TP Sistemas Administrativos

TRABAJO PRÁCTICO CON LECTURA DE BIBLIOGRAFÍA

DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1- ¿Qué elementos integran los Sistemas Administrativos?

2- Funciones de los Sistemas Administrativos.

3- Características y problemas de los Sistemas Administrativos.

4- ¿A qué denominamos el Análisis de Sistemas contra los Sistemas Administrativos?

5- ¿Qué es y cuáles son los Enfoques de Sistemas?

6- ¿Qué son las Herramientas de Análisis?

7- ¿Qué son y para qué se utilizan los diagramas PERT y GANTT?

8- ¿Qué son los elementos de control interno?; ¿Cuáles son? Explicar cada uno.

9- ¿Qué son Normas de Procedimiento?; ¿Cuáles son? Explicar cada una.

1- El funcionamiento de las organizaciones se pauta en los niveles superiores, a través de la fijación de objetivos y grandes lineamientos de política, sin embargo, el mismo se concreta cuando los niveles medios e inferiores, adoptando decisiones de rutina, generan procesos de comunicación. Estos dan como consecuencia la ejecución de hechos físicos con los que se cumple el objeto de la organización. De la enumeración anterior surgen con claridad los elementos que conforman los sistemas administrativos:

a- Un conjunto de personas y equipos ubicados en los niveles medios e inferiores de la organización que dedican parte o todo su tiempo a la tarea de captar, transmitir, procesar o conservar información.

b- Un conjunto de soportes donde se sustentan datos, que sirven para documentar decisiones específicas, transmitirlas, conservarlas registradas en el tiempo y recoger los resultados de las mismas. Estos soportes se han estandarizado constituyendo formularios, registros, tarjetas y elementos similares.

c- Una red de canales que vinculan a las personas y por donde fluyen los soportes. Esta red no es aleatoria, sino que ha sido diseñada previniendo la creación de rutinas perfectamente definidas para operaciones repetitivas que pueden considerarse como “típicas” de cada organización.

Al proyectar los  canales no solamente se deciden las estaciones, sino también las normas que se aplicarán en el procesamiento de datos.

2- El sistema administrativo es el medio donde las decisiones de política adoptadas por los niveles superiores de la organización se concretan en múltiples decisiones que resuelven casos individuales y que rutinariamente van configurando la actividad de la organización. A través de él se transmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los cuales las decisiones se comunican documentadamente para impulsar el acto físico; además recoge los datos de sus fuentes, los elabora y retransmite paraqué los centros decisorios tengan noticia de los resultados de los actos ordenados, cerrando el circuito de retorno que se conoce como proceso de control.

Un sistema administrativo es eficiente cuando:

a- Posibilita la ejecución de los actos y/o procesos  dentro del plazo que se considera óptimo para su concreción. Las empresas necesitan aprovisionarse; es eficiente aquel que consigue que los elementos comprados estén disponibles en la fecha que se los necesita. Tenerlos por anticipado implica un gasto indebido de inmovilización de activos; no tenerlos en el momento preciso implica paros de línea con perjuicios en costos y en el ritmo de producción.

b- El costo de funcionamiento es compatible con la naturaleza de las tareas y con el beneficio que se genera por su ejecución. Desde este punto de vista es más eficiente aquel sistema que, cumpliendo adecuadamente con las demás funciones, requiere una menor erogación para la organización.

c- Hace posible el desarrollo de los actos administrativos con un alto grado de seguridad. La ejecución de ellos supone, en un alto porcentaje de casos, la movilización de bienes de la empresa.

El sistema administrativo debe incluir todas aquellas normas de control interno que están específicamente destinadas a asegurar la preservación del patrimonio de la organización

d- Simultáneamente con el desarrollo cotidiano de cada operación administrativa se va estructurando la pirámide de datos que resumidos periódicamente produzcan un cuadro informativo completo y actualizado para los diferentes niveles de organización. Es decir se debe establecer una simbiosis entre el sistema administrativo y los sistemas de información gerencial. En forma concomitante con la ejecución de las tareas administrativas deben producirse los elementos que satisfagan todos los requerimientos de información: legales, de supervisión, de información gerencial, etc. Ello implica un esfuerzo de compatibilización de requerimientos, tanto en la forma como en los plazos dentro de los cuales debe procesarse la información. Pero tiene, como recompensa, el hecho de que prescinde de la duplicidad en el procesamiento de datos similares para cubrir diversas necesidades.

