Las Manos

TITULO: ANEXO DEL PP-05: MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (MAP) CLAVE: MAP-QROO

Inicio de vigencia: 2013 Acuerdo CTA:

Término de Vigencia: No. de Hojas: 48

No. de Revisión: No. de Anexos: 7

CONTENIDO

1. ALCANCE Y FINALIDAD

SECCIÓN I: RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES.

2. RESPONSABLES

SECCIÓN II. ADMNISTRACIÓN DEL PROYECTO

3. FORMALIZACIÓN DEL APOYO.

4. MINISTRACIÓN DE RECURSOS.

4.1 Apertura de la cuenta bancaria para el ejercicio de los recursos.

4.2 Garantías en la aplicación del recurso (caso de empresas)

4.3 Ministración inicial

4.4 Ministraciones subsecuentes

4.5 Aportaciones del Sujeto de Apoyo

5. PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE

5.1 Informes Técnicos de Avance

5.2 Informes Financieros

6. MODIFICACIONES AL CONVENIO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS

6.1 Cambio de Responsables

6.2 Cambio de Sujeto de apoyo

6.3 Transferencias

6.4 Prórrogas:

6.5 Recalendarizaciones:

7. SUSPENSIONES Y CANCELACIONES

7.1 Suspensiones

7.2 Cancelación del apoyo

8. EVALUACIÓN FINAL Y FINIQUITO

SECCIÓN III EJERCICIO Y COMPROBACIÓN DEL GASTO

9. EJERCICIO DEL GASTO

9.1 Responsabilidades en la aplicación del gasto

9.2 Catálogo de cuentas

10. Ejercicio y comprobación de las partidas de Gasto Corriente

11. Ejercicio y comprobación del Gasto de Inversión

12. Gasto no elegibles

SECCIÓN III DE LOS RECURSOS HUMANOS

13. INCORPORACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ASOCIADOS A LOS PROYECTOS

13.1 Investigadores Asociados.

13.2 Estudiantes Asociados.

SECCIÓN V DE LAS AUDITORIAS

14. AUDITORIAS.

14.1 Auditorías solicitadas por el Fondo

14.2 Otras instancias de auditoria

ANEXOS

1. Responsabilidades.

2. Informes:

2A Formato para la presentación de Informes Técnicos de Avance.

2B Formato para la presentación de Informes Financieros de Avance.

2CFormato y Guía para la presentación del Informe Técnico Final

2D Formato para la Evaluación del Usuario

3. Incorporación de Recursos Humanos asociados a los proyectos

3AFormato de registro de Investigadores Asociados

3BFormato de registro de Estudiantes Asociados

Validación Nombre y firma Fecha

Secretario Administrativo

D

Secretaria Técnica

FONDO MIXTO CONACYT – GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

ANEXO 5: MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (MAP)

TITULO: ANEXO DEL PP-05: MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (MAP) CLAVE: MAP-QROO

Inicio de vigencia: 2013 Acuerdo CTA:

Término de Vigencia: No. de Hojas: 48

No. de Revisión: No. de Anexos: 7

1. ALCANCE Y FINALIDAD

El presente Manual establece los criterios y lineamientos que los Sujetos de Apoyo del Fondo Mixto deberán seguir para el correcto manejo y administración de los recursos otorgados, en las distintas fases del proyecto y de la relación y compromisos asumidos con el Fondo, para lo cual:

a) Establece las normas para la aplicación de los recursos económicos en proyectos financiados por el FondoMixto.

b) Regula el procedimiento para presentación de informes de avance técnico y financiero así como del informe final, la entrega de resultados y productos comprometidos, así como el cierre y finiquito de los proyectos.

c) Establece las responsabilidades de los participantes e instancias involucradas en la ejecución de los proyectos.

d) Ofrecer a las Instituciones, Empresas y demás Sujetos de Apoyo, así como a los Responsables Técnico y Administrativo de los proyectos, una guía de consulta que los auxilie en el manejo adecuado de los recursos otorgados por el Fondo Mixto para el desarrollo de los proyectos.

SECCIÓN I: RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES.

2. RESPONSABLES:

2.1 Son responsables de observar y aplicar el presente procedimiento:

a) Por el Sujeto de Apoyo.

1) El Representante Legal.

Persona física con poderes legales para contraer y suscribir compromisos con el Fondo a nombre del Sujeto de Apoyo.

2) El Responsable Técnico del proyecto.

Persona física responsable ante el Fondo Mixto, de la solicitud de apoyo y del desarrollo de las actividades del proyecto. En el caso de proyectos interinstitucionales el coordinador general del proyecto.

