Aplicación y beneficios de la automatización de proceso administrativos dentro de la organización

Introducción

El presente trabajo es una práctica de ensayo del tema “Aplicación y beneficios de la automatización de proceso administrativo dentro de la organización””.

El objetivo de éste ensayo, es investigar utilizando lecturas del libro del curso así como publicaciones en la red sobre éste tema.

Mediante el resultado de ésta indagación pretendo brindar un punto de vista con respecto a las ventajas que se obtienen dentro de una organización al automatizar sus procesos.

La incursión en una era digital, obliga a las organizaciones para mantenerse en un plano competitivo, implementar soluciones tecnológicas que brinden rapidez al acceso de la información y satisfacer a sus clientes que ya utilizan tecnologías de punta.

Aplicación Y Beneficios De La Automatización De Proceso Administrativo Dentro De La Organización

El objetivo de la automatización es hacer más productivas las organizaciones. La automatización no viene a mecanizarlo todo y crear un ambiente frío e inhumano, más bien, facilita las tareas del hombre para liberar su tiempo y creatividad. La creatividad humana se ve incrementada ya que además de disponer de mayor tiempo, facilita herramientas para realizar su trabajo en forma más eficiente y efectiva.

Hoy en día es difícil de concebir a una empresa sin el apoyo de tecnologías. Iniciar por preguntarse el por qué implementar sistemas de automatización dentro de la empresa, es un

punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el éxito.

En cualquier empresa que se observe, se emplean una serie de procesos para llevar por buen camino el negocio, como por ejemplo la recepción de un pedido de compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al cliente que lo solicitó, una reclamación sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solución, recopilar la información necesaria para cumplir con los estándares de calidad o simplemente el alta de un nuevo empleado en la compañía.

Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompañamiento de una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso.

Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio.

En la administración de empresas hay un pilar fundamental y es el de que cada objetivo debe ser alcanzable, medible y realizable. Al final de cada círculo de proceso es importante medirlo ya que así sabrá con certeza si cumple o no con el objetivo

propuesto y es allí donde se decide continuar haciéndolo de la misma manera o es la oportunidad indicada para automatizarlo.

Conclusión

Según las lecturas consultadas, cada vez que se desea mejorar al hacer algún proceso de nuestras organizaciones, es de vital importancia automatizarla, ya que se gana tiempo al utilizar tecnología y éste tiempo ganada siendo bien utilizado genera mayor aprovechamiento de los recursos disponibles en la empresa y por lo tanto genera una mayor ganancia.

El recurso humano siendo el activo más preciado de cada organización, debe ser el primero en actualizar sus conocimientos ya que puede otorgar un acompañamiento adecuado en la implementación de nuevas tecnologías o generando ideas que mejoren cada proceso.

La aplicación de la automatización no necesariamente lleva consigo una computadora o un sistema de información, sino que modifica el modo de realizar las cosas obteniendo mejores resultados.

Es claro que la era tecnológica la estamos viviendo y debemos estar anuentes a involucrarnos en el aprendizaje de ésta, ya que cada vez está más inmersa en nuestro diario vivir tanto en la empresa como en nuestra vida personal. El acceso a la información es infinita y muy fácil, por lo que está en nuestro poder el llevarlo a un nivel profesional.

Esto sin duda hará un cambio en nosotros como profesionales y se verá reflejado en las ideas que generamos y en la forma que trabajamos.

Aplicación y beneficios de la automatización de proceso administrativos dentro de la organización

La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas.

Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones.

Contar con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dónde se generan “cuellos de botella” y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio

puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable,

...