IDENTIFICACIÓN DE LA TERMINOLOGÍA SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Definición de procedimiento administrativo

Un procedimiento administrativo es un proceso de toma de decisiones de la administración.

Este procesos consiste en una secuencia ordenada de tramites o actuaciones (actos administrativos)

Son reglas de tramitación de los asuntos propios de la administración como tarea preparatoria que ah de concluir a la decisión administrativa.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA TERMINOLOGÍA SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• TIPOS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

En el trabajo administrativo diario los sistemas y procedimientos juegan un papel muy importante, ya que por su diseño y operación deben responder a la forma en la que se harán las cosas, los medios que se utilizaran para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados.

Los sistemas administrativos y principalmente los sistemas de procesamiento de datos, que son los que nos interesan, pueden ser

Manual

Los datos son registrados manualmente, con el uso de lápiz o pluma sobre documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son transferidos de un lugar a otro en forma manual, pueden ser almacenados en carpetas de archivos. La búsqueda en los archivos es manual.

Los datos son almacenados y editados manualmente. Con frecuencia cierta información debe ser asentada sobre varios documentos a la vez en este cazo el auxilio del papel carbón nos permite una mayor aceleración en los procesos.

Los sistemas manuales tiene sus ventajas porque son de bajo costo, son flexibles adaptándose fácilmente a cambios.

Los sistemas administrativos manuales resultan lentos y engorrosos en empresas que manejan gran volumen de operaciones que son repetitivas y con caculos complejos.

Mecánico

Este sistema emplea dispositivos mecánicos que permiten, en comparación con los manuales, un proceso de datos más eficiente. No obstante, debemos considerar que estos mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilación de datos fuente se logra atreves de mecanismos como maquinas de escribir, caja registradora, impresora de cheques, fotocopiadora, maquinas de contabilidad, etc.

La transmisión de datos a corta distancia puede llevarse a cabo por medio de tubos neumáticos, intercomunicadores, bandas sin fin, y a larga distancia por teléfono, fax o telégrafo.

Los documentos en los sistemas mecánicos son almacenados de la misma forma que los manuales, pero los datos contenidos en ellos, están impresos o mecanografiados en vez de escritos a mano.

Como ventaja se podría decir el hecho de que permite incrementar grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente, tomando resultados de las maquinas, transfiriéndolas a otras, con la consiguiente posibilidad de error.

Electrónico

Son los sistemas en los que se utilizan computadoras para el registro de datos.

El desarrollo más reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrónica que merece gran interés debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y otras funciones a velocidades increíbles. Esto se debe a que el procesamiento en computación se logra mediante impulsos electrónicos mediante microcircuitos, en el lugar de efectuarse por partes mecánicas, por medio de instrucciones que se programan desde el teclado, un disco, una cinta magnética, se pueden realizar miles de funciones complejas en segundos.

Generalmente, las computadoras pueden efectuar automáticamente todos los pasos manipulativos  en el ciclo de procesamiento de datos. Sin embargo, a pesar de tremenda velocidad con la que operan, el procesamiento es menos importante ya que no se puede ver lo que está ocurriendo: la manipulación de los datos se manipulan dentro de la computadora. Las operaciones de la computadora se clasifican, normalmente, bajo tres fases:

Entrada

Antes de que pueda alimentar el sistema con datos de los documentos fuente, hay que convertirlos a símbolos codificados que se registran en algunas de las formas siguientes: como perforaciones en tarjeta, perforaciones en cinta de papel. Algunos documentos fuente se pueden introducir directamente a una computadora mediante un equipo de reconocimiento óptico de caracteres que puede interpretar números impresos o manuscritos.

Procesamiento

Una vez que los datos se registran en una de las formas que se mencionaron, están listos para que el dispositivo de entrada del sistema de computación los lea y transfiera electrónicamente a la unidad de almacenamiento de la computadora. La unidad de almacenamiento o memoria es el mecanismo que almacena información para conservarla o para utilizarla en procedimientos posteriores.

La clasificación, reacomodo, comparación análisis, calculo y el resumen se efectúa automáticamente dentro de los componentes del sistema, de acuerdo con una serie de instrucciones almacenadas en la computadora que se denomina programa. La computadora también puede tomar decisiones lógicas, de acuerdo con las instrucciones que reciba. La ejecución de estas funciones en forma completamente automática y a velocidades fantásticas, caracteriza las computadoras electrónicas y les da una mayor ventaja sobre otros sistemas

Salida

Los resultados del procesamiento que se efectúa dentro de la computadora se pueden registrar en cinta magnética, cinta de papel perforada, tarjetas perforadas, una pantalla o por conexión directa entre la unidad de proceso y un dispositivo de impresión.

