Plan de evento para la celebración del 25º aniversario de una entidad financiera

INDICE

25º ANIVERSARIO

1. ¿QUÉ MENSAJE SE QUIERE TRANSMITIR?

2. ¿A QUIÉN NOS DIRIGIMOS?

3. QUIENES SON LOS INVITADOS DEL PROGRAMA?

3.1. Lista de invitados

 Participantes del programa

 Participantes para la sección de debate

 Participantes para la sección de entrevistas

 Lista de los medios de comunicación

 Otros

4. DISPOSICIÓN DE LA SALA

5. MEDIOS TÉCNICOS NECESARIOS

6. DOCUMENTACIÓN

6.1. Invitaciones y convocatoria de prensa

6.2. Notas de protocolo

6.3. Lista de contactos de medios de comunicación

6.4. Cronograma y estructura del programa

6.5. Programa del evento

6.6. Carpeta para la prensa

6.7. Resumen del evento

7. REGALOS CONMEMORATIVOS

8. ¿QUIÉN RECIBE Y ACOMPAÑA? PERSONAL NECESARIO Y FUNCIONES

9. ¿ASISTEN EMPLEADOS?

25º ANIVERSARIO

1. ¿QUÉ MENSAJE SE QUIERE TRANSMITIR?

Cumplir 25 años en la vida de cualquier empresa transmite múltiples significados como solidez, solvencia, experiencia, capacidad, compromiso con su público e innovación.

Este año nuestra entidad financiera cumple 25 años desde que se instituyó, la Dirección General, ha decidido realizar una serie de actos conmemorativos que resalten la importancia de tantísimos años de funcionamiento.

Con este acto queremos que nuestros públicos (interno y externo) vean que somos una entidad seria, con mucha solvencia económica, queremos transmitirles que conocemos el trabajo que realizamos por los años de trayectoria en el rubro, no obstante nuestro objetivo principal es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, dándoles seguridad.

Para celebrar este acontecimiento realizaremos una serie de actos y uno de ellos que creemos que quizá es el más importante será la emisión en directo desde la sede del programa radiofónico “Protagonistas” de Luis del Olmo porque confiamos en la reputación, trayectoria tanto del presentador como del programa, éste programa se adapta a lo que deseamos transmitir, es dinámico, actual y sobretodo tiene público en común con nuestra entidad, de esta forma estamos seguros que llegaremos a todos ellos de forma directa.

El objetivo del acto a través de este medio es para transmitir solvencia, seguridad y credibilidad para que se solidifique nuestra reputación y reforzaremos nuestras relaciones con otras entidades con las cuales tenemos una relación cercana y de esa forma mejorar nuestro posicionamiento; por otra parte pretendemos que nuestro acto dé de qué hablar, que sea conocido a nivel social para que seamos elegidos por el público como una opción inigualable.

2. ¿A QUIÉN NOS DIRIGIMOS?

Nos dirigimos a nuestro público interno y externo (empleados, parejas, familias, clientes, clientes asiduos, directores de las diferentes entidades financieras, instituciones, empresas, personalidades importantes, medios de comunicación, y otros).

3. QUIENES SON LOS INVITADOS DEL PROGRAMA?

3.1. LISTA DE INVITADOS

 Participantes del programa

• Conductor del programa “Protagonistas” Luis del Olmo.

• Sub-director

• Realizador y coordinador de la publicidad.

• Técnicos

• Redactores y colaboradores.

 Participantes para la sección de debate.- Contaremos con varios expertos dentro del mundo de la economía para que todo se más interesante y cree la necesidad de participación del oyente desde casa, trabajo o desde donde nos esté sintonizando, los nombramos a continuación.

• Pilar García de la Granja: Columnista de economía en Intereconomía.

• Joaquín Estefanía: Redactor en la sección de economía de El País.

• Pedro Schwartz: Redactor en La Vanguardia y Expansión.

• Ramón Tamames

 Participantes para la sección de entrevistas.- Contaremos con la participación del Director General y el Subdirector de la entidad quienes serán los portavoces del acto conmemorativo.

• El Director General.

• El Subdirector.

 Lista de los medios de comunicación

Por la importancia que este evento tiene para nuestra entidad, pretendemos llegar a la mayor cantidad de medios de comunicación nacionales.

