RESUMEN GENERALIDADES DE ARCHIVO

RESUMEN GENERALIDADES DE ARCHIVO

CONCEPTO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad en razón de sus funciones o de la actividad que desempeñe, los cuales deben estar organizados respetando el orden de producción o recepción y que será consultado posteriormente con fines administrativos, legales o históricos.

Tres palabras:   DOCUMENTOS – ORGANIZADOS – SERVICIO.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

• Reunir ordenadamente los documentos de archivo.
• Asegurar una perfecta conservación de la información.
• Permitir una rápida localización de la información.
• Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

• Ser la memoria corporativa:  no depender de la memoria de las personas.
• Soportar la toma de decisiones:  Los documentos del pasado sirven para acertar en el planeamiento del futuro.
• Ser soporte para posibles reclamaciones:  Defiende los intereses de la empresa ante reclamaciones.
• Cumplimiento de requisitos legales y normativos:
• Preservar la historia de la empresa:  registran información del pasado para el futuro.  Su perdida distorsiona y altera la realidad.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

• Para la administración:  todo gobierno, entidad, empresa o dependencia recurre a ellos para observar precedentes, verificar proyectos, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal.  No se partirá de cero.
• Para la investigación:  son fuentes primaria de información, ilustración y mejoramiento de la comunidad.  Descubren la verdad, encuentran versiones sobre acontecimientos:  historia, administración, políticos, ciencia, geografía, humanidad, medicina, tecnología etc.
• Para los ciudadanos:  garantizan derechos fundamentales como acceso a la información, a la privacidad.  Además  un país deben mantener registros permanentes de sus derechos y obligaciones con otros estados:  convenios, tratados, acuerdos.
• Para la cultura:  Los archivos hacen parte de la identidad nacional, del patrimonio documental de la nación, que es inalienable, inembargable.

SERVICIOS DE ARCHIVO

Todo archivo debe establecer un reglamento de servicios:

• De consulta:  servicio más vital.
• De referencia:  consulta temática.
• De vencimiento:  plazos para demandas, fechas para reuniones, vencimiento de solicitudes de información, apoyo o servicios, plazos para acciones contra …

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS

• Principio de procedencia:  permite saber quien produce los documentos y porqué razones lo hace.
• Principio de orden original:  orden en que se conservan los documentos dentro de cada serie basado en la secuencia en que se originó el documento.  Hay un documento inicial, oatro le sigue y uno más que concluye.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• Según su acervo:  notariales, contables, clínicos, fílmicos, de correspondencia, fotográficos, eclesiásticos, laborales.
• Según el productor:  públicos o privados.
• Según su ciclo:  administrativo o de gestión – central o intermedio – permanente o histórico.
• Según su organización:  centralizado – descentralizado – descentralizado con control central.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

• Clasificación:  Es la conformación de series basado en funciones, aplicando el principio de procedencia.
• Ordenación:  Relación causa-efecto;  continuidad e interdependencia entre los documentos en una serie.  Determina cuál documento va primero y cuál va después.
• Descripción:  permite identificar, localizar y recuperar documentos:  guías, inventarios, catálogos.

ORGANIZACIÓN =  clasificación + ordenación + descripción.

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR

• Archivar todos los días.
• Aplicar el sistema escogido.
• Perforar documentos en el lado izquierdo
• Armar legajos para protección.
• Marcar rótulos y guías de carpetas.
• Ordenar documentos dentro de las series aplicando el principio de orden natural.
• Ordenar carpetas detrás de las guías.
• No acomodar mayor número de folios en las carpetas  (200 a 250).

GLOSARIO ARCHIVÍSTICO  (Acuerdo 27 de 2006 – AGN)

• Inventario de documentos
• Trámite de documentos
• Vigencia documental
• Plazo precaucional
• TRD
• Transferencias documentales
• Comité de archivo
• Manual de correspondencia y archivo

MUEBLES Y ELEMENTOS

Archivadores:  horizontales, verticales / metálicos, de madera / rodantes

Estanterías:  abiertas, cerradas.

Carpetas:  con pestaña horizontal y pestaña vertical / colgantes, celuguías.

Legajo:  dos cartulinas  + un gancho legajador.

Marbetes:  

Guía de afuera  o   testigo:

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