CAPÍTULO I EL PROBLEMA

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1. Planteamiento del Problema

Las organizaciones son creadas para lograr objetivos en forma colectiva y así satisfacer las necesidades del hombre, en tal sentido, existen para un fin y, por ello, deben estar debidamente administradas, dirigidas con acierto, utilizando adecuadamente la información y recursos que disponen, para dar alcance a la misión que justifica su razón de ser.

Cualquiera que sea la misión de una organización, su consecución se enfrentará a toda clase de riesgos; la tarea de la gerencia es identificar y dar respuesta a los mismos, para lo cual es necesario controlar las actividades que se ejecutan y fijar pautas operativas que establezcan patrones de comportamiento que guíen el esfuerzo del talento humano y conduzcan al Marico puta aprovechamiento racional de los recursos.

Las instituciones públicas no son ajenas a esta realidad, ya que también deben servir efectivamente a los intereses de los ciudadanos y administrar los recursos públicos apropiadamente, pues en ello, se sustenta la confianza de la comunidad y la clave de un buen gobierno. Particularmente, el adecuado control de los bienes es muy importante ya que involucran dinero público requiriéndose de un cuidado especial en la adquisición, utilización y disposición de estos recursos, evitando costos innecesarios y brindando mayor transparencia a la gestión.

Por tanto, es vital para este tipo de organizaciones implementar una serie de acciones para proteger los bienes públicos, así como la obtención de información financiera y administrativa exacta, veraz y oportuna que asegure su adecuada utilización y, que además, sirva para prevenir fraudes, errores e incumplimiento del marco jurídico que regula su manejo, todo ello en pro de la consecución de los objetivos previstos.

En este orden de ideas, el control interno es una herramienta idónea para asegurar el resguardo de los recursos del sector público, ya que el mismo se enfoca en proporcionar una seguridad razonable de efectividad en las operaciones, confiabilidad de la información financiera, además de cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, lo que conlleva a la correcta utilización de los fondos públicos, con legalidad, transparencia y eficiencia.

Uno de los aspectos en los que debe enfatizar el control interno en las instituciones públicas es en el inventario de los bienes muebles, ya que los mismos están constituidos por objetos y equipos de naturaleza móvil, de carácter permanente, que están a disposición de los funcionarios y forman parte del patrimonio de la nación, pero por ser trasladables son susceptibles de pérdidas, deterioro, inactividad o hasta fraude.

En este sentido, para salvaguardar estos activos es conveniente la verificación, cuantificación, clasificación, valoración y análisis del estado en que se encuentran, es decir, se deben aplicar controles internos al inventario de los bienes muebles, con el propósito de conocer de manera real sus existencias, evitando los riesgos a los que están expuestos. La falta de alguno de los bienes necesita ser investigada y resuelta, analizándose las posibles deficiencias de los controles con el fin de que sean mejorados.

Cabe destacar que el control interno del inventario de los bienes muebles en las instituciones públicas, además de aportar transparencia y coadyuvar a una mejor gestión, es una exigencia del Estado venezolano que se encuentra reglamentada en Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial No. 6.013 del 23 de diciembre de 2010, así como el Decreto N°8.865 con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y el Decreto N° 9.041, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de Bienes Públicos, ambos publicados en Gaceta Oficial N° 39.945 del 29 de junio de 2012.

A pesar del amplio marco legal que regula el manejo de los bienes muebles en el sector público, algunas instituciones presentan debilidades en estos aspectos, tal es el caso de la Fundación para el Desarrollo Cultural del Estado Mérida (FUNDECEM), ente adscrito a la Dirección Estadal del Poder Popular de Educación Cultura y Deportes de la Gobernación, dedicada a promover, fortalecer, difundir y conservar las creaciones y manifestaciones artísticas, autóctonas de la región y el país, para su desarrollo cultural, intelectual e integral de la sociedad merideña.  

En esta organización actualmente se observa inconsistencias en los saldos de los registros en relación con el inventario físico de los bienes muebles, además, algunos de estos activos han sido cambiados de área y se consideran extraviados, otros no están identificados o el código asignado no se corresponde con el indicado en el registro, en el depósito hay bienes inactivos por más de un año y unos no se encuentran en la institución. Igualmente hay mobiliario y equipo que ya no se utiliza por estar en mal estado, pero no han sido desincorporados.

