Formacion

INTRODUCCIÓN

Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un integrante de un determinado nivel jerárquico y va dirigido a un integrante de un nivel superior, o un nivel inferior, o de un mismo nivel; siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Esta comunicación suele utilizar medios tales como los murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa

Conceptos

PANEL

Antes de iniciar con el panel es importante mencionar que tanto este tipo de comunicación formal como la mesa redonda forman parte del ejercicio de comunicación llamado discusión en grupo.

Concepto

PANEL: es una sesión en la que se entabla un diálogo sobre un tema determinado. Este diálogo deberá ser dirigido por un coordinador, llamado también moderador.

Es una forma de discusión en grupo ante un público, empelada frecuentemente en congresos, convenciones o eventos a los que han sido invitados expertos en determinados temas o ramas del saber para hablar de un problema específico.

Es aquel en el que un grupo de discusión conversa sobre un tópico. Se sigue una agenda de temas o preguntas para organizar la discusión. Se asigna un moderador que fomente la participación de todos.

Se utiliza para conducir una discusión de temas más menos estructurada para satisfacer el interés de una audiencia, o aportar puntos de vista y posibles soluciones. Los miembros son responsables de desarrollar sus puntos de vista y de tener parcialmente el control del desarrollo del panel, lo mismo que su secuencia.

Características

Este ejercicio permite abarcar todos los aspectos de un tema.

Los participantes deben tener pleno conocimiento del tema, agilidad mental, facilidad de palabra, capacidad de análisis y juicio crítico.

Puede llevarse a cabo en un ambiente informal.

Participan grupos formados por 3 a 5 personas y tiene una duración aproximada de cincuenta a sesenta minutos por sesión.

Al panel lo caracterizará la informalidad, espontaneidad y el dinamismo.

En algunos casos las conclusiones pueden ser expuestas a su vez al auditorio.

Estructura

Para hacer más útil el ejercicio, el panel se organiza de la siguiente manera:

Se seleccionan de 4 a 5 personas con pleno conocimiento del tema para que lo discutan en beneficio del público.

La selección se hace en función de la capacidad de cada uno de los miembros del panel para exponer los hechos en una discusión inteligente, de modo que entre todos representen los puntos de vista actuando como portavoces.

Los seleccionados se colocan en un estrado o escenario para que puedan verse y los oigan sin dificultad.

Se desarrolla un intercambio recíproco de ideas y puntos de vista, formulándose preguntas como si se tratara de una reunión formativa o de toma de decisiones.

No deben limitarse a hablar sus ideas ante el público, sino hacerlo para el público.

Otra manera de realizar el panel para incluir a todos los presentes es la siguiente:

Para iniciar el panel, cada persona busca a un compañero que no conoce con el que iniciará una plática de cinco minutos. Cada pareja de conversadores se llama bina; terminado el tiempo, cada bina entrará en relación expositiva con otra bina, formando un grupo mayor llamado cuarta; más adelante, cada cuarta entrará en relación expositiva con otra cuarta formando octavas. Finalmente, el moderador incitará a cada octava a que haga un resumen breve de sus ideas y destacará las conclusiones más importantes.

En la presentación, el moderador deberá realizar lo siguiente:

Responsabilidades del moderador

Presentar al panel y el problema de forma concreta.

Mantener activa la discusión de los panelistas permaneciendo neutral a la información o ideas de los expertos.

Asignar igual tiempo a todos.

Controlar el tiempo de discusión.

Tratar de mantener el equilibrio en las diferentes participaciones.

Elementos

Panelistas (expertos en el tema)

Moderador (quien regula o controla la participación de los panelistas y las preguntas y/u opiniones del público).

Público (personas que observan el ejercicio).

MESA REDONDA

Antes de iniciar con la mesa redonda es importante mencionar que esta forma de comunicación es parte de un ejercicio de comunicación mayor llamado discusión en grupo ante un público.

Concepto

MESA REDONDA: Es una discusión pública acerca de un tema determinado, frente a un auditorio; un grupo de personas discute bajo la dirección de un moderador.

