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Problema

El problema principal al que me enfrento en el desarrollo de mis actividades profesionales y laborales es el de la administración integral de proyectos de traducción, el registro de los detalles de cada proyecto y los datos de mis clientes para efectos de cobranza y elaboración de la contabilidad, ya que me cuesta trabajo llevar un registro homogéneo, actualizado, detallado y funcional.

Alternativas tecnológicas

Tras la realización de una búsqueda en Internet, encontré las siguientes cinco aplicaciones gratuitas que pueden ayudarme a solucionar el problema antes descrito:

1. Monday:

• Página Web: https://support.monday.com/hc/es/articles/115005310945--Qu%C3%A9-es-monday-com-
• Características y funciones: Es un sistema operativo de trabajo que permite la ejecución confiable de flujos de trabajo y proyectos. Su sistema de trabajo es simple e intuitivo y se ajusta a necesidades cambiantes, genera transparencia y conexión colaborativa para equipos de trabajo. Su principal característica es la flexibilidad, pues crea aplicaciones personalizadas de flujo de trabajo con paneles, tableros y documentos personalizables que se adapten a cada equipo. En cada tablero, se agregan columnas en función del flujo de trabajo de que se trate. Las columnas representan procesos en los que se insertan bloques (variables) necesarios para la concreción de tareas. Monday proporciona una variedad de columnas con diversos diseños y formas de edición. Otra característica es su interfaz intuitiva, en el que se pueden visualizar todos los proyectos y tareas en la misma pantalla, con la posibilidad de revisar progresos y pasos a seguir para la consecución de objetivos. Su interfaz permite la inserción de colores, gráficos, formas y la visualización por medio de tableros y widgets. Monday proporciona la opción de centralizar comunicaciones y archivos en un solo lugar. Monday se encuentra en la nube y se puede utilizar tanto en el celular como en la computadora y permite la edición desde correo electrónico. Sus paneles facilitan el flujo de trabajo pues actualizan los diversos tableros creados en esta solución. Presenta la posibilidad de creación de informes y resúmenes. Otra característica interesante es la posibilidad de integrar diferentes plataformas de administración de trabajo que facilita la consolidación de datos e información en su centro de integraciones.

1. Bitrix 24

• Página Web: https://www.bitrix24.es/alternatives/alternativa-gratuita-a-monday.php?gclid=CjwKCAiA68ebBhB-EiwALVC-Nmm0uQNMNIDgw2cu0BwTzeC5Phr8tZN9zRmfWmPH-zc9uWFh7EdbAhoCTRkQAvD_BwE
• Características y funciones: Es un sistema de gestión de tareas y proyectos que ofrece herramientas para la gestión de clientes y contactos, que además cuenta con la posibilidad de automatizar tareas y gestionar tiempos, está disponible tanto en la nube como en versión autohospedada e integra todas sus funciones en un solo espacio. A diferencia de Monday, que es el CRM más utilizado, la versión gratuita admite usuarios ilimitados e incluye nube y autohospedaje y cuenta con la posibilidad de instalarse como aplicación de escritorio. Sus funciones incluyen la gestión de proyectos, la programación de tareas recurrentes, la creación de equipos de trabajo y el establecimiento de roles y la asignación de tareas con su herramienta Gantt, la administración de juntas con Kaba, la gestión de plazos y tiempos de trabajo, las herramientas de administración de prospectos, clientes para la negociación con clientes y cierre de negociaciones. Otro punto importante es que no limita el número de automatizaciones mensuales como Monday. También cuenta con la posibilidad de elaboración de informes, gestión de contactos y documentos, otorgamiento de permisos de acceso, integración de firma digital, establecimiento de filtros de búsqueda, adaptación a la Intranet empresarial, realización de llamadas y videollamadas, la gestión de ausencias, la realización de notificaciones y recordatorios, integraciones ilimitadas, telefonía, correo electrónico y tienda en línea.

