PROCESOS BÁSICOS: ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS, SELECCIÓN E INDUCCIÓN

UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

GESTIÓN HUMANA

GUÍA 2 – PROCESOS BÁSICOS: ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS, SELECCIÓN E INDUCCIÓN

AUTORES

JORGE ENRIQUE SIERRA RODRÍGUEZ

MIGUEL ÁNGEL GONZÁLEZ CURBELO

ROLANDO CHÁVEZ SERNA

WUANDA ESTEFANÍA TÉLLEZ ROMERO

TUTOR

JUAN CARLOS PATIÑO PRIETO

BOGOTÁ D.C., 3 DE MARZO DE 2019

RESUMEN

     En este trabajo se desarrolló el análisis de los procesos de reclutamiento, selección e inducción tomando como caso de estudio a la organización Vicca Group. Se pudo evidenciar que Vicca Group ha definido claramente dichos procesos en pro de garantizar la admisión de los mejores talentos y con base en la consecución de los objetivos organizacionales. En primer lugar, durante el proceso de reclutamiento, divulga y promociona las oportunidades de trabajo de acuerdo al objetivo del cargo, la formación académica, experiencia laboral, ubicación del cargo en el organigrama, funciones y perfil ocupacional. Esta diferenciación se pudo observar claramente para dos vacantes de diferente jerarquía y diferentes competencias: Director de Mesas y “Dealer”. Sin embargo, el reclutamiento externo se realiza únicamente a través de portales web nacionales (El empleo y Computrabajo); Por lo tanto, se recomienda la utilización de otros medios tales como revistas y agrupaciones especializadas, universidades, banco de datos de candidatos y recomendados por indicación de otros trabajadores. En segundo lugar, durante el proceso de selección, en Vicca Group se desarrolla una secuencia de etapas ordenadas de menor a mayor coste que incluye entrevistas, pruebas psicotécnicas y de capacidad, poligrafía, visita domiciliaria y valoración médica. Concretamente, el staff de recursos humanos realiza estas funciones, pero es el jefe de línea quien toma las decisiones. Sin embargo, no se realiza una evaluación adecuada de este proceso, por lo que se recomienda determinar la relación entre el número de candidatos admitidos y el número de candidatos examinados para evaluar la eficiencia y selectividad correspondiente. En tercer lugar, para el proceso de inducción, Vicca Group cuenta con un instructivo que introduce la organización, los departamentos y el cargo al nuevo colaborador, e incluso, como aspecto positivo, designa un compañero de área como tutor para la adaptación e integración. Finalmente, en Vicca Group se realiza una revisión periódica de los perfiles de cargo y se desarrollan diferentes mecanismos y niveles para evaluaciones periódicas de competencias y resultados de los colaboradores en cada cargo. Así mismo, Vicca Group ha desarrollado acertadamente manuales de funciones que recogen las tareas, normas y responsabilidades de cada cargo, así como manuales de procedimientos que describen las actividades, pero este último no establece de manera inequívoca las fronteras entre las actividades propias de cada cargo.

     Palabras clave: Análisis ocupacional; Reclutamiento; Selección; Inducción.

ABSTRACT

     In this work, the analysis of the recruitment, selection and induction processes was developed taking as a case study the organization Vicca Group. It was evident that Vicca Group has clearly defined these processes in order to guarantee the admission of the best talents and based on the achievement of the organizational objectives. In the first place, during the recruitment process, it discloses and promotes job opportunities according to the objective of the position, the academic training, work experience, location of the position in the organizational chart, functions and occupational profile. This differentiation could be clearly observed for two vacancies of different hierarchy and different competences: Director of Tables and Dealer. However, external recruitment is only done through national web portals (Employment and Computrabajo). Therefore, the use of other means such as journals and specialized groups, universities, database of candidates and recommended by other workers is recommended. Secondly, during the selection process, the Vicca Group develops a sequence of orderly stages from lowest to highest cost that includes interviews, psychometric and capacity tests, polygraphy, home visits and medical assessment. Specifically, the human resources staff performs these functions, but it is the line manager who makes the decisions. However, an adequate evaluation of this process is not carried out, so it is recommended to determine the relationship between the number of candidates admitted and the number of candidates examined to evaluate the corresponding efficiency and selectivity. In the third place, for the induction process, Vicca Group has an instruction that introduces the organization, the departments and the position to the new collaborator, and even, as a positive aspect, designates an area partner as tutor for the adaptation and integration. Finally, the Vicca Group carries out a periodic review of the job profiles and develops different mechanisms and levels for periodic evaluations of the competencies and results of the employees in each position. Likewise, Vicca Group has successfully developed function manuals that include the tasks, rules and responsibilities of each position, as well as procedure manuals that describe the activities, but the latter does not unequivocally establish the boundaries between the activities of each position.

