¿Qué pasaría si una empresa que cotiza en bolsa no pudiera decirle a un accionista sus ingresos o ganancias para el año fiscal?

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2° RESUMEN | LESSONS IN PROJECT MANAGEMENT

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Lessons in Project Management

¿Qué pasaría si una empresa que cotiza en bolsa no pudiera decirle a un accionista sus ingresos o ganancias para el año fiscal? Esa empresa tendría algunos problemas serios para abordar. Del mismo modo, si el mismo accionista preguntara a un ejecutivo de la empresa cómo se veían sus productos en el mercado, y él solo respondía con un "bien", eso tampoco sería muy reconfortante para el accionista.

Sin embargo, los ejemplos anteriores nunca suceden porque las empresas recopilan métricas. Recopilan información financiera sobre ingresos y costos, y recopilan datos sobre cómo se perciben sus productos en el mercado. Para bien o para mal, generalmente conocen gran parte de la información que necesitan para administrar el negocio.

En una escala mucho más pequeña, una parte interesada podría preguntarle qué tan exitoso fue un proyecto reciente, o qué tan eficiente es el proceso de facturación o, en mi caso, qué valor estoy aportando con mi servicio de coaching. Estas preguntas suelen ser más difíciles de responder.

Muchas (probablemente la mayoría) de las empresas no tienen idea de si obtienen valor por los dólares que gastan en proyectos, y solo tienen una vaga idea sobre el éxito de los proyectos individuales. Definir y recopilar un conjunto apropiado de métricas es la única forma de obtener información cuantitativa y cualitativa. La recopilación de métricas proporciona la información necesaria para mejorar los procesos y proporciona resultados que muestran si se cumplen las expectativas.

El mundo está formado por personas con diversas habilidades y talentos. A menudo, los talentos de las personas los llevan a trabajar en ciertas áreas donde se destacan. En otros casos, los talentos individuales y los trabajos que realizan no están alineados. A veces, esta falta de alineación se puede superar con mucho trabajo y motivación. Desafortunadamente, a veces la brecha no se puede superar. Estos son los momentos en los que tiene que lidiar con la persona como un problema de rendimiento.

Como gerente de proyecto, generalmente no tiene un control total de la administración sobre los miembros de su equipo. Por lo general, usted comparte la responsabilidad con el gerente funcional del miembro del equipo. Sin embargo, esto no significa que no pueda trabajar con miembros del equipo que no cumplan con las expectativas. De hecho, usted tiene una obligación. El desarrollo y la gestión de los miembros del equipo son responsabilidades clave de un gerente de proyecto, al menos durante la duración del proyecto.

A veces, cuando los miembros del equipo del proyecto escuchan sobre la gestión de problemas, piensan que los procesos de gestión de proyectos no se aplican a ellos. Después de todo, los procesos de gestión de proyectos son para los gerentes de proyectos, ¿verdad? ¡Incorrecto! Para tener éxito, todo el equipo debe comprender que todos son parte del proceso. Para la gestión de problemas, una de sus principales responsabilidades es plantear problemas cuando los ven. Esta responsabilidad no se limita al equipo del proyecto. Todas las partes interesadas deben emerger y escalar cualquier problema que encuentren.

Plantear un problema no es negativo. Es una forma proactiva de identificar un problema para que el equipo pueda aplicar los recursos adecuados, encontrar alternativas e implementar una resolución. En un proyecto grande, por ejemplo, puede tener un proceso bastante riguroso para manejar los problemas. Todo este proceso podría parecerse a lo siguiente:

1. Solicite problemas potenciales de cualquier parte interesada del proyecto, incluido el equipo del proyecto, clientes, patrocinadores, etc. Un problema puede surgir a través de medios verbales o escritos, pero debe documentarse formalmente utilizando un Formulario de envío de problemas. Este formulario incluye una descripción del problema, el impacto en el proyecto, las posibles resoluciones, el curso de acción recomendado, quién debería participar en la resolución de los problemas y más.

2. Ingrese el problema en el Registro de problemas para fines de seguimiento.

3. Asigne el problema a un miembro del equipo del proyecto para que lo investigue (los gerentes de proyecto podrían asignárselo a ellos mismos). El miembro del equipo investigará las opciones disponibles para resolver el problema. Para cada opción, él o ella también debe estimar el impacto en el proyecto en términos de presupuesto, cronograma y alcance.

4. Las diversas alternativas y el impacto del problema se documentan en el Formulario de envío de problemas. Tome el problema, las alternativas y el impacto del proyecto en el Formulario de envío de problemas a las partes interesadas apropiadas para una resolución. Las personas reales que participan en la resolución del problema son las mismas que se identificaron en el Formulario de envío de problemas.

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