La Entrevista

E N T R E V I S T A

Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos.

Recabar datos mediante la entrevista.

La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre es sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa esta relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser mas útiles en la recabación de datos cuantitativos.

Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen cuestionarios.

Determinación del tipo de entrevista.

La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sección de preguntas y respuestas libres. La atmósfera abierta y de fácil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.

Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar. Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.

La confiabilidad es solo una consideración en la selección del método de entrevista. Los analistas también deben dividir su tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las respuestas. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no se necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo, analizar las respuestas después de las entrevistas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas. De cualquier manera, el mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.

Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas deben tener cuidado de incluir aquellas personas que tienen información que no se podrá conseguir de otra forma. Durante las primeras etapas de un estudio de sistemas, cuando los analistas determinan

La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian ala administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes.

Realización de la entrevista.

La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por ejemplo, si dijera, "hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aquí. O la introducción: "Estamos aquí para resolver su problema", es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes interrogantes:

1. ¿Qué es lo que me esta diciendo la persona?

2. ¿Por qué me lo esta diciendo a mí?

3. ¿Qué se esta olvidando?

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