CONCIENTIZACIÓN DOCUMENTAL

Proyecto Investigación Concientización Documental Dentro de Las Empresas

Servicio Nacional de Aprendizaje, Bogotá

Alans Murillo.

Alejandro Marin.

Laura Mora.

Luis Beltran.

Marzo 2015.

Copyright © 2015 por Alans Murillo, Alejandro Marin, Laura Mora, Luis Beltran.

Todos los derechos reservados.

Resumen

El presente documento esta soportado bajo una investigación enfocada principalmente en objetivo de dar a conocer y evidenciar los factores implícitos abordo de la “No Conciencia Documental Dentro De Las Empresas “.

Tabla de Contenidos

Capítulo 1 Objetivos 1

Título 1.1 Objetivo general 1

Título 1.2 Objetivos especificos 1

Capítulo 2 Justificacion 2

Capítulo 3 Viabilidad 3

Capítulo 4 Hipotesis 4

Capítulo 5 Marco teorico 5

Título 5.1 Historia general de la archivistica 5

Título 5.2 Que paises lideran este tema 5

Título 5.3 De donde nace la necesidad en colombia 5

Título 5.4 Que normativida es aplicada en colombia respecto a la documnetacion 5

Título 5.4.1 A quienes les aplica 5

Título 5.5 Que se deberia hacer 5

Título 5.6 Que se esta haciendo 5

Título 5.7 Por que no se hace 5

Capítulo 6 Diagrama de gantt 6

Título 6.1 Grafica diagram de gant. 6

Título 6.2 Esquema diagram de gant. 7

Capítulo 7 Propuesta del instrumento de recoleccion de datos. 8

Capítulo 8 Informe del proceso de recoleccion de datos. 15

Capítulo 9 Tabulacion y presentacion de la informacion. 18

Título 9.1 Tablas de tabulacion (frecuencias) 1

Título 9.2 Graficas 1

Título 9.3 Medidas de Tendencia Central 1

Título 9.4 Medidas de dispersion 1

Título 9.5 Conclusiones basadas en las tablas y las graficas(ver apendice) 32

Capítulo 10 Conclusiones sobre los obejtivos y las hipotesis planteadas en el proyecto. 33

Conclusiones finales. 35

Capítulo 1

Objetivos

Título 1.1

Objetivo general.

Concientizar a las entidades del orden público y privado de la importancia de implementar procesos y actividades tendientes al manejo de la documentación y su adecuada gestión como fuente primordial de información y valor para la memoria institucional y nacional.

Título 1.2

Objetivos específicos.

 Ofrecer procedimientos y tecnologías en las dependencias para transmitir las actividades a realizar y tener conciencia en la gestión documental.

 Para tener conciencia del buen manejo, desde un principio se debe tener conocimiento de toda la historia (de su razón de ser, la importancia que este exige, el valor que posee entre otras). Tener total cultura para que el diario vivir de la archivística así como el desarrollo y la evolución del mismo para que el principiante al mas experto se concientice de la necesidad que se tiene al ejercer esta labor.

 Exponer los procedimientos y prácticas administrativas que evidencian la falta de conciencia archivística.

 Reconocer las directrices gerenciales que contribuyen a la falta de conciencia archivística.

 Exponer las falencias de tipo de capacitación por parte de las empresas para con sus colaboradores en materia archivística.

 Evidenciar y demostrar la importancia que conlleva la implementación de procesos técnicos, operativos y administrativos inherentes a los documentos como factor de beneficio para las entidades desde los factores: administrativo, económico, operativo, etc

 Ofrecer procedimientos y tecnologías en las dependencias para transmitir las actividades a realizar y tener conciencia en la gestión documental.

Capítulo 2

Justificación

Una de las necesidades más apremiantes en las instituciones debería ser la concientización documental de sus trabajadores. En la sociedad Colombiana son pocas las instituciones que cuentan con un programa de Gestión Documental dirigido a sus empleados, los diferentes presupuestos que son utilizados a favor de ellos generalmente no se canalizan para esta área, sino para otros fines como ascensos, promociones, capacitaciones, cumplimiento de prestaciones, seguridad laboral y otros. En la actualidad el aumento en los despidos o constantes amenazas de despidos, la falta de esta herramienta permite que desde cualquier área la conciencia documental no se presente. Es cuando el archivo para esta clase de personas significa el hueco donde va a parar toda la documentación que ya no se utiliza. Pero su custodia, su conservación, sus valores dónde quedan?