El procesamiento electrónico de datos tiene varias ventajas sobre los demás sistemas. Las principales son:

1. Velocidad de procesamiento muchas veces superior
2. Procesamiento continuo
3. Ahorro de espacio, pues el equipo y forma de almacenamiento son compactos
4. Mayor precisión
5. Permite realizar tareas jamás intentadas en otros sistemas

• FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. 

¿Qué es un procedimiento?
Son planes, en cuanto se establece un método habitual de manejar actividades futuras.
Son verdaderas guías de acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

¿Qué es un sistema?

Conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecución de un objetivo.

Siempre que un conjunto de variables se interconectan para satisfacer cierto objetivo forman un sistema: si no poseen estas características, simplemente será una agrupación de elementos.

Así podemos hablar de la sociedad como sistema integral, que no solo es el conjunto de habitantes, tierra gobierno, si no que y sobre todo, esta determinado por las relaciones establecidas de estos.

Tomando en cuenta la anterior se puede comprender a la empresa- fenómeno fundamentalmente social- no solo el conjunto de recursos humanos, materiales y técnicos, sino también por la relación establecida de estos.

Los sistemas posen una organización interna, e decir, un modo específico de interconexión e interacción de su componente. Por ejemplo, el cuerpo posee una perfecta organización, por medio de la cual los órganos y aparatos se encuentran relacionados y de esa manera efectúan sus funciones en el momento que la necesitan.

La sociedad es otro sistemas que se caracteriza en su organización por las interrelaciones comerciales, sociales y monetarias; por la forma de propiedad de bienes, por el lenguaje, las costumbre, por la legislación.

En una empresa por lo pequeña que sea, y aunque carezca de organigrama, su organización está dada por las relaciones- a veces informales- que existen entre el grupo de trabajadores y el jefe.

Clasificación

Inicialmente se conocen 2 clases de sistemas: los naturales y artificiales.

Los naturales son los que encontramos en la naturaleza: los que han sido creados por el hombre, por ejemplo el sistema planetario, el sistema nervioso.

Los artificiales son los creados por el hombre, ejemplo: sistemas políticos, sistema bancario.

Los sistemas artificiales pueden ser formales e informales.

Los formales son los planeados y controlados. Los informales son los espontáneos.

Los sistemas administrativos son artificiales y pueden ser formales e informales. A través del análisis de los sistemas administrativos podemos conocer y mejorar su funcionamiento en cualquier organización.

Otra calcificación que podemos mencionar es la que se da a las empresas: sistema de la fábrica o taller y sistemas administrativos

Características generales de los sistemas

1. Jerarquía limitada: cada sistema es parte de un sistema mayor y a cada una de esas partes se les denomina subsistema. Así cómo es posible aplicar unos sistemas para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también se puede reducirlo a una versión más pequeña. La empresa u organización de negocios se considera como el sistema o “el sistema total” cuando se atiende al estudio y análisis de los subsistemas de producción, de distribución de artículos, etc.
2. Interconexión de sus elementos: los elementos son entes capases de producir la acciones que debidamente combinadas pueden lograr un objetivo. La interrelación son las transacciones de los elementos de un modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. No todas las relaciones que puedan existir entre los elementos son significativos para un sistemas, sino solo aquellas que de una forma contribuyen a los fenómenos que experimenta el elemento se integre con los fenómenos que se realizan en otros elementos para producir en conjunto un resultado característico que justifica la participación de cada elemento en el conjunto.
3. Organización interna: a cada sistema en particular le corresponde una organización o una manera específica de interconexión o interacción de lso componentes que lo forman. Cuanto más complejo es un sistema, tanto más compleja es su estructura.
4. Interdependencia: las partes o subtemas de un sistema son mutuamente dependientes y por lo tanto los cambios que suceden en alguno de ellos , afectaran el comportamiento de otros.
5. Evolución constante: un sistema no es estático, sino que evoluciona constantemente según se lo exijan las circunstancias. La supervivencia de un sistema depende de los cambios que se le introduzcan en la medida que sea evaluado y rediseñado para adecuar su funcionamiento a los cambios que se le dan en el ambiente.

Características de los sistemas administrativos

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