Gestion De Empresas

Análisis de Sistemas I

Empresa Telas Tocco

Ingeniería Informática e Ingeniería Industrial

2012

INDICE

1) ANALISIS DEL CASO 03

1.1) Sistemas de Información 03

1.2) Análisis FODA 03

1.3) Conclusiones del Análisis 04

2) DESARROLLO DE LA PROPUESTA 05

2.1) Objetivos 05

2.2) Políticas 05

2.3) Principios de la Organización 06

3) MEJORAMIENTO CONTINUO 08

3.1) Planificación y Reestructuración 08

4) SISTEMA TOCCO 14

4.1) Menú Principal 14

4.2) Menú Producción 15

4.3) Menú Clientes y Proveedores 15

4.4) Menú Bodega 16

4.5) Menú Pedidos 17

4.6) Menú Entrega y Despacho 17

5) CONCLUSIONES 18

1) ANALISIS DEL CASO

1.1) SISTEMAS DE INFORMACION:

La empresa no cuenta con un sistema de información eficiente. El sistema que posee no es computarizado, aunque cuenta con un moderno equipo de computadores.

El personal destina gran cantidad de su tiempo para generar, redactar y recolectar la información en forma manual; por lo tanto la información no siempre se presenta oportunamente.

El sistema no se encuentra integrado; vale decir, que no todos los sectores emiten todas las salidas necesarias, ni tampoco recibe eficientemente las entradas que precisan para efectuar un trabajo eficiente.

1.2) ANALISIS FODA:

1.2.1) Fuerzas:

- Buena calidad de los productos.

- Infraestructura adecuada y propia.

- Prestigio reconocido de responsabilidad y seriedad con sus clientes.

1.2.2) Oportunidades:

- Venta a nivel nacional e internacional.

- Expansión a nuevas áreas (tela para faenas mineras, ropa deportiva).

- Postulaciones a programas de emprendimiento (FOSIS, Capital Semilla, PEL).

- Asociación y utilización de franquicias o licencias de empresas internaciones (Cannon, Columbia, NorthFace).

- Capacitaciones a través de Programas SENCE.

1.2.3) Debilidades:

- No se realiza un buen control de producción, ventas y post-ventas.

- No realizan actividades publicitarias o de marketing.

- La formación profesional es empírica en la mayoría de los trabajadores, no existen cursos de capacitación ni certificación de calidad.

1.2.4) Amenazas:

- Ingreso al mercado de telas importadas de mala calidad pero de bajo precio.

- Automatización de empresas competidoras.

- Variaciones del precio de los combustibles o factores externos que afectan la comercialización.

1.3) CONCLUSIONES DEL ANALISIS:

1.3.1) Filosofía empresarial: No tiene claramente formulada su visión, misión, objetivos y políticas.

1.3.2) Organización y estructura: No existe una estructura organizacional definida formalmente.

1.3.3) Procedimientos administrativos: No existe manual administrativo al respecto.

1.3.4) Sistema de personal: No existe un reglamento interno bien establecido y no contempla formación ni capacitación del personal.

2) DESARROLLO DE LA PROPUESTA

2.1) OBJETIVOS:

2.1.1) Objetivo General:

Ordenamiento de la información de la empresa en cuanto a producción, ventas y clientes; buscando una atención eficiente, consolidando el marco competitivo y como consecuencia, un aumento en los ingresos

2.1.2) Objetivos Específicos:

- Crear un sistema de información eficiente para aplicar en producción, ventas y clientes.

- Aumentar el número de clientes y determinar rutinas de demandas.

- Crecer y consolidar la empresa.

- Atender eficientemente a clientes internos y externos.

- Capacitar y efectuar encuestas de satisfacción laboral a todo el personal.

2.2) POLITICAS:

2.2.1) Política General:

Llegar a todos los usuarios satisfaciendo sus expectativas con telas de buena calidad y en los tiempos acordados.

2.2.2) Políticas Específicas:

- Amabilidad con el cliente.

- Fabricar telas de buena calidad.

- Preferencia a los clientes mayoristas.

2.3) PRINCIPIOS DE ORGANIZACION:

2.3.1) Principio de Jerarquía:

Se debe identificar y establecer cuatro niveles jerárquicos:

- Nivel Gerencial.

- Nivel Ejecutivo.

- Nivel Administrativo y Financiero.

- Nivel Productivo.

2.3.1.1) Nivel Gerencial: Su propósito es de tomar decisiones para cualquier nivel organizacional y tener la autoridad sobre todo el personal, llegando a ejercer control en forma directa.

2.3.1.2) Nivel Ejecutivo: Su propósito es de controlar, coordinar, dirigir las actividades de la empresa; además de buscar y aplicar estrategias para que la organización salga adelante.

2.3.1.3) Nivel Administrativo y Financiero: tendrá las siguientes funciones:

- Crear planes financieros para que la empresa obtenga los recursos financieros.

- Administrar los recursos financieros para realizar operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de máquinas y equipos, pago de salarios entre otros.

- Invertir los recursos financieros excedentes en operaciones como: inversiones en el mercado de capitales, adquisición de inmuebles, terrenos u otros bienes.

- Manejar de forma adecuada la elección de productos y de los mercados.

- Planificar, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organización.

2.3.1.4) Nivel Productivo: se conformará por los departamentos de producción, mantenimiento y seguridad industrial. Deberá cumplir eficientemente las órdenes de sus superiores manteniendo sus respectivas funciones a realizar en la empresa y siguiendo los procedimientos establecidos.

2.3.2) Principio de Difusión:

Se utilizarán los medios televisivos, diarios y confección de una página en internet.

2.3.3) Principio de Amplitud o Tramo de Control:

Mediante un sistema informático se podrá controlar las entradas y salidas; así mismo se podrá coordinar los futuros pedidos y una base de datos de todos los clientes.

2.3.4) Principio de Coordinación:

Los jefes de cada departamento se reunirán con las personas que lo conforman, para informarse sobre la situación del departamento y proponer políticas del mismo.

Así mismo, el gerente general se reunirá con los jefes de departamento una vez por mes para ver las políticas futuras de la empresa.

2.3.5) Principio de Comunicación:

La comunicación que se tendrá en la empresa es abierta de forma oral y será escrita para casos de suma importancia por medio del uso de correos electrónicos institucionales (intranet e internet).

3) MEJORAMIENTO CONTINUO

3.1) PLANIFICACION Y REESTRUCTURACION:

Es recomendable reunir un equipo y elaborar una lluvia de ideas para mejorar, ya sea el producto o servicio que es brindado.

Siempre existirán oportunidades para mejorar la organización siempre y cuándo se sepan aprovechar las diferentes personalidades, experiencias y puntos de vista que otorga un equipo conformado por personal de diferentes áreas de la empresa.

3.1.1) Secuencia de Trabajo:

Se planifica y determina la secuencia de trabajo más adecuada, la cual tendrá el siguiente orden:

3.1.1.1) La producción de las telas y uniformes se harán en Santiago, las cuales se distribuirán a sus sucursales en provincias.

3.1.1.2) Las sucursales tendrán un stock de telas y uniformes para las ventas minoristas.

3.1.1.3) Para las ventas al por mayor, éstas serán mediante órdenes de compras que serán remitidas a Santiago, adjuntando diseño que deseen para los uniformes. Para esto, cada sucursal tendrá un programa computacional para poder crear un diseño de acuerdo a los requerimientos de los clientes.

3.1.1.4) Cada cliente tendrá un número verificador que será asignado por la empresa, para poder realizar más expedito el pedido. Este

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