Compus Arandas tiene la necesidad de implementar una política normativa y sistemática de los archivos

Tabla de contenido

INTRODUCCIÓN        

OBJETIVO        

AREAS DE APLICACIÓN        

POLÍTICAS GENERALES        

RESPONSABLES        

Formato de recepción        

Instructivo de llenado        

Formato de despacho        

Instructivo de llenado        

Formato de envío        

Instructivo de llenado        

Procedimiento de recepción:        

Formato de recepcion        

Instructivo de llenado de formato        

Formato de recepción        

Instructivo de llenado de formato        

Diagrama de flujo de recepción        

Procedimiento de despacho:        

Formato de despacho        

Instructivo de llenado de formato        

Formato de despacho        

Instructivo de llenado de formato        

Diagrama de flujo de despacho.        

Procedimiento de envío:        

Formato de envio        

Instructivo de llenado de formato        

Formato de envio        

Instructivo de llenado de formato        

Diagrama de flujo de envío        

Plantilla histórica        

Conceptos        

Glosario        

INTRODUCCIÓN

Compus Arandas tiene la necesidad de implementar una política normativa y sistemática de los archivos, y contar con los soportes de manera ordenada, actualizada, oportuna, completa y veraz, con la finalidad de llevar un mejor orden de los documentos.

El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso, para hacer más eficiente el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.

OBJETIVO

Contribuir al adecuado manejo de la documentación generada en la empresa, mediante la aplicación del presente manual, como instrumento básico del control de archivos, organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos permitiendo el logro de los siguientes objetivos:

• La reglamentación y uniformidad de los procedimientos.
• Instrumentar las políticas de la empresa al establecer un método obligatorio para realizar las actividades futuras.
• El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.

AREAS DE APLICACIÓN

El siguiente manual de procedimientos será aplicado en las siguientes áreas:

Departamento de compras.

Departamento de finanzas.

Departamento de contabilidad.

Departamento de ventas.

Departamento de RR.HH.

Departamento de crédito y cobranza.

POLÍTICAS GENERALES

1. Durante la redacción del manual, se deberán considerar las reglas ortográficas definidas por la Real Academia de la Lengua Española.
2. La redacción general del manual deberá realizarse en letra Arial y Calibri, tratándose de las referencias a los procesos y los anexos que se podrán escribir en letra Arial o Calibri.
3. Las unidades responsables deberán conservar todos los documentos oficialmente generados o recibidos en el curso de sus trámites, así como mantenerlos correctamente organizados.
4. Todo documento que ingrese al área de correspondencia y archivo de las unidades responsables se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, y se le dará el trámite que le corresponda.
5. Las acciones que se efectúen para controlar los documentos oficiales deberán desarrollarse de manera coordinada aprovechando al máximo los recursos e instrumentos disponibles.

RESPONSABLES

Procedimiento de recepción.

Fecha______________  Lugar_________________

Encargado de recepción
A quien corresponda:

Por medio de la presente le pido a usted____________________________.
Que por favor termine el procedimiento de recepción que tiene como objetivo: controlar y gestionar el envío los documentos de una manera eficaz a todos nuestros destinatarios y no tener inconvenientes con ellos para así ser una empresa responsable y reconocida.

                                                                                        Atentamente:

                                                                                      Director General

Procedimiento de despacho

Fecha__________________ Lugar_____________________

Encargado de despacho
A quien corresponda:

Por medio de la presente le pido a usted___________________________.
Que por favor termine el procedimiento de despacho que tiene como objetivo: Estudiar y comprender el funcionamiento que tiene el recibimiento y despacho de documentos, para así poder tener un amplio y mejor conocimiento sobre los documentos que pasan por la empresa.

                                                                    Atentamente:

                                                        Director General

Procedimiento de envío.

Fecha________________ Lugar__________________

Encargado de envio
A quien corresponda:

Por medio de la presente le pido a usted____________________________.
Que por favor termine el procedimiento de envio que tiene como objetivo: estudiar el envio de los documentos de una manera organizada, rápida y eficaz a todos sus destinatarios sin contratiempos en el proceso y confirmar si llego o no para tomar medidas en esos casos.

                                              Atentamente:

                                                        Director General

Formato de recepción

Registro de recepción de documentación

Instructivo de llenado

1. Anote el nombre el documento.
2. Anote la fecha en la que llegó el documento.
3. Anote la firma de quien revisó los documentos.
4. Anote la firma de quien autorizó los documentos.

Formato de despacho

[pic 7]

[pic 8]

   Fecha_______________  Lugar__________________

[pic 9]

C._________________________

Área de despacho

Presente:

Le solicito a usted ser tan amable de iniciar el proceso de recepción de documentación y mantener los documentos en buen estado para poder continuar con el proceso y mandarle los documentos al encargado del área de envio: _____________________.[pic 10]

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