Ensayo de “Aplicaciones y beneficios de la automatización d proceso administrativos dentro de la organización”.

Ensayo de “Aplicaciones y beneficios de la automatización d proceso administrativos dentro de la organización”.

En cualquier empresa es necesario una serie de procedimientos para realizar las tareas cotidianas que se requieran, ya sea para ofrecer un producto hasta prestar un servicio al cliente. Pero muchas veces estos procesos no los tenemos para optimizar el tiempo y la eficiencia que se debería de tener para realizar cualquier gestión dentro de una organización. A mi punto de vista, considero que este cambio tiene que dar inicio desde el patrono, este personaje que es el pilar de la organización y que lleva consigo la responsabilidad del éxito o fracaso de una empresa. Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue votar una burocracia (exceso de trámites y papeleo que dificultan la solución de asuntos) para incrementar una productividad de cualquier índole dentro de una empresa. El conocimiento previo a realizar dicha automatización es importante ya que si las jefaturas desconocen cómo aplicar un proceso y quitar cosas que no generen valor; por más que tengan el mejor equipamiento, organización, descripción de puestos, etc. Todo proceso que tenga estipulada una empresa no obtendrán el objetivo trazado y ese estancamiento administrativo que puedan tener, puede provocar pérdidas empresariales de miles de inversiones ya gestionadas. Con un conjunto de herramientas que faciliten la administración, se puede realizar un análisis y definir en qué parte del proceso radica la falla del estancamiento, realizar propuestas para mejorarlas, eliminar procesos que no generan valor y que solo absorben tiempo y costos, y lo más importante el entorno que posee la organización influye mucho en el desempeño de todos los empleados. Pienso que la La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas, porque las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones y con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dónde se generan “cuellos de botella” y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin.

INTRODUCCIÓN

Preguntarse el por qué implementar sistemas de automatización dentro de la empresa, es un punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el éxito. La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas. Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones. El objetivo de la automatización de oficinas es el incremento de la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una organización. Se dice que estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y al mismo tiempo evitar crear temores falsas

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