QUÉ ES UN S.IA.?

INTRODUCCIÓN.

Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más bajo costo.

Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean coherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha información.

¿ QUÉ ES UN S.IA.?

Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos:

- Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico- social, está expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.

Información es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es toda señal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situación determinada. Es una selección de datos organizados con relación a un usuario, problema, tiempo, espacio y función.

- Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.

Los sistemas varían en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelaciones que existen entre sus partes.

Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que interactúan con el medio, o sea, obtienen de él los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los transforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).

La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En términos generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad administrativa, la información interna o externa que requieren las empresas.

El proceso del sistema es la transformación de la corriente de entrada a través de la mezcla de los distintos elementos que la componen en una corriente de salida.

La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la función u objetivo principal de la empresa que es la producción de un bien y/o servicio.

GRAFICAMENTE.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)

La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.

Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue.

Objetivos del Sistema de Información.

Este trata fundamentalmente de:

Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.

Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir los objetivos de aquella.

De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a través de los siguientes puntos:

Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y transmitir la información, así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior.

Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.

Establecer causes para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones.

Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.

Dar a conocer en forma sistemática y organizada la información, a los ejecutivos y directores de la empresa, a través de los sistemas de información, control y gestión.

En conclusión, podemos decir, que los “Sistemas de Información de la Empresa” son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.

Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro:

INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.

PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado en las tareas del sistema.

TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la empresa.

En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Información. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para un propósito empresarial definido hablamos de “Sistemas de Información de la Empresa”.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA.

En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa los más comunes son:

El Sistema Contable:

Este sistema es el más usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.

El Sistema de Costos:

La contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un método de medida y en un medio de control.

Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también se puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.

La contabilidad de costos incluye también el análisis y la síntesis del costo total de producción en función de los costos por departamento o por centros de costos, así como por operaciones manuales o de máquinas.

Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de costos tiene tres finalidades principales:

Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artículos terminados.

Proporciona datos para el control de costos.

Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.

El Sistema de Presupuesto:

Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se preveen para el futuro.

Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de información, ya que este es básicamente el esquema de un plan proyectado de acción del ente, para un período de tiempo definido.

Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la administración, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en términos concretos sus juicios ponderados sobre lo que hará dentro del campo de su responsabilidad.

El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control

...