Defina el concepto de Archivo y comente su evolución en el tiempo

Defina el concepto de Archivo y comente su evolución en el tiempo

        Podemos definir Archivo como el conjunto ordenado de documentos producidos por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades sea cual sea su fecha, soporte o material y que sirve como testimonio de dicha actividad poniéndose al servicio de la investigación y de la cultura.

La existencia de los archivos se demostraba ya en Egipto y en Mesopotamia pero el archivo aparece en la Antigüedad  como una institución con entidad propia con el archeion griego y el tabularium romano, se define como un lugar sagrado donde los papeles obtenían custodia y seguridad.

Durante la Alta Edad Media es la cancillería pontificia la única que conserva la tradición administrativa romana y que tiene usos archivísticos, destacan los archivos de palacio, los monásticos y los archivos personales de los señores feudales, en su gran mayoría son archivos itinerantes, lo que provoca gran dispersión y pérdida de documentación. El concepto en esta época era práctico, los archivos tenían la finalidad de defender derechos y el  uso que se hacia de ellos era restringido.

En el Antiguo Régimen aparecerá un nuevo concepto, el de los archivos de Estado, que posteriormente se sustituirá por los archivos nacionales. Se toma conciencia de su importancia y se tiene el concepto de archivo como fuente de poder, en España este proceso comenzará con la concentración de los archivos en la Chancillería de Valladolid. Aunque durante los siglos XVI a XVIII se utiliza el término de archivos públicos, lo cierto es que no había un acceso directo a la documentación, todo se hacía por medio de la administración

Con la caída del Antiguo Régimen hubo un cambio en el concepto de los archivos, se pasó de hablar de Archivos del Estado a ser Archivos de la Nación y como consecuencia de la desaparición de las instituciones  del Antiguo Régimen aparecen archivos de carácter histórico de libre acceso.

A finales del XVIII y durante el XIX se comenzará a ver la apertura de los archivos a los ciudadanos garantizando su consulta además de avanzar notablemente en el campo de la archivística. En España por RO de Isabel II de 20 de abril de 1844 se declaran los archivos abiertos a la sociedad.

Es a partir de esto momento cuando aparecen diferentes teoría archivísticas,  el archivo se ve ligado a la Administración, se multiplica la producción documental y van apareciendo diferentes soportes para la documentación y además de tener un papel de defensa de derechos, se añade a su definición la finalidad para la cultura y la investigación

Defina los siguientes términos: Tipo y Serie Documental y Unidad documental simple y compuesta

• Tipo documental: unidad documental producida en el desarrollo de una competencia concreta, cuenta con contenido informativo, soporte y formato similares y que son reguladas por medio de una norma. Es el elemento indivisible de la serie documental.

• Serie documental: conjunto de unidades documentales que dan testimonio de la actividad desarrollada por una persona o institución regulada por medio de una norma o procedimiento plasmada en un mismo tipo documental

• Unidad documental simple: son aquellas que constan de un única pieza documental y que representan una única acción del productor

• Unidad documental compuesta: son aquellas unidades en la que se ven un conjunto ordenado de documentos en las que se ve reflejado una secuencia en la acción del productor que se realizan mediante un procedimiento y que van encaminadas a la resolución de un asunto. Son las unidades que comúnmente conocemos como expedientes

Defina los conceptos de Documento de archivo y Documento de apoyo informativo

• Documento de archivo: es el documento generado por la institución en el desempeño de sus actividades.

Son fuente primaria de información y forman un conjunto orgánico de documentos que siguen una clasificación de tipo orgánico-funcional

Son portadores de derechos y deberes, dan testimonio de las actividades de la institución y por lo tanto contarán con valor probatorio.

Este tipo de documentación habrá de conservarse para pasar con el paso del tiempo al Archivo Central ya que pueden ser Patrimonio Documental

Se producen uno a uno para con el tiempo constituir series

• Documento de apoyo informativo: es el documento que sirve de apoyo a la gestión de una institución ya que recogen información sobre algún asunto concreto.

Sólo tienen un carácter informativo, carecen de cualquier valor probatorio o testimonial, tienen un valor meramente informativo, son fuentes secundarias de la información.

