Concepto de ajustes

CONCEPTO DE AJUSTES

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

CLASES DE AJUSTES

a. Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo conta¬ble. Este tipo de ajustes afecta las siguientes cuentas:

Caja

Bancos

Provisiones y Deudas de Difícil Cobro

Inventario de Mercancías

Depreciación Acumulada

Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos

Ingresos Recibidos por Anticipado

Ingresos por Cobrar

Costos y Gastos por Pagar

Provisiones para Obligaciones Laborales.

1.- AJUSTES A LA CUENTA CAJA, OCASIONADOS POR ARQUEO

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los si¬guientes casos:

a EL VALOR TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA PUEDE SER MENOR QUE EL SALDO EN LIBROS:

en este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual debe realizarse un ajuste. En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario dismi¬nuir el sa|ldo en el monto del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasionó el faltante, así:

El Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo 1: el cajero pagó servicios de cafetería por $90,000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Código Cuentas Debe Haber Haber

5195 DIVERSOS

519525 Elem. de Aseo y Cafet. 90.000

1 1105 CAJA

1110505 Caja General 90.000

Ejemplo 2: el cajero consignó $500,000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

Código Cuentas Debe Haber

1110 BANCOS 500.000

1105 CAJA 500.000

Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita Cuentas por Cobrar a Trabajadores.

Ejemplo: en el arqueo se presenta un faltante injustificado de $90,000.

Asiento de ajuste:

Código Cuentas Debe Haber

1365CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 90000

136595 Otros Cajero por faltante en Caja 90,000

1105 CAJA

110505 Caja General (Faltante) 90,000

b. EL VALOR TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA PUEDE SER MAYOR QUE EL SALDO EN LIBROS:

En este caso la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor.

Para llevar el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así: Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.

Ejemplo: el cliente Hugo Castillo abona $170,000, valor no registrado por el cajero, lo que ocasiona un sobrante en Caja.

Código Cuentas Debe Haber

1105 CAJA

110505 Caja General (Sobrante) 170,000

1305 Clientes

13050530 Hugo Castillo 170,000

Valores recibidos de más por el cajero: si la cantidad es mínima, puede contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, puede contabilizarse como un Pasivo en la cuenta Acreedores Varios, hasta cuando se establezca su razón.

Ejemplo 1: el valor total del arqueo es de $384,000 y el valor en libros correspon¬diente a Caja es de $380,000. No se encontró justificación al sobrante, es un ingre¬so adicional para la empresa.

Asiento de ajuste:

Ejemplo 2: el valor total del arqueo es de $8’540,000.00 y el valor en libros corres¬pondiente a Caja es de $8’500,000.

ARQUEO DE CAJA

Valores en caja del 30 de Julio de ______

Billetes $ 1.020.000

Monedas 20.000

Cheques bancos locales 5.000.000

Cheques de otras plazas 2.000.000

Comprobante de vta con tarjeta de crédito 500.000

Valor total arqueo $8.540.000

Saldo en libros 8.500.000 Sobrante en caja 40.000

No se encontró justificación al sobrante, provisionalmente es un Pasivo para la empresa.

Asiento de ajuste por el arqueo:

Código Cuentas Debe Haber Haber

1105 CAJA 40.000

2380 ACREEDORES VARIOS

23055 Otros (Sobrante por justificar) 40,000

Si al finalizar el periodo contable definitivamente no se justifica el sobrante, debe realizarse otro ajuste para anular el Pasivo y convertirlo en ingreso.

Asiento de ajuste al finalizar el periodo:

Código Cuentas Debe Haber

2380 ACREEDORES VARIOS

238095 Otros (Sobrante por justificar) 40,000

4295 DIVERSOS

429553 Sobrantes de caja 40.000

c. EL VALOR TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA PUEDE COINCIDIR CON EL SALDO EN LIBROS:

En este caso, si el saldo es correcto, no es necesario elaborar ajuste; sin embargo, antes de aprobar el arqueo, deben revisarse los soportes para comprobar su exactitud y evitar la contabi¬lización de errores compensados, esto es, que si se registra un recibo de caja por mayor valor y una factura de contado por menor valor, es un error compensado y aparentemente los saldos del arqueo y libro de Caja coinciden.

2. AJUSTES A LA CUENTA BANCOS, OCASIONADOS POR CONCILIACIÓN BANCARIA

Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

Extracto bancario es el documento que elaboran mensual y trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giro de cheques, retiros, notas débito o crédito y los saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias más frecuentes pueden ser:

a. Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad banca-ria: por ejemplo, cheques pendientes de cobro, remesas en tránsito; en estos casos la empresa no realizada ajustes porque cada una de estas operaciones ya fue registrada en la fecha en que se efectuó.

b. Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa: en este caso la empresa debe realizar ajustes, así:

c. Por notas débito: el banco envía notas débito por concepto de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre présta¬mos y otros servicios bancarios. Estos valores disminuyen el saldo de la cuenta Bancos; por tanto se acredita, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Ejemplo 1: en el extracto del Bancomercio aparece nota débito por $ 125,000, co¬rrespondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

Código Cuentas Debe Haber

5305 FINANCIEROS

530505 Gastos bancarios 125,000

11110 BANCOS

11100501Bancomercio 125,000 125,000

Ejemplo 2: en el extracto del Bancomercio aparece nota débito por $50,000, corres¬pondiente a intereses por sobregiro.

Asiento de ajuste:

Código Cuenta Debe Haber

5305 FINANCIEROS

530520 Intereses 50,000

11110 BANCOS

11100501 Bancomercio 50,000 50,000

Ejemplo 3: en el extracto del Bancomerçio aparece nota débito por $470,000, co¬rrespondiente al cheque girado por el diente Raúl O’Byrne, consignado por la empresa y devuelto por el banco por fondos insuficientes, valor no contabilizado por la empresa.

Asiento de ajuste:

Código Cuentas

...