Es por esta razón que el proyecto de concientización documental pretende hallar la raíz del problema en las empresas y de esta manera incrementar la concientización ayudando a conservar y custodiar lo que refleja nuestras actividades dentro de la institución y aporta a la cultura de nuestro país.

Capítulo 3

Viabilidad

Tabla.1. Viabilidad de la investigación.

OBSERVACIONES VIABILIDAD

Si No

Recursos Materiales -Contamos con herramientas tecnológicas. X

Recursos Financieros Nuestra investigación no requiere de mayores gastos. X

Recurso Humano Se cuenta con personal idóneo para llevar a cabo el proyecto. X

Tiempo Duración de la ejecución del proyecto seis meses. X

Acceso a las empresas Se cuenta con la disponibilidad y acceso. X

Soporte Jurídico Contamos con toda la normatividad vigente para aplicarla y exponerla. X

Capítulo 4

Hipótesis

 Se incorporara en el manual de funciones la responsabilidad que debe tener el empleado con los procesos de la gestión documental, teniendo en cuenta el cumplimiento obligatorio de la normatividad que rige en los PGD (Investigación).

 Al realizar los procesos para que se comprometan los colaboradores con las funciones que tienen que ver con la manipulación (de documentos , se incrementaran los incentivos teniendo en cuenta el desempeño de productividad de los funcionarios, aumentando así la conciencia documental (Correlacional).

 Según indicador estadístico el 40% de las entidades cumplen con los procesos productivos en gestión documental por esta razón se realizaran capacitaciones para estar recordando la importancia que deben darle a la documentación y llegar a un indicador del 80 % para tener un buen resultado, esta será coordinada por personal idóneo. (Estadística).

 Se incorporara en el manual de funciones la responsabilidad que debe tener el empleado con los procesos de la gestión documental, sin tener en cuenta el cumplimiento obligatorio de la normatividad que rige en los PGD (Nula).

Capítulo 5

Marco teórico

Titulo 5.1

Historia general de la Archivística

Titulo 5.2

Que países lideran este tema

Titulo 5.3

De dónde nace la necesidad en Colombia

Titulo 5.4

Qué normatividad es aplicada en Colombia respecto a la documentación

Titulo 5.4.1

A quiénes les aplica.

Titulo 5.5

Qué se deberia hacer.

Titulo 5.6

Que se está haciendo.

Titulo 5.7

Por que no se hace.

Capítulo 6

Diagrama de Gantt

Título 6.1 Grafica diagrama de Gantt.

Grafica.1.Graficación actividades proceso de investigación.

Título 6.2 Esquema diagram de Gantt.

NUMERO DE ORDEN ACTIVIDADES FECHA INICIAL DURACIÓN FECHA FINAL

1 IDEA O TEMA DE INVESTIGACION 19/01/2015 2 21/01/2015

2 OBJETIVO GENERAL 22/01/2015 7 30/01/2015

3 OBJETIVO ESPECIFICO 31/01/2015 5 05/02/2015

4 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN 06/02/2015 1 07/02/2015

5 MARCO TEORICO 09/02/2015 3 12/02/2015

6 JUSTIFICACIÓN 13/02/2015 2 16/02/2015

7 VIABILIDAD 17/02/2015 3 20/02/015

8 HIPOTESIS 23/02/2015 3 26/02/2015

9 DIAGRAMA DE GANTT 02/03/2015 1 03/03/2015

10 PROPUESTA DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS (ENCUESTA) 04/03/2015 6 06/03/2015

11 INFORME DEL PROCESO DE RECOLECION DE DATOS 09/03/2015 3 12/03/2015

12 TABULACION Y PRESENTACION DE LA INFORMACION (FRECUENCIAS), GRAFICAS, MEDIDADAS DE TENDENCIA CENTRAL MEDIDAS DE DISPERSION, CONCLUSIONES BASADAS EN LAS TABLAS Y GRAFICAS 13/03/2015 5 20/03/2015

13 CONCLUSIONES SOBRE LOS OBJETIVOS Y LAS HIPOTESIS PLANTEADAS EN EL PROYECTO. 24/03/2015 1 25/03/2015

Grafica.2.Esquema actividades proceso de investigación.

Capítulo 7

Propuesta del instrumento de recolección de datos

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