Al no ser Patrimonio Documental, pueden, o bien, conservarse por su valor informativo, o bien, destruirse en la misma oficina, pero no pasarán a formar parte del Archivo Central

Explique a que nos referimos cuando hablamos de procedimiento administrativo y cuáles son sus fases

        El Procedimiento Administrativo viene claramente definido en la Ley 30/1992  donde se explica que es el cauce por el que la administración concreta sus actuaciones para la realización de un fin. Es la forma en que han de producirse los actos administrativos

        Es garantía que tiene el ciudadano de que la administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional.

        Este procedimiento tiene una serie de fases que son las siguientes:

• Iniciación: se puede iniciar de oficio (por iniciativa de la administración) o a instancia de un particular, en este último caso se deberá presentar una instancia con sus datos personales, hecho de su petición y sus razones jurídicas, lugar, fecha y firma y órganos al que se dirige.

• Instrucción: es la fase en la que se realizan los trámites necesarios para comprobar los datos en los que se basa la petición del interesado. Durante esta fase se pueden presentar alegaciones, pruebas e informes. Durante esta fase también habrá un momento para la audiencia que consiste en dar a conocer al interesado la documentación obrante en el expediente para que puedan presentar las alegaciones o los documentos que consideren oportunos. Hay un trámite en esta fase consistente en la información pública del procedimiento en los diarios oficiales para que cualquier persona pueda examinar el expediente

• Terminación del procedimiento: según el artículo 87.1 de la Ley, pondrán fin al procedimiento la resolución, que podrá ser expresa o presunta, en caso de ser presunta puede ser por medio del silencio positivo o por silencio negativo; el desistimiento; la renuncia y la declaración de caducidad. Por otra parte el 87.2 habla de la imposibilidad material de continuar con el procedimiento

Por último hay que hacer mención a la ordenación del procedimiento que no es una fase propiamente dicha pero que está presente durante todo el procedimiento. Son criterios, reglas o principios que deben estar presentes durante todo el procedimiento. Son la oficialidad, igualdad, celeridad y eficacia, cumplimiento de trámites por los interesados y cuestiones incidentales.

Los distintos soportes documentales y su instalación en los archivos

        La conservación de los fondos es una de las principales tareas a tener en cuenta en un archivo, la defensa y custodia de la originalidad de las obras es fundamental para la posterior difusión del archivo. La conservación se centra en el mantenimiento de las características materiales (físicas y funcionales) de los documentos.

        La instalación de los documentos está íntimamente relacionada con esta conservación, ya que de ella dependen muchos factores que determinaran que no se produzca un posterior deterioro de la documentación.

        Distintos autores han realizado diferentes clasificaciones de los soportes y en ocasiones utilizan diferentes términos para hablar del mismo concepto. Hagamos, por ejemplo, una comparativa entre Cruz Mundet y Antonio Heredia.

CRUZ MUNDET

• Textuales → Texto escrito → Manuscritos, mecanografiados e impresos
• Iconográficos → Imagen, signos no textuales, colores → Mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, microformas,…
• Sonoros → Reproducen y graban sonidos → Discos, cintas magnéticas, discos compactos
• Audiovisuales → Imagen en movimiento y sonido en conjunto → Filmes, cintas de video y video discos
• Electrónicos o informáticos → Generados en el entorno de los ordenadores → Fichas perforadas, cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc.

ANTONIO HEREDIA

• Textuales → Texto escrito → Manuscritos, mecanografiados e impresos
• Gráficos → Formas, colores, signos no textuales → Mapas, planos, dibujos
• En imagen → Imagen fija y en movimiento → Fotografías, diapositivas, películas
• Audiovisuales → Imagen o sonido → Películas cinematográficas y discos sonoros
• Legibles por máquina → Generados en el entorno de los ordenadores → Fichas perforadas, cintas y disquetes magnéticos, discos ópticos, CD ROM, etc.

Tanto Cruz Mundet como Antonia Heredia y otros autores consultados, coinciden en la forma textual, en el resto de los casos hay más diversidad de ideas aunque podríamos concluir que los diferentes soportes documentales son: textuales, iconográficos, audiovisuales y electrónicos e informáticos

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