3) ElResponsable Administrativo del proyecto.

Persona física responsable de la administración de los recursos otorgados por el Fondo Mixto, para la ejecución de las etapas del proyecto.

b) Por el Fondo Mixto

2) El Secretario Técnico del Fondo Mixto.

Elemento de apoyo del Comité Técnico y de Administración y designado por el CONACYT para auxiliar en los mecanismos que garanticen la calidad técnica de los proyectos.

3) El Secretario Administrativo del Fondo Mixto.

Elemento de apoyo del Comité Técnico y de Administración y designado por el Gobierno del Estado/Municipio para auxiliar en los mecanismos que garanticen el correcto manejo de los recursos y de los procesos administrativos inherentes.

2.2 Son responsabilidades y obligaciones de aplicar este manual, las descritas en el anexo 1 y los responsables de su aplicación los siguientes:

a) Representante Legal del Sujeto de Apoyo.

La designación y aseguramiento de la correcta actuación de los responsables técnico y administrativo del proyecto, del cumplimiento de los compromisos establecidos por el proyecto, del adecuado manejo, aplicación y comprobación de los recursos recibidos y de la formalización del Convenio de Asignación de Recursos correspondiente.

b) Responsable Técnico del Proyecto.

De la ejecución del proyecto conforme a la metodología, programa y presupuesto aprobado y del cumplimiento de los compromisos establecidos el Convenio de Asignación de Recursos.

c) Responsable Administrativo.

De la aplicación de los recursos del proyecto con apego a lo establecido en el presente manual y a la normatividad institucional vigente y de la adecuada comprobación del gasto.

d) Secretario Técnico del Fondo.

De la verificación del avance técnico del proyecto, cumplimiento de los objetivos, metas y entregables establecidos en el Convenio de Asignación y de lo conducente en función de los resultados de las evaluaciones realizadas.

e) Secretario Administrativo del Fondo

De la formalización del apoyo aprobado y del finiquito del proyecto, de la ministración de recursos en los tiempos establecidos en el Convenio de Asignación y del seguimiento financiero del proyecto.

SECCIÓN II. ADMNISTRACIÓN DEL PROYECTO

3. FORMALIZACIÓN DEL APOYO.

3.1 La formalización implica la firma del Convenio de Asignación de Recursos cuyo objeto consiste en establecer las bases sobre las cuales se canalizarán los recursos asignados a un proyecto previamente aprobado, de conformidad con los derechos y obligaciones que las partes asumen por virtud del mismo, de tal suerte que este acto formal constituye el requisito esencial para que el Convenio surta efectos y se proceda a la ministración de los recursos aprobados al proyecto.

3.2 El Convenio establece para cada una de las etapas, las metas, compromisos, entregables, fechas de entrega de informes, así como el monto de recursos y las partidas autorizadas y, en el caso que aplique, las aportaciones comprometidas por el Sujeto de Apoyo, así como los usuarios de los resultados del proyecto.

3.3 Las partes firmantes son por una parte el Secretario Administrativo en representación de la institución Fiduciaria en la que se encuentra constituido el Fideicomiso, a quien se le denomina el “Fondo”, y por la otra, el Representante Legal del Sujeto de Apoyo asistido por los Responsables Técnico y Administrativo del proyecto.

3.4 Una vez aprobado un proyecto y notificado el Sujeto de Apoyo, éste dispondrá del plazo establecido en la convocatoria respectiva, para la firmadel Convenio de Asignación de Recursos. Este plazo podrá modificarse solo en casos excepcionales, debidamente justificados y a juicio del Secretario Administrativo.

3.5 Se tomará como fecha de inicio del proyecto, la fecha en la que haya sido realizado el depósito correspondiente a la primera ministración.

4. MINISTRACIÓN DE RECURSOS.

4.4 Apertura de la cuenta bancaria para el ejercicio de los recursos.

a) El Sujeto de Apoyo, dentro del plazo señalado para la firma del Convenio de Asignación de Recursos, abrirá una cuenta de cheques a su nombre en una institución bancaria establecida en territorio nacional, para el uso exclusivo de los recursos asignados al proyecto, en la que se establezca la firma mancomunada del Responsable Técnico y del Responsable Administrativo para la emisión de los pagos necesarios a los gastos del proyecto.

b) En el caso de Sujetos de Apoyo que en su administración utilicen una cuenta concentradora, deberá informarlo oficialmente al Secretario Administrativo, a efecto de que se proceda a su registro.

4.5 Garantías en la aplicación del recurso (caso de empresas)

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