Conceptualización y Teorización

Conceptualización y Teorización

Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar de forma adecuada en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

• Inicialmente: Seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

• Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento de que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
• Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio,explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

• Inicialmente: Organice la información recopilada anteriormente. Luego realice en una herramienta ofimática de su preferencia, como un diagrama de flujo;donde describa y organice secuencial y estructuradamente la información solicitada en cada ítem de la actividad de apropiación del conocimiento.

Nota:

• El diagrama de flujo se debe presentar de la siguiente forma:
• El nombre de la entidad.
• La ubicación y datos de contacto de la entidad.
• El nombre de quien realiza el documento (Aprendiz).
• Finalmente el diagrama creado.

SUCURSAL DE EFECTY

SINCELEJO-SUCRE

Barrio: El Cortijo

Calle Principal.

Redacción: Jonathan Hernandez Salcedo

Basandome en el proceso administrativo documental de la empresa EFECTY.

Hago mención de que un proceso documental radica en la secuencia de acciones y operaciones lógicas, apoyadas básicamente en cuatro elementos principales e informativos que generan resultados óptimos en el desarrollo de dicha función. Así entonces, dentro de la gestión de archivos y documentos, es necesario tener en cuenta, que el cumplimiento de los lineamientos establecidos por las normas, acuerdos y leyes archivísticas que permitirán así; el logro de los objetivos de la administración bajo su proceso administrativo documental. Por lo que:

• Se debe plantear:

1. EL OBJETIVO:

Que se encarga de atender las necesidades del cliente en cuanto a las solicitudes de activación de un giro para que pueda ser cobrado.

     2.  EL ALCANCE:

Que contempla las actividades relacionadas con la recepción de la solicitud en el

Punto de atención al público, hasta su aprobación o rechazo en dirección general.

    3.  LA RESPONSABILIDAD DE APLICACIÓN:

Bajo un Cajero y/o administrador del punto de atención al público, de un auxiliar de operaciones regional y de un analista de Mr giros pendientes.

    4.  LAS POLÍTICAS:

4.1- Realizadas bajo toda solicitud, debe ser efectuadas por el remitente y registradas en Sieweb por el Cajero de un punto de atención al público.

4.2-  Las solicitudes pueden registrarse desde cualquier punto de atención al público, no necesariamente desde la atención al público

donde se creó originalmente la operación.

4.3-  Una solicitud puede registrarse para un giro si se cumplen

los siguientes criterios:

• El giro no se ha pagado.
• El giro tiene más de 90 días de haber sido colocado por el remitente.
• El giro no tiene otra solicitud pendiente de aprobación.
• El giro no tiene una solicitud de devolución aprobada anteriormente.  

4.4- Ningún Colaborador, Cajero, Auxiliar o Administrador de un punto de atención al público está autorizado para realizar solicitudes sobregiros en nombre de un usuario.  

4.5- Cuando un remitente se acerque a su punto de servicio y le manifieste que desea cobrar uno o varios giros prescritos comuníquese con el Analista Mr. de Giros Pendientes en Dirección General.

     5.  DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

Act 1. Recibir solicitud: Reciba verbalmente solicitud por parte del remitente para la activación de un Giro o Envío.

Act 2. Solicitar el documento de identidad: Existen dos tipos de personas que pueden hacer la solicitud de activación de giro o de un envío. A continuación se presentan los 2 casos:

Para persona natural: Se debe Solicitar al usuario destinatario el documento de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte colombiano, tarjeta de identidad).

Para persona jurídica: Debe Solicitar a la persona que ha sido registrada o enrolada en nombre de la empresa que presente un documento de identidad autorizado de la misma. Por lo que se debe; Verificar la autenticidad del documento entregado por el destinatario, utilizando los parámetros establecidos en el H-SFI-I-2 que se basa, en Identificar Documentos de Identidad Originales. Si el documento es auténtico continúe con la siguiente actividad. Si el documento NO es auténtico, el Cajero debe abstenerse de continuar el proceso. En caso de que el cliente no presente alguno de los documentos de identidad autorizados informe  que debe radicar una PQR para la autorización de la solicitud. Ver Estatuto CCM-F-P-1. En el Registro de Trámite y solución de un PQR y S. De I.E (Identidad Empresarial).

Act 3. Ingresar la información del Remitente: En la aplicación sieweb live en la opción portafolio de servicios ingrese el tipo y número de documento y solicite la captura de la huella en el biométrico. Sieweb live muestra los giros que están inactivos para el remitente y a su vez lo que tiene activos.

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• Seleccione el giro o el pago que desea activar y confirme la solicitud de activación. Frente a ningún caso pague el giro al remitente con sólo la impresión de la solicitud de activación. Espere a que la solicitud sea aprobada por dirección general bajo la plataforma de Sieweb live.

Act 4. Solicitar documentos para el soporte de la solicitud: 

• Bajo un Formato diligenciado de H-SFI-F-18 que se basa en Solicitud de Activación Manual con firma y huella legible del remitente. Este formato debe ser diligenciado por el remitente.

Si es persona natural:

• Debe presentar y anexar Copia del documento de identidad del remitente al 150% por las dos caras.
•  Más una Copia de un documento adicional que contenga nombre y cédula del remitente.

Si es persona jurídica:

• Debe traer Fotocopia del certificado de cámara de comercio con vigencia inferior a un mes.
• Una Carta de autorización firmada por el representante legal y en papelería de la empresa.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y del documento de identidad autorizado de la persona enrolada ampliadas al 150%.  
• Finalmente la Verificación de que la huella y firma registrada en el formato H-SFI-F-18 de la Solicitud de Activación Manual coincidan con las del documento de identidad entregado por el remitente.

Act 5. Enviar los soportes de la solicitud: Envíe los soportes por correo electrónico o fax al Analista Mr. de Giros Pendientes para su respectiva gestión en dirección general. Conservando los originales por cuatro (4) meses.

Act 6. Informar trámite de la solicitud: Informe al cliente que una vez entregados los documentos escaneados en dirección general, la aprobación tardará media hora.  

Una vez gestionada la activación de un giro y si es aprobado,  quedará activo para su cobro en el sistema durante tres (3) días calendario. En caso que el cobro no se efectúe durante este período, automáticamente pasará de nuevo a estado inactivo.

Act 7. Pagar Giro y Envio: Una vez que la solicitud haya sido aprobada, ingrese nuevamente a Sieweb Live en portafolio de servicio y realice el pago de acuerdo a lo establecido en el procedimiento E-PSE-P-3 Pago de Giros.

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