Conceptualización y Teorización

3.3 Conceptualización y Teorización

1. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

RESPUESTA:

La empresa de recursos humanos

2. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

RESPUESTA:

El procedimiento que se debe seguir es el siguiente:

Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades Y oficinas de la empresa mediante diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.

El tipo de correspondencia es física ya que llega a la oficina directamente con el nombre a quien va dirigido, es una comunicación oficial, el oficio esta correcta mente marcado y son de una comunicación personal, por lo cual el paso a seguir es en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

Este tipo de comunicaciones que ingresa a la oficina se hace su respectiva revisión del contenido de la información y anexos que contienen del destinatario, datos del remitente y la verificación del asunto de la correspondencia para así poder dar su respectiva contestación y así poderle dar su respectiva radicación. Luego se procede a su respectiva radicación que en la oficina se tiene el sello con el nombre de recursos humanos, numero de radicado, fecha y hora de recibido dicho documento y la firma de la persona encargada de recibir encomiendas, para así poder dar una respuesta en el menor tiempo posible al remitente

Cuando la información está radicada se procede al registro se anota los datos más relevantes de la solicitud en un formato de registro se que lleva en el en la oficina para darle su respectivo tramite y control, en la correspondencia hay que registrar la comunicación con sus respectivo nombre, numero de radicación, y nombre del funcionario responsable del traite.

Luego de la comunicación registrada se procede a su respectiva distribución o reparto al destinatario para poderle realizar su atención y trámite correspondiente.

Finalmente, para que el trámite de un documento se realice adecuadamente, se requiere que desde su nacimiento hasta su final, cumpla con unas condiciones a nivel técnico en su elaboración. Es decir, que incluya los principios adecuados en la composición de su cuerpo y que sea acorde con el objetivo que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de archivos.

3. Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

REPUESTA:

La comunicación que genera es externa e interna ya que la comunicación puede llegar de otra entidad y de otra oficina de la misma empresa y tiene como recepción nombre propio de la persona.

4. Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

RESPUESTA

Los pasos para que puedan llegar a su destino son:

Es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.

Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades

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