Por un lado enviaremos nota de prensa a redactores responsables del área de economía de periódicos nacionales como:

• ABC

• CINCO DÍAS

• EL ECONOMISTA

• EXPANSIÓN

• EL MUNDO

• EL PAÍS

• LA RAZÓN

• NEGOCIO

• VANGUARDIA

• INTERECONOMÍA

• ACTUALIDAD ECONÓMICA

• INVERSIÓN Y FINANZAS

• EFE

• EUROPA EXPRES

• ATLAS

• VNEWS

En el caso de las revistas, haremos lo posible para llegar a un acuerdo con los responsables, para realizar un reportaje más detallado sobre la historia de la entidad la cual sería muy beneficiosa para nosotros por ser éstas, revistas especializadas en nuestro ámbito.

 Otros

Por otro lado al tratarse de un acto conmemorativo de una entidad financiera importante a nivel nacional enviaremos una invitación a la Presidencia de Gobierno Mariano Rajoy, al Ministro de Economía Luis de Guindos, al Alcalde y a los directivos de las diferentes entidades financieras de España, a los principales accionistas y directivos de la entidad y a los empleados.

4. DISPOSICIÓN DE LA SALA.

Leyenda:

Azul

1. Luis del Olmo

2. Director General de la entidad financiera

3. Subdirector de la entidad financiera

4. Ramón Tamames

5. Pilar García de la Granja

6. Pedro Schwartz

7. Joaquín Estefanía

8. Invitado apoyo de Luis del Olmo

Naranja

Accionistas y equipo técnico restante de “Protagonistas”

Morado

Principales directivos y empleados.

Guindo

Medios de comunicación.

Medios técnicos. Radio y televisión

Verde

Otros invitados

Azafatas

Recepción invitados

Recepción invitados

Entrega carpeta de prensa e informando

Recogida de abrigos

5. MEDIOS TÉCNICOS NECESARIOS.

Para este evento y el resto de los actos que tenemos que realizar contrataremos el equipo necesario con una empresa que se dedica a cubrir este tipo de actos, para de esta forma contar con todo lo necesario para los mismos (altavoces, micrófonos, proyectores, mesas de audio, cascos para los participantes y todo lo que la empresa contratada considere preciso); pediremos a los medios no traer cámaras ya que habrá un solo equipo de cámara que cubrirá el evento y posteriormente entregará el material a los redactores, todo esto, para evitar que el salón se llene de cámaras y dé la impresión de ser un espacio pequeño y que pudiera ocasionar molestia en los asistentes.

Algunos de los medios técnicos necesarios:

• Medios audiovisuales.

• Proyección de contenidos

• Pantallas o monitores

• Sonido e iluminación

• Espacios a sonorizar

• Iluminación necesaria (decoración vía iluminación necesidades de potencia eléctrica)

• Intercomunicadores

• Personal técnico.

6. DOCUMENTACIÓN

6.1. Invitaciones y convocatoria de prensa

Nuestras invitaciones se enviarán por correo ordinario por ser más elegante y acorde al evento (se enviará por este medio al Presidente de Gobierno, Ministro de Economía, Alcalde, Directores de las diferentes entidades financieras, principales accionistas e inversores, mientras que se enviarán por correo electrónico a los empleados y directivos de nuestra entidad por tener certeza de la dirección destino.

Enviaremos las notas de prensa vía correo electrónico, por otra parte la prensa especializada recibirá también una invitación por correo electrónico.

Después de enviar las invitaciones esperaremos un tiempo prudente para que nos confirmen su asistencia, de la misma forma iremos haciendo una lista provisional de aquellos invitados que si nos hayan confirmado su asistencia y aquellos que no lo hayan hecho todavía recibirán un contacto más directo para conseguir la confirmación.

Cuando ya tengamos la lista completa y confirmada de los asistentes al acto, ésta la entregaremos al personal de seguridad, a los encargados de la recepción de invitados y al departamento de marketing.

Las invitaciones tendrá el logotipo de la entidad.

6.2. Las notas de protocolo

Enviaremos las notas de protocolo a nuestros invitados de honor: el Presidente de Gobierno, Ministro de Economía, Alcalde y Directores de otras entidades financieras.

6.3. Lista de contactos de medios de comunicación

Medio de comunicación Contacto

ABC economía@abc.es

CINCO DÍAS comunicación@grupogmi.es

EL ECONOMISTA eleconomista@eco.es

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