Auditoria Interna

AUDITORIA INTERNA

AREA TALENTO HUMANO

FECHA DE LA AUDITORÍA: Septiembre 03 de 2012.

LUGAR: Oficina de Talento Humano

AUDITOR LIDER: AMERICO CASTRO SOTO

AUDITADO: IVAN EUGENIO RAMIREZ CARDONA

PERSONAL DE APOYO: JHON JAIRO CARDONA FRANCO

MARIA LILIALBA GALLEGO

Objetivo de la Auditoría:

Evaluar la gestión realizada por el Área de Talento Humano en los procesos de selección, inducción, re inducción, bienestar social, incentivos, formación y capacitación para los funcionarios de la Administración Municipal.

Alcance de la Auditoría:

En la auditoria se determina el desarrollo y cumplimiento de los objetivos propuestos en los procesos de Selección, inducción, re inducción, bienestar social, incentivos, evaluación de desempeño, formación y capacitación y si estos se encuentran enmarcados dentro de la normatividad legal vigente en materia talento humano y acorde con la misión institucional

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Desarrollo de la Auditoría:

La Auditoría Interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvió de los avances de las metas y objetivos propuestos, cuyo propósito es hacer recomendaciones imparciales de ajuste o mejoramiento de procesos a partir de evidencias que sirvan de apoyo a los directivos en la toma de decisiones a fin que se obtengan los resultados esperados. El CONTROL INTERNO a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su Área de Talento Humano, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de personas para aportar a la Administración Municipal una fuerza laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad.

La Auditoría Interna en el Área de Talento Humano se inicia con la presentación del cronograma previamente establecido por la Oficina de Control Interno y en la cual se determina la metodología a seguir para el buen desarrollo y entendimiento de la misma.

REVISION DOCUMENTAL:

HOJAS DE VIDA:

Revisión aleatoria de las hojas de vida del personal activo dentro de la Administración Municipal. El equipo auditor a fin de constatar el cumplimiento de la ley para la vinculación de los funcionarios, se revisa una muestra correspondiente a 15 hojas de vida de funcionarios. Los cuales están plasmados en el siguiente cuadro y se verifico el cumplimiento de los requisitos básicos para contratar como son:

NOMBRE FORMATO

HOJA DE VIDA DECLARACIÓN

JURAMENTADA CÉDULA LIBRETA MILITAR ANT. DISC.

ANT.

FISCALES ANT.

JUDICIAL AFILIACIÓN SALUD,

PENSIÓN

,ARP ACTA

DE POSESIÓN ACTO DE NOMBRAMIENTO

JAIR ANONIO TABARES CHICA X X X X X X X X X X

NCOLAS LOPEZ ALVARAN X X X X X X X X X X

EDUARDO ANDRES GRISALES LOPEZ X X X X X X X X X X

ADOLFO LEON VALENCIA X X X X X X X X X X

MARIA PATRICIA DUQUE X X X X X X X X X

LUIS FERNANDO JARAMILLO X X X X X X X X X X

AMPARO HENAO SALGADO X X X X X X X

CRISTIAN GOMEZ MUÑOZ X X X X X X X X X X

LINA MARCELA MARTINEZ X X X X X X X

Las hojas de vida que se seleccionaron para la respectiva revisión y análisis fueron las siguientes:

 Formato único de hoja de vida

 Declaración juramentada de bienes

 Cédula de ciudadanía

 Libreta militar

 Antecedentes disciplinarios

 Antecedentes fiscales

 Antecedentes judiciales

 Afiliación a salud, pensión, cesantías,

 Acto administrativo-acta de posesión

 Acto administrativo resolución de nombramiento

HOJAS DE VIDA DE FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS:

NOTA:

Los funcionarios que vienen en cargos en continuidad la declaración juramentada se actualizan a fin de año. Igualmente se verifica que toda la documentación esté bien diligenciada y firmada por el peticionario, verificando estudios y calificación y que cumpla con los requisitos exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos.

REVISION DOCUMENTAL - NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Para la liquidación de la nómina, mesadas y planillas son liquidadas a través del programa saimyr en el módulo de nómina. Se realizó la revisión documental de la nómina con el fin que no permanezcan en la nómina ex funcionarios y que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron liquidadas adecuadamente.

