Análisis Del Flujo De Los Materiales En Una Empresa Constructora

Análisis del flujo de los materiales en una empresa constructora

Indice

1. Introducción

2. Administración de Materiales.

3. Compras – Finanzas.

4. Almacén – Producción.

5. Análisisdel Flujo de los Materiales en una Empresa Constructora.

6. Bibliografía

1. Introducción

Durante los últimos años han tenido lugar cambios importantes en la economía nacional, como los

apoyos y estímulos por parte del gobierno para impulsar los pequeños negocios del país; que aunado a

reformas comerciales y modernización de los sistemas administrativos en las empresas, han conducido

a una nueva cultura empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos emprendedores con

ideas frescas e iniciativa para constituir micro, pequeñas y medianas empresas de variados giros.

Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios que han obtenido mayores beneficios por los

estímulos fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento ha sido mayor en estas áreas

en comparación con otras.

Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha importancia son las pequeñas empresas

dedicadas a la construcción, pues aunque su crecimiento no ha sido muy destacado, su importancia

radica en el volumen de operaciones que en estas empresas se realizan y el capital que en ellas se

maneja.

Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en una

empresa constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de ellas, sobre todo en las

que se encuentren involucrados los fondos, o bien los activos de la empresa, se hace necesario el

diseño de un buen sistema de control interno.

Es por ello que mi interés en el desarrollo de este trabajo radica en el estudio de estas empresas

constructoras y específicamente en el control de los materiales que son la esencia de su giro.

La administración de los materiales cuida no solo el correcto flujo de los materiales dentro de la

empresa, sino que vigila también la función de compras, desde el proceso de adquisición hasta su

correcta utilización en el área de producción.

En este trabajo se hace mucho incapié en el análisis del flujo de los materiales de la empresa

constructora puesto que éste permite como su nombre lo indica visualizar la trayectoria correcta o el

posible desvío en el uso de los materiales.

El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse en el

manejo de los materiales dentro de una empresa dedicada a la construcción.

El objetivo que se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de administración en

una empresa de este tipo; de estudiar los problemas que se tienen cuando el flujo de materiales no es

eficiente, así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema, y el modo de

operación de los departamentos involucrados con la adquisición y el manejo de los materiales; además

de servir de apoyo para consulta para la comunidad estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.

A continuación realizo una breve descripción por capítulo en los que pretendo hablar del aspecto más

general en el ramo de los materiales para las empresas constructoras hasta el apartado más específico

objeto de mi estudio.

La función de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados en el manejo de los

materiales es responsabilidad de la administración de materiales.

La administración de materiales mediante sus funciones y la supervisión de las funciones de los

departamentos permite conocer la existencia en el almacén y el punto en que se debe ordenar más; los

materiales que han sido ordenados y su fecha de recepción, así como el importe de los materiales y

fecha de liquidación de los mismos.

En el segundo capítulo se estudian las funciones del departamento de Compras, los objetivos trazados,

las responsabilidades del departamento, la elaboración de la orden de compra así como los efectos de

una buena compra en la elección de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base

en criterios sólidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.

Es este capítulo también se explica la función del departamento de Finanzas dentro de la organización,

las responsabilidades y obligaciones, la coordinación que debe existir con los departamentos de

Compras, Almacén y Producción.

El responsable de salvaguardar los artículos que han sido comprados y que posteriormente serán

utilizados por el departamento de producción, es el Almacén, que en todo momento debe operar

apegándose a los principios del departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o deterioros de los

materiales, retrasos en la producción, o rezagos de información.

Para poder realizar la función de producción -que se presenta en el capítulo tres-, es necesario el

esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo

responsable de su correcta utilización en el proceso productivo.

El capítulo cuatro referente al análisis del flujo de los materiales es una breve reseña de la ruta a seguir

para los materiales dentro de la empresa, señalando las obligaciones y responsabilidades de cada una

de las fases que componen este ciclo, además de representaciones que muestran el recorrido en forma

gráfica.

2. Administración de Materiales.

Conceptos.

Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la administración efectiva y eficiente de

las funciones de compras de materiales. Pero ¿qué es la administración de materiales? Algunos la

definen como:

“El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se

encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se

necesita comprar más”.1

Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro “Administración de compras y materiales” nos dice:

“Otra forma de contemplar la administración de materiales es la indicación de sus actividades más

importantes:

1. Anticipación de los requerimientos de materiales.

2. Origen y obtención de los materiales.

3. Introducción de los materiales dentro de la organización.

4. Seguimiento del estado de los materiales como un activo actual.2

Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administración de materiales como la

herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su

aplicación, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos

o aplicaciones indebidas.

Objetivos de la Administración de Materiales.

Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera:

1. Los departamentos de operación que realizan las compras en forma centralizada no deben

comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida

autorización para hacerlo.

2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con

las especificaciones.

3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se halla llegado a un acuerdo con el

vendedor en el caso de que se hayan recibido materiales dañados o en cantidades inferiores

a las solicitadas.

4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los

precios adecuados en todos los gastos incurridos.

5. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y

suministros utilizados por el personal de operación.

7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos

incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales así como de las

pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la

falta de existencias.

1 Cfr. Anzola Rojas Sérvulo, Administración de pequeñas empresas, 1ª Ed., Edit. Mc Graw Hill, pág. 185.

2 Cfr. Leenders Michiel, E. Fearon Harold, B. England Wilbur, Administración de compras y materiales,

2ª. Ed., 1ª Reimpresión, Edit. CECSA, pág. 4.

A fin de mantener un control sistemático sobre los materiales, muchas compañías usan una rutina para

coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y asignar las responsabilidades de control de

materiales a las diferentes funciones que ello implica .

Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de

materiales varían de una compañía a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes

fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones: 1. Compras, 2. Recepción e

inspección, 3. Almacenes, 4. Planeación de materiales. 3

Funciones que se Incluyen en la Administración de Materiales.

· Planeación y control del abastecimiento de materiales. Esto es la planeación agregada

...