     Keywords: Occupational analysis; Recruitment; Selection; Induction.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN        5

1.        PROCESOS BÁSICOS: ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS, SELECCIÓN E INDUCCIÓN        6

1.1.        DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INDUCCIÓN        6

1.2.        COMPARACIÓN DE LOS PROCESOS DE LOS COLABORADORES EN RELACIÓN CON LA TEORÍA QUE LOS DESCRIBE        9

1.3.        PROCESO DE ANÁLISIS OCUPACIONAL DESARROLLADO POR LA ORGANIZACIÓN        13

CONCLUSIONES        15

REFERENCIAS        16

INTRODUCCIÓN

     En un mercado laboral globalizado, dinámico y por ende exigente, donde la oferta de empleo es cada vez más competitiva, la incorporación de personal en las organizaciones no solamente representa el primer eslabón de la nueva administración, sino que también impacta directamente en la consecución de los objetivos organizacionales. Estos procesos se inician con un adecuado mecanismo de reclutamiento a partir de la identificación de las necesidades actuales y futuras de la organización, comunicándolas y divulgándolas a efectos de atraer a posibles candidatos internos o externos. Seguidamente, se da un proceso de comparación, de elección y decisión con base en dichas necesidades para evaluar y escoger los talentos más adecuados. Finalmente, en el transcurso de la inducción, se rubrica que los titulares de los empleos tengan un correcto desempeño en las funciones para las que fueron seleccionados y admitidos. En este sentido, es fundamental que el nuevo colaborador se apropie del conjunto de hábitos y creencias que fijan la misión, visión, valores corporativos y las normas de la organización, es decir, de la cultura organizacional.

1. PROCESOS BÁSICOS: ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS, SELECCIÓN E INDUCCIÓN

1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN E INDUCCIÓN

     Vicca Group cuenta con una política claramente definida para establecer los lineamientos que rigen sus procesos de reclutamiento, selección e inducción de personal, tanto para nuevos aspirantes (selección externa) como para empleados ya vinculados (selección interna) e independientemente de cuál sea la vacante. Dicha parametrización garantiza la transparencia y objetividad de las actividades, mientras que ofrece igualdad de oportunidades a los participantes.

     A continuación, se expondrán las generalidades y particularidades de dichos procesos específicamente para el cargo de Director de Mesas y “Dealer”, ambos dependientes de la misma área, pero de nivel jerárquico distinto y en la modalidad de selección externa, no sin antes señalar que previamente se realizó concurso interno sin hallar postulantes interesados y/o calificados en la organización.

• Reclutamiento: En primer lugar, cada oferta se divulga y promociona por medio de las plataformas digitales El Empleo y Computrabajo, describiendo la vacante (ubicación, periodo y horario), los requisitos profesionales y la experiencia deseada. Adicionalmente, se utilizan las bases de datos de estos portales digitales para explorar los “Curriculum Vitae” registrados que puedan coincidir con la búsqueda. Posteriormente, el coordinador de talento humano analiza las hojas de vida recibidas para confirmar el cumplimiento de los requisitos y realizar la correspondiente preselección. Posteriormente, se socializan los perfiles aprobados hasta el momento con el jefe de área que solicitó el personal. En este sentido, cabe resaltar que las convocatorias en Vicca Group aún son centralizadas por el “staff”, es decir, a pesar de que son desarrolladas por los coordinadores de cualquiera de las cuatro compañías que conforman el grupo, dichas convocatorias son adelantadas mayormente por el área de recursos humanos y rara vez interviene la línea.

      Ahora se muestran las principales diferencias entre los cargos para esta fase:

1. Director de Mesas: Nivel del cargo: táctico; Formación académica mínima: bachiller; Experiencia laboral: superior a un año en servicios generales.
2. “Dealer”: Nivel del cargo: operativo; Formación académica mínima: bachiller; Experiencia laboral: superior a un año en servicio al cliente directo.

• Selección: El coordinador de talento humano realiza una entrevista para comprobar los datos suministrados en la hoja de vida, posteriormente aplica las pruebas psicotécnicas que determinan las competencias del aspirante. Después se realiza un encuentro con el jefe directo a fin de ahondar en cuestiones técnicas. Para ello, se planea un ejercicio entre el staff y la línea correspondiente de manera que se evalúe la idoneidad para el empleo. Luego de la ponderación total de estos exámenes, el coordinador de talento humano se reúne con su jefe para entregar un informe con la puntuación de los candidatos en cada etapa y realizan una retroalimentación que se comparte vía correo electrónico con el jefe directo de la línea relacionada; A grandes rasgos el compendio de la política de selección versión 1.0 (Vicca Group, 2018b).

     Por último, quien haya sido seleccionado debe llevar a cabo la prueba de poligrafía y visita domiciliaria (requisito obligatorio para empleados nuevos tal como lo indica el “instructivo de solicitud de estudio de seguridad” (Vicca Group, s.f.a), las cuales son verificadas por los coordinadores de talento humano. Las personas que hayan culminado y aprobado la totalidad del proceso asisten a un chequeo médico para constatar su aptitud física y dejar constancia de su condición previa a la vinculación.

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