1. Escala

• Página Web: https://escala.com/?utm_source=capterra
• Características y funciones: Es una solución que concentra herramientas para la automatización de mercadotecnia, ventas y gestión de relaciones con clientes (CRM). Permite la generación de prospectos en línea con publicidad o correos electrónicos; asimismo, integra y agiliza esfuerzos de mercadotecnia y ventas, analiza la salud del negocio con métricas en tiempo real, optimiza procesos, aumenta la productividad de las ventas y nutre la relación con clientes promoviendo su fidelidad y referencia. Ofrece la integración de herramientas diseñadas específicamente para equipos comerciales o de negocios. Su interfaz es amigable y ofrece un alto servicio de acompañamiento y atención. La plataforma, el servicio de atención y todos los recursos se encuentran en español. Su fuerte es precisamente el servicio de atención, que incluye guía en la planificación, configuración, producción y optimización. Ofrece la posibilidad de creación de páginas de aterrizaje y la opción de llevar visitantes a éstas mediante la creación o importación de campañas de anuncios en Facebook e Instagram y el envío de campañas de correo electrónico a una base de datos propia. Gestiona contactos y optimiza procesos comerciales con su función de CRM, cuyo fuerte es la organización de bases de datos, el mantenimiento de un historial de interacciones, la creación de programas de actividades y recordatorios, el control de procesos mediante embudos y la mejora de seguimiento de las actividades de equipos de trabajo para la generación de oportunidades de negocio. También ofrece la posibilidad de crear campañas de correo electrónico con plantillas optimizadas (con mejores tasas de interacción) y cuenta con la funcionalidad de automatización de tareas repetitivas que disminuyen la ocurrencia de errores humanos mediante la creación de flujos y programación de acciones. Por último, cuenta con la posibilidad de analizar los esfuerzos comerciales realizados mediante la aplicación de métricas y tableros de actualización en tiempo real.

1. Upnify

• Página Web:
• Características y funciones: Es un CRM que ofrece la posibilidad de trabajar des de casa y controlar las ventas en cualquier momento y en cualquier lugar. Ofrece soporte remoto con especialistas disponibles las 24 horas del día los 7 días de la semana. Cuenta con la funcionalidad de automatización de campañas de correo electrónico, mensajes de celular y de WhatsApp con un solo clic. Una característica interesante es que ofrece cursos de capacitación que apoya a sus usuarios a tener éxito en sus esfuerzos de ventas. Sus principales características son su organización, seguridad (pues toda la información y bases de datos ingresados se encuentran encriptados), velocidad y simplicidad y abarcan desde la mercadotecnia, el cuidado de clientes y la organización del proceso comercial entero (desde la prospección de clientes y hasta la facturación). Para la parte de mercadotecnia permite el seguimiento de desempeño de parámetros UTM, la integración con Wordpress y Facebook, la creación de campañas automáticas y formatos de mercadotecnia; para la parte de ventas, integra WhatsApp y mensajes, permite el seguimiento y la creación de recordatorios y citas y facilita la generación de cotizaciones. En cuanto a cuestiones de administración, cuenta con informes de actividades, rastreo de información, herramientas y consejos para gerentes y directores y control de cuello de botella.

1. Odoo

• Página Web: https://www.odoo.com/app/crm
• Características y funciones: Es un CRM que se centra en los clientes, ya que permite el seguimiento de clientes potenciales, el cierre de oportunidades y la obtención de previsiones precisas; característica que se presenta como datos accionables que permite la toma de mejores decisiones con la obtención de información necesaria para la toma de decisiones inteligentes con su diseño de cuadros de mando personalizados para la obtención de la imagen del negocio de un vistazo y la profundización con informes en tiempo real y diagramas de flujo que cualquier miembro del equipo de trabajo puede crear y compartir. Ofrece la posibilidad de agendar actividades con base en guiones de ventas (llamadas, reuniones, correos y presupuestos). Facilita la obtención de información desde páginas web de visitas, correos, etc. Facilita la visualización en tiempo real de métricas de rendimiento comparadas con objetivos mensuales y listas de actividades próximas. Permite la organización del trabajo en función de actividades programadas. Finalmente, ofrece la posibilidad de mensajería en tiempo real y la integración de otras aplicaciones de la marca (ventas, firma, facturación y correos electrónicos de comercialización).

Prueba

En vista del resumen de las reseñas de las aplicaciones que investigué, decidí instalar en mi computadora las siguientes dos aplicaciones Bitrix y Upnify. Mi experiencia con cada una de ellas fue la siguiente:

1. Bitrix: La instalación de esta aplicación fue fácil y rápida. Su uso, no obstante, fue complicado; no obstante, sí logré utilizar las funciones necesarias para la administración del flujo entero del proceso de mi negocio como traductora independiente.

Las características que me gustan de ésta son su sistema de calendario y recordatorios, la herramienta de administración de contactos, la funcionalidad de seguimiento de interacciones vía chat, la herramienta de comercialización vía correo electrónico, la integración de chat interno, la administración de prospectos y la automatización de mercadotecnia.

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