La estructuración de la metodología de desarrollo de sistemas de información y organizaciones de cualquier tipo

1. Introducción

Es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo. Entre las características resaltantes de esta metodología podemos destacar:

1. ES ESTRUCTURADA: esta características se debe a dos razones esenciales:

a. Utiliza diferentes métodos y técnicas estructuradas, que son propias de la Ingeniería de la Programación, y que han demostrado ser las más eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados.

b. Guía paso a paso de arriba hacia abajo el grupo que la aplica explicando primero de forma muy general lo que debe hacerse para luego entrar en los detalles, a medida que se avanza hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para realizar el sistema de información.

2. ES COMPLETA. Cubre todas las distintas fases del ciclo de desarrollo de un sistema de información, desde la definición del proyecto hasta la implantación del sistema en la organización. Guía al grupo de desarrollo a través de las fases, a un nivel bastante detallado, explicando las actividades que deben hacerse y en la mayoría de los casos, enumerando las tareas específicas que los miembro del grupo deben efectuar.

3. ES PARTICIONADA. A fin de manipular mejor la inherente a un proyecto de este tipo, la metodología se divide en fases, y cada una de las fases esta compuesta por pasos los cuales están orientados a algún tipo de tópicos, aspecto o elemento de un sistema de información. Cada paso a su ves agrupa a un conjunto de actividades que han de ser realizadas por el grupo de desarrollo.

Diagramas Utilizados en MEDSI.

Los diagramas utilizados en esta metodología, para explicar las diferentes fases están basados en la técnica de Análisis Estructurado de Sistemas, y corresponden a lo que, en términos de esa técnica, recibe el nombre de Diagrama de Flujo de Datos

Esta metodología (MEDSI), esta orientada a proyectos medianos y grandes, que ameriten la integración de grupos de desarrollo conformados por tres o más personas que puedan requerir para su desarrollo varios meses.

2. Fases de MEDSI.

Fase I. Definición del proyecto.

Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información y estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los siguientes pasos:

1. Estudio Preliminar del proyecto: este estudio muestra de manera general si se justifica o no desarrollar un sistema de información para satisfacer las necesidades de las unidades interesadas. Para ello, el gerente realiza las siguientes actividades:

Reconocer el problema.

Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema. Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:

• Recopila y analizar aquellos elementos que indiquen la necesidad de un nuevo sistema.

• Realizar reuniones preeliminares con el personal de las unidades involucradas para definir la necesidad de un cambio.

1. Formular el problema.

Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:

• ¿Qué hace este sistema actual?

• ¿Qué objetivo persigue? ¿Los logra actualmente? ¿Por qué?

• ¿Qué dificultades o inconvenientes presenta?

• ¿Qué áreas de la organización se ven afectadas?

• ¿Es parte de un problema mayor?

Así mismo se busca determinar las necesidades preliminares que puedan o no justificar el desarrollo del nuevo sistema. Alguna de las interrogantes que se han de responder son:

• ¿Qué argumentos justifican un cambio?

• ¿Por qué es importante un cambio?

• ¿Por qué se cree que un nuevo sistema resolverá el problema?

• ¿Qué funciones generales debería ejecutar el nuevo sistema?

Para esta actividad el gerente del proyecto debe llevar a cabo las siguientes tareas:

• Realizar entrevistas con las personas que sientan la necesidad de un cambio.

• Recopilar y archivar documentos, notas de las entrevistas y datos relevantes del sistema actual, sus inconvenientes y la necesidad de cambio.

• Analizar la documentación archivada.

Elaborar el informe preliminar.

1. A partir del análisis anterior, el gerente debe elaborar un informe que resuma los resultados de las actividades anteriores, el cual debe concluir si existen o no necesidades y problemas actuales que justifiquen emprender el desarrollo de un nuevo sistema.

El gerente presenta el informe preliminar a los directivos de las unidades involucradas quienes deciden, a partir de ese informe, si se emprende el proyecto o no, o si es necesario un mayor estudio.

