DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del latín documentum “enseñanza, lec¬ción”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”. El sentido actual está docu¬mentado en castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de “lo que sirve para enseñar”, luego “escrito que contiene información (para enseñar)” y finalmente “escrito que contiene información fehaciente.

Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito, en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos jurídicos. Según la afirmación de Borjas que los “instrumentos, documen¬tos, títulos escritos y escrituras, son vocablos sinónimos en el lenguaje forense, y se entiende por tales todo escrito en que se hace constar un hecho o una actuación cualquiera”. Igual afirmación hace Feo que “en nuestras leyes usan a veces las voces genéricas documento, o instrumento, título, o escritura, como equivalentes; y así las emplea la práctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia”.

Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio humano existente y permanente que mantiene el vínculo con el pasa¬do, señalando cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.

El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto, los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de si¬nónimos, en realidad, corresponden a conceptos diferentes.

Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales, entre otras, las marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a compro¬bar una relación jurídica, para las que se reserva el nombre de instrumentos. De tal manera que según su pensamiento no hay sinonimia entre los términos, sino más bien responden a conceptos diferentes, porque el documento es el género, y el instrumento una de sus especies.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

A. Por razón de la persona de que emana.

Es la principal, la más importante. Se clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el desempeño de sus fun¬ciones, y documentos privados, en los que no interviene, por lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas privadas.

Clases de Documentos Públicos

Los documentos públicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del funcionario público que ha actuado en su formación, o al valor que el propio legislador le ha dado en las relaciones jurídicas.

1. Registrales aquellos donde ha intervenido en su formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Re¬gistro Público está autorizado para tales funciones (Art. 10);

2. Judiciales cuando han sido formados por un Juez (Art. 1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento Civil);

3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notarías Públicas, Art. 14, Ords. “a” y “b” y el Art. 32, Ord.1°.

Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia entre ellos es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene duplicado, en él se plasma una síntesis del contenido del documento.

El Documento Auténtico

Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto a Brewer-Carías, que el documento es público, porque lo forma o interviene en su formación un funcionario público facultado porla Ley para autorizarlo y dar certeza de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el documento auténtico que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.

La Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualizó en la sentencia N° 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento público y documento auténtico, a saber: “…En este orden de ideas, del contenido del artículo 1.357 del Código Civil, es preciso hacer la siguiente distinción: documentos públicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades quela Ley establece al efecto, y en cuya formación interviene un funcionario con la facultad de darle fe pública. La que alcanzara inclusive su contenido. Este documento público es también auténtico. Ahora bien, existe otra categoría de instrumentos que se reputan auténticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pública, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningún modo en la elaboración del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La redacción del citado artículo 1.357 del Código Civil, pudiera llevar a pensar que el documento público y el auténtico, son análogos, esto no es así y debe entenderse que el documento público por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es también un documento autentico. Sin embargo, el documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para otorgar fe pública (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante él suscribieron el instrumento, ya redactado previamente…”

El Documento Privado

El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana.

Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes, con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua Corte Federal, del 26 de mayo de 1952, citado por Brewer-Carías en un trabajo sobre la Autenticidad del Documento Público, nos aclara el concepto de documento privado que textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos privados se comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervención del Registrador, el Juez o de otro funcionario compe¬tente, y que se refieren a hechos jurídicos a los cuales pueden servir de prueba”.

Borjas, manifiesta que “los instrumentos privados, como obra que son de los particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su estructura no estén justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su eficacia”.

En consecuencia el documento privado surge como manifestación de la voluntad de los particulares por sí o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen función pública.

Otros autores como Pietri, sostiene que “la escritura privada no es sino la confesión hecha mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han querido contraer; entonces ella hace fe únicamente de la verdad del he-cho histórico de esta confesión”.

Por último se tiene a Chiovenda, que afirma “que el documento privado, no proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pú¬blica, no hace por sí prueba ni de sí mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la perso¬na contra quien se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto público”.

B. Por su solemnidad.

Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto, que se puede acreditar también por cualquier otro medio probatorio.

C. Por su fuerza probatoria.

Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.

La autenticación, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervención del funcionario público, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento jurídico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar a dudas acerca de la verdad de sus declaraciones.

En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumen-tos reconocidos y no por las del instrumento público. La diferencia radica en que la prueba del instrumento reconocido es desvirtuable por medio de otras pruebas. Tal como lo confirma el artículo 1.363 del CC. que dice: “El Instru-mento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instru-mento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones”.

La autenticación de documentos está reservada actualmente a los Nota¬rios Públicos, artículo 75, numeral 17 de la Ley de Registro Público y del Notaria-do, GO. N° 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticación asentado en estos libros, produce efectos erga omnes.

En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. en su Art. 1.924 afirma que: “Los documentos, actos y sentencia quela Ley sujeta a las for¬malidades del registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningún efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el inmueble.

Cuando la Ley exige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquél con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales”.

Jurisprudencia

Los documentos autenticados tienen La fuerza probato¬ria de documentos públicos, pero no su carácter.

Los instrumentos a que se refiere la formalización son documentos autenticados, lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los declaró autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del documento público de acuerdo al artículo 1.363 del Código Civil; pero ello no les confiere el carácter de documentos públicos, sino que se trata de documentos privados cuya regla directa de valoración no es el artículo denunciado, sino el 1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infracción de la adecuada regla de valoración probato¬ria, la Sala deberá desestimar lo denunciado. (Sentencia dela Sala de Casación Civil, 31-05-89).

ELEMENTOS ESENCIALES DEL DOCUMENTO

En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos sustanciales la cosa, el autor y el contenido:

A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plástico, papel, piedra, metal, entre otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, números, etc., una declaración de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurídico.

B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la declaración de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el docu¬mento y por ello deben otorgarlo con su firma, que es la representación gráfica de la persona en el documento y que expresa su consentimiento.

C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario que la manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva para probar los hechos a que se refiere.

VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS

Fuerza Probatoria del Documento Público. El documento público hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el funcionario en su carácter legal y en el ejercicio de su función, dejando constancia de todo aquello que fue por él realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y de lo que por la ley está llamado a dar fe. Así, para impugnar la verdad de los dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia, habrá de recurrirse a la acción de tacha de falsedad.

Art.1357 del Código Civil “Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.”

Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición dela Ley no requieran ser extendidos en escritura pública o revestir solemnidades legales. Pero, esa clase de instrumentos no valen por sí mismos nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos, tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil.

Art. 1.363 “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas declaraciones.”

Finalmente se puede decir, que la importancia de la clasificación de los documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos legales, los documentos auténticos o públicos, por la gran importancia que tienen en las relaciones jurídicas, son los que por sí mismos hacen prueba y dan fe de su contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los representantes legales.

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