La gestión de una empresa

MANUAL

Los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, políticas y procedimientos. Las empresas progresistas han llegado a considerar: sus estructuras organizativas, planteamiento de políticas y prácticas de posicionamientos.

En la actualidad se pone empeño en el uso del manual para comunicar información relativa a “cambios”.

Los manuales deben estar diseñados con:

• vistas a su legibilidad

• sencillez

• flexibilidad

Los manuales consisten en mantener informado al personal clave de los cambios en las actitudes de la dirección. Además trazar la grafica de la organización y poner los procedimientos en forma de libro permanente

1.-Afluencia de información administrativa: una afluencia completa de esta información requiere que los datos sean comunicados a todo lo largo de la línea de la comunicación. Deben utilizarse manuales para comunicar hacia debajo de la línea. Otros medios, deben buscarse para comunicar hacia arriba.

2.-Guia del trabajo a ejecutar: la experiencia ha demostrado que el personal de dirección necesita casi a diario consultar las políticas escritas y los procedimientos en el curso normal de las operaciones administrativas

3.-adoctrinamieto: el adoctrinamiento no puede ser efectivo tan solo entregando un manual al nuevo empleado. Se debe suplementar con los temas seleccionados de interés.

EL USO DE LOS MANULES EN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Manuales de ventas. Debe haber manuales de políticas y adiestramiento: al personal de ventas es necesario darle una latitud apreciable a tomar decisiones cotidianas. Los manuales de ventas deben señalar a los vendedores los puntos esenciales de su trabajo y de la importancia de su contribución que se puede esperar de ellos (estos manuales se imprimen a colores y contienen un buen numero de ilustraciones).

MANUALES DE PRODUCCION E INGENIERIA

Se encargan de las necesidades de coordinar el control de producción, fabricación, inspección, y el personal de ingeniería. El gerente de producción publica boletines cada semana sobre temas relativos a la coordinación y en base a esto se interpretan las instrucciones a la luz de los problemas de operaciones a los manuales de operación.

MANUALES DE FINANZAS

Debe emplearse manuales para asegurar la comprensión de las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración para el buen éxito financiero.

MANUALES DE RELACIONES INDUSTRIALES

Los manuales de relaciones industriales se emplearan:

*para anunciar políticas fijas de la compañía, para asuntos tales como vacaciones, periodos de pago, beneficio y prestaciones.

*señalar las circunstancias en las cuales los supervisores locales pueden ejercitar su criterio para el manejo de problemas.

*especificar los pasos que se darán para referir los asuntos extraordinarios del personal, a través de la línea de organización.

PAPEL QUE DESEMPEÑAN LOS MANUALES EN UNA ORGANIZACIÓN DECENTRALIZADA.

Depende de que el ejecutivo principal y sus ayudantes, mantengan un control suficientes para prevenir que la delegación se convierta en una abdicación.

RESULTADOS NORMALMENTE OBTENIBLES (LIMITACIONES DEL MANUAL)

Excelentes Buenos Regulares

Guía del Trabajo a ejecutar

Coordinación de actividades Flujo de Información administrativa

Clarificación de la estructura de la organización y de las responsabilidades.

Eliminación de duplicaciones innecesarias Adoctrinamiento

Uniformidad en la interpretación y aplicación de las políticas Adiestramiento de supervisión y desempeño ejecutivo.

Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos

Auditoría interna de políticas, procedimientos y controles

El manual de la organización.

Los manuales de muchas compañías contienen solo graficas de organización. Otras suplementan dichas graficas con material cuyo propósito es clarificar:

1.- Los objetivos de la empresa.

2.- La diferencia entre las líneas de organización y las de comunicación.

3.- El concepto corporativo de control.

4.- La base sobre la que se diseño la estructura de organización (productos, geográficamente, industria, etc.)

5.- La relación entre organización del personal de línea y el asesor.

6.- Los deberes y responsabilidades específicos de personal directiva.

Prologo del manual.

La crítica más común y justificada de los manuales de organización, es que estos comienzan casi siempre con una largo prologo que detalla los elementos de la administración y solicita la cooperación y trabajo en equipo del personal directivo.

Cuando el manual se diseña bien y se ajusta a las necesidades de la organización, el prologo, firmado por el ejecutivo en jefe puede ser muy breve.

Diseño del manual.

Los principales aspectos que deben de tenerse en cuenta en los manuales de organización son los siguientes:

A) Prologo o introducción

B) Carta de organización de la alta dirección

C) Interpretación de la estructura básica de la organización, en la cual el ejecutivo en jefe explica cosas tales como:

1.- Modo de organización.

2.- Amplitud de la centralización o descentralización.

3.- Relación entre el personal asesor y de línea.

D) Graficas divisionales o departamentales

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