3- Concomitantemente con el crecimiento de las organizaciones ha sido posible observar un desarrollo más que proporcional de los sistemas administrativos; es constante preocupación de la Dirección de empresas “el gigantismo” que han alcanzado los sectores ocupados en tareas de procesamiento de información. Ello deviene, fundamentalmente, de ciertas características específicas de las tareas de administración, cuyo conocimiento adecuado puede contribuir a mejorar el dominio sobre ellas. Ellas son:

a- Las tareas administrativas pueden repetirse un sinnúmero de veces sin aportar elementos positivos al funcionamiento de la organización.

Mientras que en cualquier tarea de fabricación no es concebible producir dos veces el mismo bien, toda labor de procesamiento de información puede ejecutarse tantas veces como diferentes diseños se le otorguen a los soportes donde los datos serán volcados. Pueden aparecer formularios en múltiples copias, pero sin finalidad específica; se pueden suceder revisiones y controles que solamente agreguen tildes o firmas, sin que sean necesarios y así podemos seguir describiendo procesos redundantes que retardan, encarecen y complican la labor administrativa.

b- Cada individuo dentro de la organización intenta formarse su propio entorno, que le abra los canales de ascenso y le asegure su supervivencia. En este sentido dos son los aspectos de relevancia:

_La posición relativa del individuo en la organización puede llegar a medirse por el volumen de tareas y la cantidad de empleados que supervisa.

_El acceso directo a la información es una fuente de poder. Admitir que sean otros a los que debe recurrirse por los datos es una forma de dependencia de que cada Gerente quiere evitar.

La conjunción de ambos factores determina que cada sector quiera tener sus propios registros, archivos y desarrollo de tareas y controles, sin evaluar la utilidad de cada uno o sin investigar si ya no están suficientemente desarrollados en otras tareas.

Ese afán individual choca con las necesidades específicas de la organización.

c- Las tareas administrativas de por sí son sumamente difíciles de ser medidas en el tiempo. Además de la diferencia de velocidad intelectual, mucho más manifiesta que en la actividad manual, normalmente las tareas administrativas presentan facetas específicas que hacen que una misma cantidad de impulsos, en diferentes circunstancias, den tiempos de ejecución sustancialmente distintos.

La velocidad de desarrollo de una tarea administrativa depende no solo de la tarea en sí misma, sino de las alternativas que se pueden presentar, tanto sea en la interpretación de la información que la origina como en la localización de los datos que son necesarios obtener de los archivos de la organización para cumplimentar la misma.

d- La automatización ha avanzado mucho más profundamente en las actividades industriales que en las actividades administrativas. En la década del 80 es concebible encontrar plantas industriales totalmente automatizadas, en donde el ser humano únicamente actúa como vigilante de excepción para solucionar los problemas que puedan presentarse fuera del ritmo normal de trabajo. Si bien la computación ha ayudado a la administración, todavía no ha conseguido sustituir al ser humano en la tarea de captación de la información, procesamiento primario anterior a la computadora y recepción, análisis y utilización de los datos generados por los sistemas computarizados. Las alternativas de registro, según el tipo de producto y la línea a la que pertenece, precio y condiciones de venta, datos del cliente habitual o nuevo, etc., son tan variables que todavía no se pudo reemplazar al hombre por la máquina. A su vez, la eficiencia del vendedor no se relaciona con la correlación y velocidad con que llena sus notas de pedido, sino con el volumen de lo vendido.

En la década del 80, con el desarrollo de la computación, fundamentalmente en lo relativo a elementos conversacionales que acercan el equipo a la oficina, es de esperar un gran avance que nos acerque la imagen de la oficina del futuro donde los papeles han sido sustituidos por medios electrónicos de captación y conservación de los datos.

e- La respuesta de la organización ante intentos de modificar sistemas administrativos no es inmediata y está influida por una cantidad de factores que muchas veces no permiten evaluar a la Dirección si realmente se está avanzando en un sentido correcto.

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