Proceso Administrativo

INTRODUCCION

El proceso administrativo, es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad por medio de los elementos que forman una empresa, ya que son el primer paso para que cualquier organización trabaje. Una vez que se cumplen con estos requisitos se puede proceder al primer paso del proceso administrativo conocido como etapa de estructuración donde la planeación tiene como objetivo determinar los resultados deseados, formas de acción o estrategias, implicando la determinación y análisis; esta etapa es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social. Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer”.

La segunda etapa corresponde a la Organización donde será necesario determinar “como se va a hacer” para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

En la tercera etapa del proceso administrativo llamada dirección responde a la afirmación “ver que se haga”, en donde se implementa el comando o liderazgo de acuerdo con la estructura de la organización, a través de la motivación, la comunicación y la supervisión, esta será eficiente en tanto se enfoque hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Por último el control da seguimiento al responder la pregunta “cómo se ha realizado”, es una etapa primordial en la administración, ya que la evaluación y medición de la ejecución de planes ayuda a detectar medidas correctivas necesarias.

Harold Koontz

Ejecutivo de empresas y del gobierno, profesor universitario, presidente y director de consejos de compañías, consultor administrativo, conferencista internacional a grupos de alta administración y autor de muchos libros y artículos. A partir de 1950 fue catedrático de administración y, desde 1962, se desempeñó como tal. Harold koonntz dice que la administración es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

En su libro de elementos de administración nos señala que la administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando conjuntamente en grupos, logran eficientemente los objetivos elegidos. Nos dice que es necesario ampliar la definición básica:

• 1. Como administrador, un individuo lleva a cabo las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• 2. La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

• 3. Se aplica a los administradores en todos los niveles de una organización.

• 4. La administración está interesada en la productividad; esto significa eficacia y eficiencia.

La administración tiene la tarea de armonizar un mayor número de elementos que ninguna otra ocupación, lo que requiere es la toma de otras ciencias como son: la sociología, psicología, economía, derecho, contabilidad, etc. debe de saber que elementos tomar y como usarlos. En todo lugar en donde exista una organización social estará presente la administración como una herramienta que con el esfuerzo común de todos sus elementos lograra el mejor de los resultados, ya que en el proceso administrativo participan todo aquel que forme parte de una organización desde un jefe hasta un obrero.

George Terry

Economista estadounidense. Establece que la administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Y considera a la administración como una ciencia social.

"La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos." podemos concluir que: La administración es un proceso para lograr eficientemente los objetivos de la organización, a través de coordinar todos los recursos y con la colaboración del factor humano.

Considera la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales:

• LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

• LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

• LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

• EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de ¿qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará?

HENRY FAYOL

Fayol es el padre de los principios administrativos. Ingeniero y teórico de la administración de empresas. Nacido en el seno de una familia burguesa, Henry Fayol se graduó como ingeniero civil de minas en el año 1860 y desempeño el cargo de Ingeniero en las minas de un importante grupo minero y metalúrgico, la Sociedad Anónima Commentry Fourchambault. Es sobre todo conocido por sus aportaciones en el terreno del pensamiento administrativo.

Hacía notar que la función administrativa está hecha de cinco componentes:

1. Planificación

2. Organización

3. Dirección

4. Coordinación

5. Control

Y se expresó sobre cada uno de ellos de la siguiente manera:

La organización consiste en construir una estructura doble (material y humana) para conseguir las metas. Así mismo Fayol índico que había catorce principios de la administración que son:

1. LA DIVISION DEL TRABAJO: Hace que los empleado sean más eficientes.

2. LA AUTORIDAD: Los gerentes deben ser capaces de dar órdenes. La autoridad les confiere este derecho. Sin embargo, la responsabilidad va de la mano de la autoridad. Donde quiera que se ejerza autoridad surgirán responsabilidades

3. LA DISCIPLINA: Los empleados deben acatar y respetar las reglas que rigen a la organización. La buena disciplina es resultado de un liderazgo eficaz, un entendimiento claro entre la gerencia y los trabajadores, aplicación juiciosa de sanciones por infringir las reglas.

4. LA UNIDAD DE MANDO: Un empleado solo debe recibir órdenes de un único superior

5. LA UNIDAD DE DIRECCION: Cada conjunto de actividades de la organización que tenga el mismo propósito debe estar dirigido por un gerente que se sujete a un plan.

6. LA SUBORDINACION DE LOS INTERESES INDIVIDUALES AL INTERES GENERAL: Los intereses de un empleado determinado, o de un grupo de empleados, no deben ser más importantes que los de la organización en su conjunto

7. LA REMUNERACION: Los trabajadores deben percibir un pago justo por sus servicios

8. LA CENTRALIZACION: Centralización de refiere al grado en el que los subordinados participan en la toma de decisiones.

9. LA CADENA DE ESCALAR O CADENA DE MANDO: La línea de autoridad, de la alta gerencia a los niveles más bajos representa la cadena de mando. Las comunicaciones se deben concentrar en esta cadena.

10. EL ORDEN: Las personas y los materiales deben estar en el lugar indicado, en el momento oportuno.

11. LA EQUIDAD: Los gerentes deben ser amables y justos con sus subordinados.

12. LA ESTABILIDAD DEL PERSONAL EN SUS PUESTOS: La gerencia debe hacer planes ordenados del personal y asegurarse de que haya reemplazos disponibles para llenar vacantes.

13. LA INICIATIVA: Los empleados que tienen permiso para desarrollar y llevar acabo planes se esfuerzan mucho más.

14. EL ESPIRITU DE GRUPO: Las organizaciones que propician el espíritu de grupo disfrutan de armonía y unidad.

Las cualidades y conocimientos deseables en todos los grandes jefes de empresa son los siguientes:

1. Cualidades físicas

2. Cualidades morales

3. Cualidades intelectuales

4. Conocimientos generales

5. Conocimientos específicos

6. Experiencia.

DAVID R. HAMPTON

Profesor de administración en San Diego State University. Realizó estudios adicionales de postgrado en the Oxford University. El profesor Hampton ha trabajado o ha dado asesoría a varias organizaciones como General Motors, Chrysler Corporation Internacional Harvester por mencionar algunas. Ha publicado 19 libros, los cuales han contribuido a mejorar la educación en la administración del negocio.

“El trabajo implicado en la combinación y dirección del uso de los recursos para lograr propósitos específicos se denomina administración.”

“La estructura depende de la estrategia. El cumplimiento de este principio no garantiza un buen desempeño organizacional; pero su violación sí debilita la productividad”. La cita resulta muy elocuente para caracterizar la importancia de la estructura, aunque deja bien definido que no solo de una buena estructura o de una adecuada organización dependerá el éxito de una empresa.

Señala en su libro “Administración” 5 pasos de la Administración:

• 1) Analizar la tarea

• 2) Diseñar

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