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Herramientas Del Control De Inventario


Enviado por   •  10 de Mayo de 2013  •  1.016 Palabras (5 Páginas)  •  509 Visitas

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HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

Dentro de las herramientas que manejan el control de inventarios y los diversos aspectos de la responsabilidad sobre estos afectan a muchos departamentos y cada uno de debe ejercer cierto grado de control sobre los productos a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles abarcan desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales dentro de estos son:

PLANEAMIENTO

La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el Departamento de Ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, nivel de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

COMPRA U OBTENCIÓN

En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas:

Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren.

Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

La función de compras es en sí misma una función directiva, implica la afluencia de materiales desde la creación de depósitos y conductos, pasando por los grandes almacenes desde los lugares definitivos en donde se utilizan.

RECEPCIÓN

Debe ser responsable de lo siguiente:

* La aceptación de los materiales recibidos después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

* La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.

* La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

En éste departamento es en donde se realiza el primer contacto físico con las mercancías, lo cual da origen a una serie de movimientos que tienen la finalidad de: recibir los artículos, hacer la comprobación de que los recibos están correctos, realizar la clasificación para su acomodo en almacén, dejando constancia de ello y enviando a los departamentos interesados una copia del trabajo realizado.

ALMACENAJE

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas, así como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas.

c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

Es aquí, en éste departamento donde la empresa toma posesión de los artículos que ha solicitado al proveedor mediante la orden de compra, si el primer contacto físico se realizó en el departamento de recepción, es en el departamento de almacenaje donde formalmente se inicia la posesión y custodia de los artículos.

Es necesario pues que en el almacén exista una organización principiando desde la ubicación, distribución de la superficie, el equipo necesario para su funcionamiento, planos de acomodo y localización, así como la implantación de la papelería necesaria tendiente a lograr el control de las mercancías aunado a la consecución del control interno tan necesario para la vigilancia del trabajo realizado y de las revisiones posteriores.

PRODUCCIÓN

Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:

* La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

* Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.

EMBARQUES

Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse preferiblemente a base de órdenes de embarque debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

Las principales funciones del departamento de embarques son:

a) Embalar las mercancías en forma apropiada para su embarque.

b) Embarcarlas de acuerdo con las instrucciones recibidas de los departamentos de ventas y tráfico.

c) Procurar que se envíen al cliente en la fecha correcta las clases y cantidades correctas de mercancías.

d) Cargar los envases en los vagones en forma apropiada, para asegurar que las mercancías no sufrirán daños durante el transporte.

e) Estudiar mejores métodos para envasar y embalar los materiales, con el fin de asegurar el transporte seguro de las mercancías.

CONTABILIDAD

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

El departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

* Recibir la factura del proveedor.

* Chequear con la orden de compra.

* Recibir información de almacenista sobre los materiales o mercancía recibida.

* Realizar el asiento contable referente a la compra de mercancías.

* Recibir copia de la requisición de materiales y mercancías.

* Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricación.

* Afectar la orden de producción o los procesos productivos

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