Módulo 1: Aspectos esenciales 1. El Libro de trabajo

Módulo 1: Aspectos esenciales

1. El Libro de trabajo

El trabajo que se hace en Excel, se desarrolla en un Libro de trabajo, que aparece en su propia pantalla. Se pueden tener tantos libros de trabajo abiertos como sean necesarios. Estos libros utilizan la extensión de archivo XLSX en sus nombres.

Cada Libro de trabajo (también llamado Archivo) comprende una o más Hojas de trabajo (también llamadas Hojas de cálculo), y cada hoja está compuesta de celdas individuales. Cada celda contiene un valor, una fórmula o un texto. Una hoja también tiene una Capa de dibujo invisible, que contiene a los gráficos, imágenes, o diagramas. Cada hoja en un libro es accesible haciendo click en la pestaña localizado en la parte inferíos de la ventana del libro. Adicionalmente, los libros pueden contener Hojas de gráficos, las cuales, como su nombre lo indica, muestra solamente gráficos.

Cada hoja de trabajo consiste filas (numeradas del 1 al 1.048.576) y de columnas (nombradas de la A hasta la XFD). Después de la columna Z viene la columna AA, luego, AB, AC, etc. Después de la columna AZ, viene la columna BA, BB, etc. Después de la columna ZZ está la AAA, AAB, etc.

La intersección de una fila con una columna es una celda (individual). En algún momento dado, una celda es la celda activa, la cual se puede identificar porque posee un borde más oscuro. Su dirección (esto es, la letra de su columna y el número de su fila) aparece en el Cuadro de nombres. Nótese que para la celda activa, las cabeceras de fila y columna aparecen resaltadas con un color diferente, para identificarla más fácilmente.

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Para moverse en la hoja, cambiar la celda activa o desplazar la pantalla, puede utilizar el ratón y las teclas standard del teclado. También se pueden utilizar combinaciones de tecla, como se muestra a continuación

2. Introducción a las operaciones en Excel

Abra un Libro nuevo y realice el siguiente ejercicio

Ejercicio 1.1: Presentación de algunas características de Excel

1. Ubíquese en la celda A1. El cuadro de nombres debe indicar A1
2. Escriba Mes. Solo tipee el texto y presione Intro.
3. Ubíquese en la celda B1, tipee Ventas proyectadas y presione Intro.
4. Ubíquese en la celda A2 y tipee Ene (abreviatura de Enero) y presione Intro.
5. Seleccione la celda A2. Note el pequeño recuadro en la esquina inferior derecha de la celda. Se llama Controlador de relleno y al pasar el puntero del ratón sobre él, cambia su forma de flecha a cruz.
6. Haga click en el controlador de relleno, y arrastre el raton hasta la celda A13, sin moverse de columna. ¿Qué sucedió?
7. En la celda B2 tipee 50000 y presione Intro.
8. Ubíquese en la celda B3 y escriba =B2*103,5% y presione Intro. ¿Qué sucedió?
9. Seleccione la celda B3, haga click en el controlador de relleno y arrastre el ratón hasta la celda B13. ¿Qué sucedió?
10. Haga click en la celda B2 y sin soltar el botón del ratón, arrastre hasta la celda B13.
11. Ubique Inicio|Número y seleccione en el menú desplegable de formato (actualmente indica General) la opción Moneda.
12. Muévase a cualquier celda dentro del rango
13. Seleccione Insertar|Tablas|Tabla y haga click en Aceptar, en el cuadro de diálogo Crear tabla. ¿Qué sucedió?
14. Active cualquier celda de la tabla
15. Seleccione Herramientas de tabla|Diseño|Opciones de estilo de tabla|Filas con totales. ¿Qué sucedió?
16. Active cualquier celda en la tabla.
17. Seleccione Insertar|Gráficos|Columnas y luego seleccione cualquiera de los gráficos de columna 2D. ¿Qué sucedió?
18. Arrastre el gráfico haciendo click en el borde de su pequeña ventana, hasta colocarlo al lado de la tabla.

