiene el doble de tiempo para cada empleado que si tuviera 10 subordinados.

Departamentalización.

La departamentalización está generalmente basada en las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicios que se ofrece, el consumidor o cliente objetivo, el territorio geográfico a cubrir. La división del trabajo crea especialistas que requieren coordinación, esta coordinación se facilita al ubicar a los especialistas en departamentos bajo la dirección de un gerente.

 ESTILOS DE ORGANIZACIÓN

Los especialistas sobre el tema consideraban como el diseño estructural ideal: la organización mecánica o burocrática, hoy se reconoce que no existe un diseño de organización "ideal" único para resolver cualquier situación. Más bien, el diseño de organización ideal depende de factores de contingencia, por lo cual se puede hablar de:

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