Elementos del Concepto

Unidad 5 DIRECCIÓN

UNIDAD 5

DIRECCIÓN

En esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.

Elementos del Concepto

Si se observan las anteriores definiciones, es posible determinar sus componentes comunes:

1. Ejecución de los planes de cuerdo con la estructura organizacional

2. Motivación

3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinado.

4. Comunicación

5. Supervisión

6. Alcanzar metas de la organización

Con lo anterior se puede definir a la dirección como:

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social, a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

IMPORTANCIA

Es trascendental porque:

1. Pone en marcha los lineamientos establecidos

2. Se loran formas de la conducta más deseable

3. Es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente en la productividad.

4. Su aliado se refleja en el logro de objetivos

5. Se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS

1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: la dirección será eficiente en cuanto se encaminen los objetivos generales de la empresa.

2. Impersonalidad del mando: Es que la autoridad y su ejercicio, surgen como necesidad de la organización para obtener resultados; puntualiza la importancia de impersonalizar órdenes y no involucrar situaciones personales.

3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.

4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación que debe proporcionar el dirigente.

5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver lo problemas que surjan durante la gestión administrativa.

6. Aprovechamiento del conflicto: Ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas, aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el establecimiento de opiniones distintas.

ETAPAS DE DIRECCIÓN

Toma de decisiones

Una decisión es una elección de un curso de acción entre varias alternativas. Esta etapa forma parte de la dirección porque constituye una función que es inherente a los gerentes.

El tomar decisiones es algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que se han desarrollado técnicas fundamentalmente a base de herramientas matemáticas y de investigación de operaciones.

Una decisión puede variar en trascendencia y connotación; pero sea cual fue su implantación, al tomar decisiones es necesario:

1. Definir el problema

2. Analizar el problema

3. Evaluar alternativas a través de:

a. Análisis de factores tangible o intangibles

b. Análisis marginal

c. Análisis costo-efectividad

4. Elegir entre alternativas

5. Aplicar la decisión

Integración

Comprende la función a través de la cuál el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como recursos humanos. Mediante la integración la empresa obtiene el personal idóneo para el mejor desempeño de las actividades de la misma.

Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr efectividad en la integración:

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado

2. De la provisión de elementos adecuados.

3. De la importancia de la introducción adecuada

La integración comprende cuatro etapas:

• Reclutamiento

• Selección

• Introducción o inducción

• Capacitación y desarrollo.

Motivación

En su acepción más sencilla motivar significa “mover”. La motivación es la labor mas importante de la dirección, a la vez más compleja, pues a través de ella de logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias.

TEORIAS DE CONTENIDO

También se les llama teorías tradicionales, explican la conducta con base en procesos internos. Abarca tres corrientes:

1. Jerarquía de las necesidades de Maslo

2. Teoría de la motivación e higiene, de Herzberg

3. Motivación de grupo

Abraham H. Maslo representa gráficamente su teoría mediante una pirámide de necesidades básicas; el ser humano tiene que pasar por cuatro niveles para llegar a la realización personal: 1) N. Fisiológicas, 2) N. seguridad 3) N. Amor y pertenencia y 4) N. Estimación.

Factores de higiene o mantenimiento: evitan la falta de satisfacción pero no motivan, tales como las políticas, el tipo de administración, la empresa, etcétera.

Motivadores: que incluyen realización, reconocimiento, responsabilidad, y el trabajo del mismo.

Los factores de la motivación que propone Herzberg son: 1) factores de mantenimiento e higiene y 2) Factores motivacionales.

3. Motivación de grupo: para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:

A. Espíritu de equipo: el sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.

B. Identificación con los objetivos de la empresa: coordinar los intereses con los individuales, y todos con los de la organización, motivará al grupo, ya que éste se autor realizará con la obtención de los objetivos.

C. Practicar la administración por participación: lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa.

D. Establecimiento de relaciones humanas adecuadas: la implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal.

E. Eliminación de practicas no motivadoras: para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes practicas: control excesivo, poca consideración a la competencia, decisión rígidas, no tomar en cuenta los conflictos y cambios súbitos.

Teorías del enfoque externo

Llamadas también modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner, y Luthans y Kreitner.

Comunicación

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

La comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados.

La comunicación consta de tres elementos básicos:

• Emisor, en donde se origina la información.

• Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.

• Receptor, que recibe y debe entender la información.

Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla:

1. Formal: se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

2. Informal: surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

Vertical: cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.

Horizontal: se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándums, circulares, juntas, etcétera.

Verbal: se transmite oralmente.

Escrita: mediante material escrito o gráfico.

Requisitos de la comunicación efectiva

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

Claridad: la comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.

Integridad: la comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

Aprovechamiento de la organización informal: la comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

Equilibrio: todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

Moderación: la comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

Difusión: preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar sólo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.

7. Evaluación: los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Autoridad

La autoridad es la facultad de que está investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer.

Elementos:

• Mando: ejercicio de la autoridad.

• Delegación: la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.

