Proceso Analista de Contabilidad CONTABILIDAD E IMPUESTOS

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos metodológicos para revisar, registrar y analizar la información a ser incluida en la contabilidad interna de C&M, C. A. aplicando las normas y procedimientos vigentes a fin de lograr información oportuna y confiable que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales.

Además se establecen las normas necesarias que le permitirán al analista de contabilidad cumplir con su función responsable de controlar los activos, pasivos, gastos e ingresos de la empresa C&M, C. A. y con ello mantener actualizados y adecuados los registros contables que permita la adecuada operatividad de la empresa.

A continuación se presentan de manera enunciativa (No Limitativa):

UNIDADES QUE INTERVIENEN:

• Gerencia de Tesorería
• Gerencia de RRHH
• Unidad de Importaciones
• Unidad de cuentas por pagar
• Unidad de Facturación y Cobranzas

DOCUMENTOS UTILIZADOS:

• Órdenes de pago
• Informes de RRHH (Pasivos Laborales: Prestaciones sociales, INCES, LPH, etc.)
• Documentación por Importación. (Declaraciones, Fact, etc.)
• Facturas Registradas en el sistema por la unidad de cuentas por pagar.
• Relación de retenciones de IVA efectuadas por los clientes recibidas cada mes.

NORMAS:

1. El analista de contabilidad es responsable de la revisión, validación, corrección .
2. El analista de contabilidad revisará diariamente las facturas de compras registradas en el sistema con la finalidad de certificar la validez de las cifras registradas y su correcto registro. Para ello, debe efectuar
3. Es responsabilidad de la unidad de cuentas por pagar, informar a la Dirección de Finanzas la situación de las deudas adquiridas por C&M.
4. La unidad de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de cheques sin la orden de pago original con los documentos obligatorios anexos.
5. El administrador de las cuentas por pagar, realizará las gestiones de pago a los proveedores aprobadas por la Dirección de Tesorería.
6. En caso de adelanto de pago a un proveedor, la unidad de cuentas por pagar deberá mantener el documento original que lo originó, en espera del control y Certificación del Servicio o Informe de Recepción de los bienes.
7. La unidad de cuentas por pagar informará a los beneficiarios de los pagos, basado en los reportes correspondientes de la siguiente manera:

• Proveedores de bienes y servicios, informarán a las respectivas Unidades Ejecutoras para que éstas contacten a los mismos y les comuniquen la normativa establecida relacionada con el establecimiento del día viernes como día de caja.
• Aportes tributarios y retenciones fiscales: Informarán a la unidad responsable para que retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo correspondiente.

1. La unidad de cuentas por pagar, deberá realizar y mantener actualizado en auxiliar detallado de las cuentas por pagar, en el cual se puedan observar los aumentos y disminuciones los estados de cuenta individuales para cada proveedor.

1. La unidad de cuentas por pagar aplicará semanalmente un inventario físico de las facturas por pagar y realizará la conciliación con el libro auxiliar soportado con el movimiento auxiliar de las cuentas por pagar emitido por el sistema.

1. La unidad de cuentas por pagar deberá emitir mensualmente un listado mostrando los saldos de las cuentas por pagar al cierre del mes debidamente conciliado con sus auxiliares y entregar el mismo a la Gerencia de Contabilidad para su respectiva verificación.

1. Una vez conciliado el listado de las cuentas por pagar con los saldos reflejados en los estados financieros, se entregará a la Gerencia General una copia para los análisis respectivos con la Junta Directiva.

1. Las normas y procedimientos establecidos en este manual, estarán sujetos al control posterior de la Gerencia General y Junta Directiva, así como al control previo de las Unidades Involucradas.

RESGUARDO:

• La carpeta que contiene los auxiliares de los activos de la empresa debe contener fotocopia de la factura original que soporta cada análisis.

• Todas las declaraciones de IVA, Retenciones de IVA y Retenciones de ISLR deben estar archivadas con la planilla de pago original sellada por la gerencia de Contribuyentes Especiales de los Ruices.

• Todas las carpetas que contengan análisis contables deben tener los soportes de cada transacción analizada.

POLITICAS:

• Todos los análisis efectuados o cálculos para la presentación de declaraciones deben estar firmados en calidad de preparado por el analista, revisados tanto por el Coordinador como el Gerente del departamento y aprobados por el Gerente General.

• Todos Los documentos que soporten los desembolsos (Pagos y Órdenes de Pago) deben corresponderse a documentos válidos que permitan demostrar su veracidad ante una eventual revisión por parte de entes Internos y/o externos a la empresa, tales como: Auditorias Internas (Funciones de Contraloría) ó revisiones de Entes Reguladores.  Con la finalidad de dar cumplimiento a esta norma, los gastos deberán estar respaldados por facturas legales que cumplan con las siguientes características:

• Las Facturas y otros documentos deben cumplir con las normas establecidas haciendo especial énfasis en los siguientes datos:

• Nombre de la empresa: C&M, C.A.
• Nº de RIF:
• Domicilio: Dirección exacta de la empresa.

NOTA: La Gerencia de Contabilidad estará facultada para evaluar la no admisión de aquellos gastos que no se encuentren debidamente documentados, en cuyo caso, se debe efectuar una relación semanal de la documentación que no cumple con los requerimientos legales y tributarios.

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