2. Discutir el informa preliminar.

3. Planificar el estudio de factibilidad.

Dependiendo de la decisión adoptada durante la discusión del informe preliminar, el gerente se dedica ahora a iniciar un estudio de factibilidad del proyecto, para ello debe realizar previamente las siguientes tareas:

• Determinar las actividades y tareas necesarias para conducir un estudio de factibilidad.

• Determinar los recursos requeridos.

• Programar los tiempos de las actividades y tareas.

1. Estudio de Factibilidad. Una ves que se ha justificado la necesidad de un nuevo sistema, el gerente debe estudiar, junto con el grupo seleccionado para este paso, la factibilidad técnica, económica y psicosocial de diferentes alternativas que puedan constituir soluciones aceptables al problema actual. Por consiguiente, el grupo de factibilidad debe realizar las siguientes actividades:

2.

1. Evaluar el sistema actual.

2. Siempre y cuando exista un sistema actual de información el grupo de be evaluar en este momento dicho sistema.

En esta actividad el grupo se dedica a establecer los requerimientos generales de un nuevo sistema.

3. Establecer nuevos requerimientos en forma general.

4. Formular sistemas alternativos.

El grupo identifica, en esta actividad diferentes configuraciones para el sistema que satisfaga los requerimientos generales establecidos en la actividad anterior, las tareas que han de realizarse son:

• Identificar configuraciones alternativas. Para cada alternativas:

•

o Describir sus características principales.

o Determinar que requerimientos no se satisfacen, total o parcialmente.

o Definir el grado de automatización.

o Determinar que restricciones y atributos no se pueden satisfacer.

1. Determina factibilidad técnica.

Para cada sistema alternativo se debe establecer su factibilidad técnica, ellos deben responder a dos interrogantes: ¿es posible desarrollar el sistema propuesto con la tecnología actual o existente?, y si es posible, ¿qué tecnología adicional debe adquirir la organización?. Las tareas que se deben efectuar son:

• Evaluar las tecnologías que dispone la organización.

• Determinar la tecnología demandada.

• Determinar la tecnología adicional que debe adquirirse.

1. Determinar factibilidad económica.

En esta actividad el grupo debe realizar un análisis costo – beneficio que permita identificar y medir los costos de desarrollo de operación y los beneficios que obtiene la organización de cada sistema alternativo; para luego comparar las diferentes alternativas bajo un criterio económico. También deben estimarse los tiempos de desarrollo de cada sistema propuesto a fin de medir la factibilidad económica de cada uno de ellos.

La implantación de un sistema de información automatizado en cualquier organización crea un impacto social, que puede ocasionar su aceptación el rechazo total al cambio tecnológico que se pretende introducir. El grupo debe predecir o estimular para cada alternativa el impacto social que ellas pueden originar dentro de la organización.

2. Determinar factibilidad psicosocial.

Este informe describe cada sistema alternativo y resume su factibilidad técnica, económica psicosocial.

3. Elaborar informe de factibilidad.

4. Discutir el informe de factibilidad.

El gerente del proyecto presenta el informe a la comisión de planificación, quienes junto con los otros directivos de las unidades involucradas discuten la factibilidad de cada alternativa y selecciona la más conveniente. El proyecto puede ser paralizado debido a que no existan alternativas factibles o convenientes a la organización

1. Planificación del Proyecto. A partir de la decisión de continuar con el proyecto y de la selección de un enfoque alternativo para el nuevo sistema de información, el gerente del proyecto se dedica a planificar el mencionado proyecto, tratando de estimar los costos, tiempos y recursos para llevarlo a cabo.

2. Este paso tiene por finalidad elaborar un documento que guíe el desarrollo del proyecto y que denominaremos el PLAN DE PROYECTO. Las actividades que debe realizar el gerente del proyecto durante el proceso de planificación son:

1. Elaborar un plan general.

2. Elaborar un plan de fases.

3. Elaborar un plan de organización.

4. Elaborar un plan metodológico.

5. Elaborar un plan de administración

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