Este ejercicio también puede ser usado en la comunicación interna de un grupo, para obtener información con miras a tomar decisiones. En este caso el formato no es abierto a un público.

Características

La atmósfera puede ser formal o informal.

La forma es de tipo conversacional, pues no se debe permitir que den discursos ni los integrantes ni el moderador.

El moderador es el elemento más importante de este ejercicio.

Características del moderador: profundo conocimiento del tema, agilidad para llevarlo a cabo, habilidad para orientar la discusión y capacidad para resumir lo dicho en las participaciones y en los posibles acuerdos.

El tiempo debe ser preciso, necesario.

Una hora, aproximadamente, podría ser un buen tiempo para una mesa redonda.

Deben participar todos por igual; si alguien monopoliza la discusión desvirtuará esta técnica participativa.

Se pueden exponer y enfocar diferentes puntos de vista, hechos y actitudes.

Permite mucha interacción entre los participantes.

Estructura

Se elige un tema que sea del conocimiento de los participantes. Inicialmente cada uno de ellos tiene la oportunidad de exponer su propio punto de vista sobre el tema en común, después se origina la discusión en la que puede o no participar el público y en algunos casos se llega a un acuerdo general.

El público oye los puntos de vista, la discusión y puede participar; es en sí, el material que se aprovecha en la mesa redonda. A partir de un planteamiento previo, la diversidad de opiniones enriquece la discusión.

La mesa redonda es útil para cumplir diferentes objetivos:

a) Identificar un problema, explorarlo y comprenderlo.

b) Poner diferentes hechos y puntos de vista.

c) Evaluar ventajas y desventajas de un curso de acción.

d) Motivar a un grupo hacia la acción constructiva.

e) Llegar a consensos o acuerdos finales.

f) Obligar a un grupo a enfrentar un tema polémico y estimular a los miembros a resolver ese problema.

g) Enfrentar un tema muy controvertido que nadie quiere abordar o defender.

El participante o miembro de una mesa redonda deberá cumplir con varias responsabilidades, entre ellas se encuentran las siguientes:

Responsabilidades del participante

Preparar material y organizar consideraciones sobre el tema.

Dar ejemplo de pensamiento claro, prudente, reflexivo, racional.

Escuchar con atención a los otros y esforzarse por comprender sus puntos de vista.

Esperar el momento para expresar su punto de vista y hacerlo con energía, claridad y concisión.

Cambiar sus puntos de vista si la lógica demuestra que está equivocado.

Hablar sólo del tema que se está tratando.

Mantener en un tono informal la atmósfera de la discusión y procurar conservarla.

El éxito de la mesa redonda, depende en gran parte del moderador y de los integrantes, quienes deben prepararse adecuadamente. Una planeación anterior a la reunión de presentación es necesaria para elaborar un esbozo sencillo y corto de los puntos que se tratarán.

Responsabilidades del moderador

Reunirse con los integrantes y coordinar el programa.

Cerciorarse de que la disposición de los participantes sea la mejor.

Presentar a los integrantes de la mesa redonda al público.

Presentar el tema al grupo general, asegurarse que despierte interés y preparar el rumbo de la discusión. Explicar el procedimiento que se seguirá.

Abrir la discusión con una pregunta o manifestación que llame la atención.

Llevar a los integrantes hacia una discusión informal, a una conversación.

Intervenir en la discusión para: hacer preguntas aclaratorias, interpretar significados inciertos, llevar la discusión nuevamente al tema central, resumir, dar por finalizado algún punto, hacer preguntas que inicien una nueva etapa e interrumpir a quienes sobrepasen su tiempo.

Permitir que la participación sea libre y espontánea. Dirigirá las preguntas a toda la mesa, no a un participante específico.

Presentar una conclusión o resumen que cierre el tema.

La mesa redonda se diferencia del panel en que en éste, las reuniones se desarrollan y cierran en una sola sesión; mientras que en la mesa redonda el proceso comunicativo puede durar varios días. Además, una mesa redonda se realiza con personas que tienen cierto conocimiento sobre el tema o que representan historias de vida relacionadas con el tema, mientras que en el panel sólo pueden participar expertos en

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