Guía Para La Elaboración De Los Manuales Administrativos En El INP

Guía para la elaboración de los

manuales administrativos en el INP

INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRIA Dirección de Planeación Departamento de Diseño Organizacional

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

2006-2007

Departamento de Diseño organizacional.

Ext: 1268 y 1612

Guía para la elaboración de los

manuales administrativos en el INP

Guía para la elaboración de manuales administrativos

CONTENIDOS

A. Introducción............................................................................................................2

1. EL PROCESO NORMATIVO.......................................................................................3

I. Elaboración o actualización del diagnóstico y plan normativo..............................................3

II. Análisis y mejora del proceso................................................................................................7

1. El Mapa General de Procesos (PEPSU).........................................................................7

2. Algoritmo de macroprocesos.........................................................................................7

3. Flujograma de actividades.............................................................................................8

4. Técnica de libreto............................................................................................................9

III. Mejora del proceso..........................................................................................................10

IV. Elaboración de la normatividad.......................................................................................11

V. Difusión y control de la normatividad..................................................................................12

VI. Evaluación y actualización de la norma..........................................................................13

B. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.............................................................................14

1. Contenido del Manual de Organización..............................................................................15

La hoja de identificación......................................................................................................15

Índice (desde la introducción hasta los anexos)...............................................................15

I. Introducción...................................................................................................................16

II. Objetivo.........................................................................................................................16

III. Antecedentes Históricos..........................................................................................16

IV. Marco Jurídico...........................................................................................................17

V. Atribuciones...................................................................................................................17

VI. Misión y Visión..........................................................................................................18

VII. Estructura Orgánica..................................................................................................19

VIII. Descripción de Funciones........................................................................................26

IX. Glosario......................................................................................................................26

C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS........................................................................27

1. El contenido general de un manual de procedimientos incluye los siguientes ítems:.........27

Portada..................................................................................................................................27

Hoja de identificación y autorización..................................................................................28

I. Índice (desde la introducción hasta los anexos)........................................................28

II. Introducción...................................................................................................................28

III. Marco Jurídico...........................................................................................................29

IV. Objetivo del manual..................................................................................................30

V. Procedimiento............................................................................................................30

2. Simbología .........................................................................................................................39

3. Acciones para la determinación de indicadores..................................................................44

4. Levantamiento de información............................................................................................47

5. Análisis...............................................................................................................................47

6. Definiciones........................................................................................................................47

7. Bibliografía.........................................................................................................................48

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manuales administrativos en el INP

A. Introducción

En la actualidad, la organización y el funcionamiento de los hospitales se basan en la administración de los procesos de atención y de trabajo, más recientemente, la identificación de las necesidades de atención por centros de costo, en la cual es fundamental tener y mantener actualizado el marco normativo que regula el ejercicio de dichos procesos y que permite su evaluación y control.

En México, las instituciones del sector salud han llevado a cabo un trabajo de elaboración y actualización normativa, con una participación muy amplia de instituciones públicas y privadas de salud, así como de organizaciones nacionales e internacionales, asociaciones académicas, universidades e instituciones de educación superior, el cual ha dado como resultado la publicación de Normas Oficiales Mexicanas que constituyen, junto a la Ley General de Salud y sus Reglamentos, un sustento jurídico de observancia obligatoria de todas las instituciones de salud, públicas y privadas del país (Ley Federal sobre Metrología y Normalización, publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 1º de Julio de 1992).

En la administración de los procesos, los manuales de procedimientos establecen los lineamientos integrales actualizados y simplificados para dar seguimiento a la satisfacción de necesidades de los usuarios de los servicios, o el seguimiento de los productos de compra o de los bienes financieros, constituyéndose así en un valioso instrumento para la prestación de servicios y son una guía efectiva de las actividades de trabajo.1

Los manuales de organización y de procedimientos repercuten en aspectos tales como la oportunidad y calidad de los servicios de salud; el trabajo en equipo; el mejor aprovechamiento de los recursos y su costo; la satisfacción de los usuarios y de los prestadores de servicios, además de facilitar la adecuada incorporación del personal de nuevo ingreso.

Uno de los aspectos fundamentales que la Comisión Nacional de Certificación de Hospitales considera en la evaluación de los mismos, es la existencia, el acceso y el

1 Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C., Sistemas de gestión de la calidad –Requisitos, COTENNSISCAL, México primera edición 2001 2

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conocimiento de los manuales de procedimientos por parte de las diversas áreas que integran los servicios hospitalarios, así como el apego en la aplicación de los procedimientos establecidos.

De igual manera se da especial importancia a la revisión periódica de los manuales tomando en consideración que los cambios e innovaciones en la tecnología médica se producen en forma cada vez más acelerada. Los manuales sirven para mantener actualizado el marco normativo que regula la prestación de los servicios y que asegura la calidad de los mismos.

Los manuales que actualmente existen en el INP son instrumentos de trámite que difícilmente tienen una concordancia con la operación cotidiana, por lo que se hace importante retomar desde el enfoque a procesos hasta el formato físico para su consulta y disponibilidad.

1. EL PROCESO NORMATIVO

En el proceso normativo se consideran las siguientes fases:

I. Elaboración o actualización del diagnóstico y plan normativo

II. Análisis y mejora del proceso

III. Mejora del Proceso

IV. Elaboración de la normatividad

V. Difusión y control de la normatividad

VI. Evaluación y actualización de la norma

I. Elaboración o actualización del diagnóstico y plan normativo

Para la elaboración del diagnóstico situacional es importante considerar que para fines de trabajo, toda unidad que genere un costo se llamará unidad administrativa (UA), la unidad administrativa es aquella entidad que cuenta con un programa de trabajo, la identificación

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