Tipos de Autoridad

1.- Formal: Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas. Puede ser:

a. Lineal: Cundo es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo

b. Funcional: Ejercida por uo o varios jefes sobre funciones distintas

2.- Técnico o Estaf: Naace de los conocimientos especializados de quien la posee

3.- Personal: Se origina en la personalidad del individuo

Delegación

Es la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad, ya que si administrar es “hacer a través de otros”, la delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

Ventajas:

a. Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan

b. A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa

c. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos

d. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes

Requisitos necesarios para delegar:

1. Debilitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflicto, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.

2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada

3. Capacitar al personal en quien se va a delegar

4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización

5. Convenir sobre las áreas de no delegación

6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función delegada

7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados

Mando

El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas:

• Órdenes

• Instrucciones

A. La orden es el ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores:

• Aspectos motivadores que deben emplearse al transmitir la orden

• Transmitir adecuadamente

a) Por escrito

b) Con claridad y precisión

• Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden

• Oportunidad; elegir el momento y lugar más apropiado para transmitir la orden

B. Instrucciones: Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para transmitirlas son los instructor y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enumeraron en el caso de las órdenes

Reglas para el mejoramiento de la comunicación

La American Managemente Association se refiere a las siguientes reglas como los “diez mandamientos de la comunicación” y sugiere que deben aplicarse al comunicar y delegar autoridad:

1. Aclarar ideas antes de comunicar

2. Determinar y evaluar el verdadero propósito de cada mensaje

3. Considerar el ambiente organizacional e individual

4. Planear las comunicaciones asesorándose con la opinión de otros miembros de la organización

5. Tener cuidado al comunicar: con las actitudes, sobretonos y el contenido básico del mensaje

6. Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor, o ayuda, al receptor

7. Seguir y evaluar la comunicación

8. Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar

9. Apoyar la comunicación con las acciones propias del emisor

10. Tratar no sólo de ser comprendido sino de comprender; escuchar con empatía

Liderazgo:

La supervisión consiste en vigilar a los estudiantes de tal forma que las actividades se realicen adamadamente.

Este término por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos generales, como sinónimo, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

El liderazgo, o supervisión es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerá:

• La productividad del personal para lograr los objetivos

• La observancia de la comunicación

• La relación entre jefe-subordinado

• La corrección de errores

• La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina

Por tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existían en la empresa, variará el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.

Existen distintos tipos de teorías gerenciales, una de las más importantes relativas a la supervisión, es la que crearon Blake y Mouton y que se refiere al grid administrativo (rejilla o tablero administrativo). Después de varios años de investigaciones, estos autores han concluido existen hasta 81 estilos de supervisión, pero que básicamente existen cinco de cuyas combinaciones se originan todos los demás.

Demuestran los estilos de gerencia en una gráfica, en la cual el eje horizontal constituye el interés hacia la producción y el eje vertical, el interés hacia las personas.

Unidad 6 CONTROL

UNIDAD 6

CONCEPTO.

Si el control se estudia como ultima etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aun que una empresa cuente con magníficos planes, una estructuras organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prevé y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran algunas de las definiciones más aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael Bernard Sarchert. Es la regulación de las actitudes, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Ferry. El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y, es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección con las desviaciones, para asegurar la obtención del los objetivos de acuerdo con el plan.

Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Robert C. Appleby. La medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.

Elementos del concepto.

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1.-Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.

2.-Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3.-Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4.-Establecer medidas correctivas. El objetivo del control es prever y corregir los errores.

Con base a estos elementos se puede definir al control como:

Evaluación y medición de la ejecución de los panes, con fin de detectar y prever desviaciones, y para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA.

El control es vital importancia dado que:

1.-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2.-Se aplican a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3.-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden organizar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro.

4.-Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5.-proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeaciòn.

6.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7.-Su ampliación incide directamente en la racionalizaciòn de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS.

La ampliación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente.

De los estanderes.

Se refiere a que los controles existen en función de la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.

De la oportunidad.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medida correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctas.

Costebilidad.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarles si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan menores que el costo y el tiempo que aplica su implantación.

De excepcion.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxiliaba de métodos probabilìsticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada.

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona mas idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

PROCESO DE CONTROL

La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control aparece en lo siguiente:

Identificación del estándar

Medición de resultados

Comparación

CONTROL

Retroalimentación

Corrección

Detección de Desviaciones

Antes de analizar cada paso del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente:

La función del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, si no también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Para esta parte del control, es necesario recordar que la formulación de un plan se definió como los diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Desde la posición de control administrativo del diseño o esquema puede ser la tolerancia de 10 minutos para entrar al salón de clases (política), apagar el teléfono celular en el salón de clases (regla), vender 1000 unidades en mayo (objetivo), asignación de tiempo a las actividades (programa), los pasos a seguir para la reinscripción del siguiente semestre o para el requerimiento de materiales (procedimiento), colocar el hombre adecuado en el puesto adecuado (organigrama o descripción de puestos), la descripción grafica del procedimiento (diagrama de flujo), una forma, etcétera.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar que los resultados estén de acuerdo con el plan (estándar). Se observa, el último párrafo, que plan y estándar es lo mismo. Un ejemplo sencillo nos ayudará a entenderlo mejor: El sastre o la costurera hacen una prenda de vestir de acuerdo con el modelo aceptado por el cliente. Si el traje o vestido están bien hechos quedaran satisfechos quienes lo hacen y quienes lo usan por estar de acuerdo, desde el principio, con el plan o estándar a seguir.