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1. Haga click en cualquier celda fuera del gráfico
2. Seleccione Diseño de página|Configurar página|Orientación|Horizontal.
3. Seleccione la vista de Diseño de página en la esquina inferior derecha de la ventana de la hoja

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1. Haga click en el botón Guardar ubicado en la barra de acceso rápido, esquina superior izquierda de la ventana. Tiene la imagen de un diskette

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1. Asigne un nombre apropiado al archivo y presione Intro.

3. Ingresando Data en Excel

Cada hoja está conformada por 17 millardos de celdas, y cada celda puede contener alguno de tres tipos de datos:

• Valores numéricos
• Texto
• Fórmulas

Los valores numéricos representan cantidad de algún tipo, incluyendo fechas u horas. Los números de Excel son precisos hasta los 15 dígitos, ya que ese es su límite de almacenamiento. Otros límites numéricos son:

• Número positivo más grande: 9,9 x 10307
• Número negativo más pequeño: -9,9 x 10307
• Número positivo más pequeño: 1 x 10-307
• Número negativo más pequeño: -1 x 10-307

El texto en una hoja se utiliza para etiquetar valores, encabezar tablas, o dar instrucciones en la hoja. Mayormente se utiliza para clarificar lo que los valores en la hoja significan.

El texto que comienza con un número, es considerado como texto. Por ejemplo, si escribimos 25 estudiantes dentro de una celda, esto es considerado como texto en lugar de cómo valor numérico, y por lo tanto no podremos realizar cálculos con esa cifra. Si es necesario indicar que 25 se refiere a estudiantes, se escribe 25 en una celda, y estudiantes en la celda de la derecha, por ejemplo.

Las fórmulas son la razón de ser de la hoja de cálculo. Excel permite utilizar fórmulas poderosas que los valores (inclusive texto) contenidos en las celdas para calcular un resultado. Cuando se introduce una fórmula en una celda, su resultado aparece en la celda. Si cambia alguno de los valores utilizados por la fórmula, ésta se recalcula para mostrar el nuevo resultado. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual (=).

En cuanto a las fechas, Excel las maneja utilizando un sistema de número seriado. La fecha más antigua que Excel entiende es 1° de enero de 1900, cuyo número serial es 1. El 2 de enero de 1900 tiene número serial 2, y así sucesivamente; de esta manera es posible realizar cálculos con fechas.

Cuando se desee introducir una fecha, puede hacerse escribiendo 28 febrero 2015, o 28/2, o 28/2/2015, o 28/2/15. Sin embargo hay que hacer una acotación cuando se utilizan solo dos dígitos para el año.

• Del 00 al 29, Excel interpreta que no estamos refiriendo a los años del 2000 al 2029, por lo que 28/2/24 se refiere al 28 de febrero de 2024.
• Del 30 al 99, Excel interpreta que nos referimos a los años de 1930 al 1999, así 31/10/92 se asume como 31 de octubre de 1992.

Ejercicio 1.2: Ingreso de Data en una Hoja

1. Abra el archivo Ejercicio 1-2.xlsx
2. Muévase a Hoja2 y haga click en A9. En la Barra de estado, en la esquina inferior izquierda de su pantalla, puede leer la palabra Listo. Esto significa que la celda es ahora la celda activa y está lista para recibir data.

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1. Tipee la palabra Florencia. Tan pronto empieza a tipear, la Bara de estado cambia a Introducir, lo que significa que usted está ahora ingresando data en esta celda. Note también que lo que usted tipea aparece arriba en la Barra de Fórmulas.
2. Presione  para regresar a la celda A9. Presione  o Tab para moverse a la celda B9.
3. En las celdas B9 a E9 ingrese los números que se indican a continuación, presionando Tab después de tipear cada uno:

En B9, tipear 450, y luego presionar Tab para mover a C9.

Tipear 550,5 y luego presionar Tab para mover a D9.

Tipear 675,95 y luego presionar Tab para mover a E9.

Tipear 1000.

1. Después de tipear 1000 en E9, presione Intro para bajar a E10, luego presine Inicio para mover al comienzo de la fila 10.
2. En las filas 10 y 11, añada la data que se indica, utilizando el método descrito anteriormente:

En A10, Flora, en B10, 300; en C10, 899,5; en D10, 1600; en E10, 1297

En A10, Fauna, en B10, 1499; en C10, 1076; en D10, 1187,99; en E10, cerrado

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