Esta situación obedece a que los movimientos del inventario de los bienes muebles no se registran oportunamente, dificultando la obtención de información certera y oportuna, además no están claramente especificadas las responsabilidades y se carece de una supervisión efectiva en cuanto al manejo de estos activos; pero, principalmente se debe a la carencia de normas y de orientaciones claras para el control adecuado de los mismos, razón por la cual se presentan las debilidades mencionadas anteriormente.

Como consecuencia, la institución está incumpliendo con el marco jurídico que regula la salvaguarda de los bienes públicos, corriendo el riesgo de que sus directivos y administradores sean sancionados, situación que pudiese repercutir en la imagen institucional. Además, el descontrol en el manejo de los bienes muebles, podría ocasionar que éstos se deterioren antes de tiempo o se extravíen, por lo que el Estado tendría que efectuar grandes erogaciones para su reposición, dejando de invertir en otros proyectos de beneficio colectivo.

Por los motivos expuestos, es necesario formalizar y controlar la ejecución de las actividades inherentes a la gestión del inventario de los bienes muebles, mediante políticas de control interno, pues son una herramienta administrativa que establece pautas de operatividad que orientan al personal, propiciando el adecuado manejo físico de estos activos, así como la obtención de información correcta, oportuna y confiable, con lo cual se aseguraría un seguimiento efectivo y, por ende, salvaguardarlo, ajustándose a las exigencias de la Ley.

1. Delimitación del Problema

El presente trabajo de investigación se desarrolla en la Fundación para el Desarrollo Cultural del Estado Mérida (FUNDECEM), ubicada en el Centro Cultural “Tulio Febres Cordero”, Nivel Sótano, Av. 2 Lora entre calles 21 y 22, municipio Libertador del Estado Mérida.

En este orden de ideas, es importante señalar que a pesar de los diez (10) años de funcionamiento que tiene la institución, no se han formalizado las actividades inherentes a la gestión de los inventarios de los bienes muebles, tal vez, porque no se había hecho latente la necesidad de controlarlos como en los actuales momentos.

Específicamente, a partir del mes de Mayo de 2006, la Contraloría General de la República, ha dado inicio a un conjunto de actuaciones fiscales, coordinadas con las unidades de auditoría interna de las gobernaciones de los estados, a fin de evaluar los inventarios de bienes muebles (fotocopiadoras, mobiliario y equipos de oficina, equipos de computación y aires acondicionados) de los organismos públicos, lo cual obliga a estas instituciones a una adecuada administración de estos recursos, por ello, este tiempo es el periodo de estudio.

Respecto al universo de estudio, la investigación se centra en el análisis de las ocho (8) actividades inherentes al manejo del inventario de los bienes muebles, las cuales son las siguientes:

1. Recepción de los bienes muebles.
2. Identificación.
3. Almacenamiento.
4. Asignación.
5. Evaluación de las condiciones de los bienes muebles.
6. Traslados.
7. Registro de Operaciones.
8. Desincorporación.

Así mismo, el estudio contará con un referente teórico para fundamentar el trabajo investigativo, así como determinar los aspectos relevantes del aporte; en tal sentido, se procederá a la revisión de material bibliográfico identificado con el problema, haciendo énfasis en las teorías relacionadas a la administración y el proceso administrativo, control, control interno, control interno de inventarios, bienes muebles, políticas, entre otras, las cuales se seleccionarán tomando en cuenta los argumentos presentados por los autores, la coherencia y la vinculación con la investigación.

1.3 Determinación de los Objetivos

1.3.1 Objetivo General

Diseñar políticas de control interno para el inventario de los bienes muebles en la Fundación para el Desarrollo Cultural del Estado Mérida (FUNDECEM), partiendo del análisis de las actividades inherentes desarrolladas actualmente, en búsqueda de su salvaguarda y buen aprovechamiento.

1.3.2 Objetivos Específicos

1. Describir la gestión actual del inventario de los bienes muebles en FUNDECEM, para la precisión de los elementos o puntos críticos que deben controlarse.
2. Identificar las actividades ejecutadas en el manejo del inventario de los bienes muebles llevado a cabo en FUNDECEM, para la definición de los responsables directos.
3. Analizar las actividades correspondientes a la gestión del inventario de los bienes muebles, orientado a la determinación del tiempo efectivo y oportuno para su ejecución.

1.4 Justificación

El control es una función de la administración mediante el cual es posible asegurar que los recursos sean obtenidos y usados de la manera apropiada, con el propósito de alcanzar las metas y objetivos establecidos. Particularmente, el control interno es de suma utilidad porque si hay desviaciones, permite adoptar las medidas correctivas que mantengan la acción dentro de los límites establecidos.

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