Diseño De Indicadores De Gestion Presupuestaria De La Empresa Artefactos La Guayanesa

IMSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLOGICO DEL MAR

EXTENSION CIUDAD GUAYANA

RIF: J-00066762-4

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CONTABILIDAD Y FINANZAS

DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION PRESUPUESTARIA DE LA GERENCIA DE LA EMPRESA ARTEFACTOS LA GUAYANESA C.A.

SAN FELIX-EDO BOLIVAR

SINDY RAMIREZ

SAN FELIX, NOVIEMBRE 2012

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del problema

Actualmente en toda organización, todos y cada uno de los niveles gerenciales participan en los procesos de formulación de planes y presupuestos, siendo responsables de su ejecución. Esto ha implicado cambios profundos en los procedimientos administrativos que apoyan al sistema financiero. La experiencia empresarial de muchos años, en esta área, demostró que muchos de los fracasos vividos, no se debieron a que los sistemas presupuestarios fueran deficientes, sino que falló la capacitación, motivación y comprensión del personal sobre los verdaderos alcances de los sistemas desarrollados y además, porque no se orientaron los procedimientos administrativos a dar respuestas a los requerimientos y objetivos de la dinámica organizacional.

En esta perspectiva, se describe la realidad de Artefactos La Guayanesa, ubicada en el centro de San Félix, calle Páez local N°186 encargada de la compra, ventas y distribución de equipos industriales y electrodomésticos. Como entidad privada tiene el objetivo de alcanzar el nivel óptimo de ventas respondiendo a las exigencias del mercado en cuanto a calidad, volumen y oportunidad, asegurando las mejores condiciones de adquisición y forma de pago, optimizando la gestión de comercialización, maximizando los beneficios en las ventas de los diferentes productos requeridos en el mercado y prestando a la vez un servicio eficiente y confiable a sus clientes, garantizando el abastecimiento de equipos necesarios tanto para industrias como para el hogar a los más bajos costos.

Esta empresa cuenta con el Departamento de Información Gerencial y Presupuesto, cuya función es ejercer el control y análisis de las operaciones presupuestarias desarrolladas por las unidades administrativas-operativas, determinando las posibles desviaciones y sus causas para poder establecer los correctivos pertinentes de una manera oportuna y lograr que la ejecución del presupuesto corresponda con la programación prevista, con las directrices, los lineamientos y el marco normativo existente. Cada uno de los departamentos que conforman la organización, elaboran su presupuesto como un sistema de control de gestión dirigido a cumplir las metas previstas, expresadas en valores y términos financieros a cumplir en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones, de forma independiente haciéndola llegar al departamento de información gerencial y presupuesto.

En esta empresa, cada año en el Departamento de Información Gerencial y Presupuesto, se suscita la misma experiencia que evidencia la escasa eficiencia que caracteriza a esta tarea administrativa. Cada unidad operativa de la empresa, realiza su presupuesto bajo indicadores propios, pues no se cuenta con criterios y procedimientos que sirvan como patrón para realizar el presupuesto de manera similar, es decir, no existe un formato común. No hay un instrumento único para el manejo de las partidas presupuestarias que apoye al personal de finanzas para la formulación del presupuesto general de la organización. Desde una perspectiva poco acertada, se asume un inventario o registro de requerimientos que muchas veces, no están acordes a las necesidades reales de cada departamento, ocurriendo que en muchos casos, no se cubren plenamente las expectativas de dotación.

Esta situación genera una desorganización administrativa evidenciada en la deficiente interpretación y manejo de los presupuestos enviados por las unidades organizativas, ya que cada departamento refleja su información de manera diferente, tanto de las estimaciones de gastos, como las proyecciones de ingresos; complicando la labor al Departamento de Administración y Finanzas. Las unidades organizativas entregan a tiempo sus presupuestos, sin embargo éste se demora debido a la interpretación que se tiene que dar a cada uno de ellos, por no estar elaborados en forma uniforme. Esto ocasiona pérdida de tiempo para el Departamento de Información Gerencial y Presupuesto tratando de interpretar los variados términos técnicos, debido a que no existe un procedimiento estandarizado para la presentación del presupuesto.

Es por todo esto que se justifica la presente investigación, ya que como producto de la experiencia se desarrolla la propuesta para la estandarización en la formulación y elaboración de los procesos que anteceden a la formulación y elaboración del presupuesto de Artefactos La Guayanesa lo que contribuirá a que la organización cuente con un instrumento que hará más viable las tareas en el Departamento de Información Gerencial y Presupuesto. Por otra parte, este estudio servirá a otros investigadores que deseen desarrollar temas relacionados con la elaboración de presupuestos, como fuente de información válida que puede contribuir a avalar el desarrollo de nuevas ideas al respecto.

Ocurre además que en el transcurso de los diversos lapsos administrativos, se debe diligenciar solicitudes adicionales que a veces no tienen respuesta inmediata, por lo que se retardan la compra de mercancía ya que se carece de una información presupuestaria eficiente. Esto constituye una clara evidencia de la necesidad de plantear un compendio de indicadores de gestión presupuestaria que ayuden a explicar la eficacia de la planificación de los recursos financieros estipulados para el mantenimiento y operatividad de cada uno de los departamentos de la organización. Motivado a la carencia de un proceso estándar para la formulación y elaboración del presupuesto, dentro de los diferentes departamentos que conforman la gestión empresarial de Artefactos La Guayanesa y a la carencia de una uniformidad de criterios en torno a la recopilación y presentación presupuestaria, se hace necesario crear un esquema unificado donde se estandarice y se justifique la utilización

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