• Nro. De Funcionarios 58

• Nro. De Obreros 8

• Nro. De Jubilados, Pensionados 187

Se verifica por parte del grupo auditor la correcta liquidación de la nómina vigencia 2012 durante los meses de (Febrero, Mayo, Junio) y sus respectivos pagos (Seguridad Social, Parafiscales, terceros, entre otros), de los Servidores Administrativos, Trabajadores Oficiales, Pensionados y Personal de Vacaciones

NOMINA FEBRERO PLANILLA DE FEBRERO

TRABAJADORES

OFICIALES MESADA FEBRERO

PENSIONADOS

Total Liquidado

$70.278.501.oo Total Liquidado

$8.916.316.oo Total Liquidado

$280.576.379.oo

NOMINA MAYO PLANILLA MAYO

TRABAJADORES

OFICIALES NOMINA MAYO

PENSIONADOS

Total Liquidado

$71.882.731.oo Total Liquidado

$8.633.956.oo Total Liquidado

$280.576.379.oo

NOMINA AGOSTO PLANILLA DE AGOSTO

TRABAJADORES

OFICIALES MESADA AGOSTO

PENSIONADOS

Total Liquidado

$78.061.273.oo Total Liquidado

$11.048.780.oo Total Liquidado $279.819.468.oo

DESCUENTOS NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS:

Se pudo verificar que a la fecha a algunos funcionarios y pensionados se les autorizó descuentos en donde el neto a pagar por parte de la Administración Municipal es menos está por debajo del 50% del neto de su salario o pensión, después de los descuentos legales, libranzas y otros (Muestra tomada del mes de Agosto), situación esta que se debe tener en cuenta para autorizaciones posteriores.

NOMBRE CARGO TOTAL DEVENGADO TOTAL DEDUCCIONES NETO A PAGAR

CLAUDIA PATRICIA OROZCO Funcionaria $904.816.oo $398.882.oo $355.934.oo

LUIS ALFONSO GALLEGO USMA Jubilado $1.561.791.oo $1.179.201.oo $382.590.oo

LUIS FABER ARIZA Jubilado $1.534.694.oo $1.013.111.oo $521.583.oo

Esto dando cumplimiento a la Ley Nro. 1527 Del 27 de abril de 2012 “Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones” Artículo 3 Numeral 5: Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contempla en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo

VERIFICACION DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL. :

En el proceso de la auditoría se evidenció que la Administración Municipal realizó el pago de los aportes parafiscales y seguridad social de los meses mencionados anteriormente, durante los 10 primeros días hábiles de cada mes de manera oportuna.

PROGRAMA DE CAPACITACION:

En el proceso de la auditoría se evidenció que existe la Resolución Nro. 321 de junio 06 de 2012 “Por medio de la cual se adopta el Plan Institucional de Capacitación de la Alcaldía Municipal de Chinchiná.”

A la fecha se pudo constatar que la Administración Municipal a través del Área de Talento Humano ha venido desarrollando el programa de capacitación dando prioridad a los programas brindados por la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), una vez.

que se está capacitando al Servidor Público en todos aquellos temas inherentes a sus funciones diarias, con el fin de garantizar una correcta prestación en el servicio en las diferentes áreas de la Administración Municipal, programas de capacitación que a su vez son: Seminarios, Diplomados, Capacitaciones.

Que el Jefe del Área de Recursos Humanos a través de Encuesta de Necesidades de Capacitación pudo determinar cuáles capacitaciones están en primer orden de acuerdo a las necesidades establecidas por los Servidores Públicos, A la fecha de la auditoría no se tuvo el cronograma de cumplimiento del Plan de Capacitación para la vigencia 2012 en el que se pueda evidenciar el presupuesto asignado y cómo determinar los indicadores de cumplimiento.

PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL. :

Se tiene adoptado mediante la Resolución Nro. 336 Del 14 de Junio de 2012 Por medio del cual se adopta el programa de bienestar laboral para los Servidores Públicos de la Administración Municipal, que una vez este acto administrativo quedó debidamente aprobado el Jefe de Recursos Humanos a través de encuesta direccionada a todos los Servidores Públicos de la Administración Municipal solicitó se

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