Sirvámonos del proceso administrativo para dar ejemplo de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo a controlar.

Identificación del estándar

Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como unidad de medida para evaluarlo, el cual es representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.

Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos pueden ser cualitativos o cuantitativos.

Para llevar acabo su función vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, válida, con unidades de medida apropiada, y fluida.

Comparación

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

Detección de desviaciones

Es el resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reponerse inmediatamente.

Corrección

La utilidad correcta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar la acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

De la calidad de la información, dependerá el grado de rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control

Por último, es necesario encinar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.

Evaluar la efectividad de los controles:

eliminando aquellos que no nos sirven.

Simplificándolos.

Combinándolos para perfeccionarlos.+

CARÁCTERISTICAS

Es un factor impredecible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Reflejar la estructura organizacional

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y de tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles de producción.

Oportunidad

Debe manifestarse un sistema de control inmediatamente a las desviaciones, siendo lo ideal que descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento mas adecuado.

Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y factibles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.

Ubicación estratégica

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico, se relaciona con el principio de excepción; enfatiza que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

FACTORES QUE COMPRENDE

EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben se considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad.

Tiempo.

Costo

Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

CONTROL Y SU PERIOCIDICAD

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo así clasificarse en:

a) Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas.

c) Control posterior. Se indica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

El control se aplica alas cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiaran las más usuales.

Control de producción

La función del control de esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control en esta área comprende cuatro funciones:

Control de calidad.

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados.

Control de inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.

c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado.

d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

La organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.

Clases de inventarios:

Materias primas. Son aquéllas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.

Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.

Productos terminados. Son los que están listos para su almacenamiento.

Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.

Control de la producción

Su objetivo fundamental es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

Disminución de tiempos ociosos.

Reducción de costos.

Evita demoras en la producción.

Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.

Incrementa la productividad.

Control de compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a) Selección adecuada de los proveedores.

b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.

c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.

d) Determinación del punto de pedido y de reorden.

e) Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

a) Compras innecesarias, excesivas y caras.

b) Adquirir materiales de baja calidad.

c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

Control de mercadotecnia

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.

La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:

a) Toma de decisiones de la organización en general.

b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.

c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.

d) Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia, tales como:

Planeación de producción.

Inventarios.

Compras.

Investigación y desarrollo.

Tráfico.

Innovaciones en plana y equipo.

Finanzas: expansiones, fusiones.

Determinación de las necesidades de efectivo.

Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas

Los pronósticos y presupuesto de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Básicamente, comprende cuatro áreas:

Control presupuestal

Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo, son también control financiero.

Un sistema de control presupuestado debe:

Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.

Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.

Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evita que se repitan.

Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.

Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.

Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente.

Estar acorde al tiempo establecido en el plan.

Contribuir a lograr las metas de la organización.

Control contable

El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.

El control contable debe:

Proporcionar información veraz y oportuna

Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad

Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones

Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones

Evitar malos manejos y desfalcos

Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Para todo ello, es parte primordial del control, la contabilidad.

Costos

Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto, con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.

Auditoría

Tiene como función primordial, dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la información de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.

Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

Control de recursos humanos

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento. Se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

Auditoría de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.

Evaluación de la Actuación

Como su nombre lo indica, la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como; rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.

Evaluación de Reclutamiento y Selección

Evaluar la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:

• Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa

• Retiros y despidos

Evaluación de Capacitación y Desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

• Productividad: Estudios de productividad antes y después del entrenamiento

• Desarrollo del personal: Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capitación

Evaluación de la Motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:

• Encuestas de actitud

• Estudios de ausentismo, retardos y rotación

• Frecuencia de conflictos

• Buzón de quejas y sugerencias

• Productividad

Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

• Índices de accidente

• Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones

• Análisis de ausentismo

• Sugerencias y quejas

• Estudio de fatiga

Técnicas de Control (Controles)

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el procesos de control. Algunas de estas técnicas son: los sistemas de información, gráficas-diagramas, estudio de métodos. Métodos cuantitativos y el control interno.

Sistema de Información

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas, reportes e informes.

Reportes e Informes

Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones

b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones

2. Concentración sobre las Excepciones: Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes

3. Claridad y Concisión: Los informes más largos, detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quién los recibe

4. Complementarse con Prestaciones Gráficas, Audiovisuales y Verbales: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información

5. Equilibrio entre la Uniformidad y la Variedad: La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia

6. Frecuencia de los Reportes: El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario

7. Evaluación de a Información: Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna y si se justifica su costo

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento. Las formas facilitan la transmisión de información, además sirven APRA registrar adecuadamente las operaciones.

Control Interno

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:

a) La obtención de información correcta y segura

b) La promoción de los activos de la empresa

c) La promoción de la eficiencia en la operación

Publicado por sandy_126 en 17:01

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