Resumen, Tema 1: La Función de la Organización: Generalidades

Resumen, Tema 1: La Función de la Organización: Generalidades

Para tener un orden en una empresa u organización, es necesario el establecimiento de ciertas limitaciones para que así se pueda llegar a al logro de objetivos de una manera eficaz y eficiente. Con todo esto es necesario la formación de un plan en el cual se detalle con que caracteristicas cuenta nuestra organización o empresa. Todo esto con el fin de elaborar un plan que vaya acorde con lo anteriormente mencionado y el propósito de la organización. En todo este proceso es donde entra la función de organización; que en este sentido hace referencia a una tapa del proceso administrativo; ahora bien, se darán las generalidades de esta función y la importancia de esta misma así como la opinión del equipo de dicho tema.

A)  La organización como función

La palabra organización puede adoptar diferentes significados dependiendo del contexto en el que se emplee; puede ser utilizada como un sinónimo del concepto de empresa, haciendo referencia a una entidad social con un fin; también se puede usar como una acción de organizar, es decir, poner orden. Sin embargo igualmente puede ser empleada para referirse a la segunda etapa del proceso administrativo.

En la etapa de organización, el administrador deberá de analizar diferentes características de la empresa, como lo son la departamentalización, que será hecha tomando en cuenta diferentes puntos; la estructura jerárquica para así definir al autoridad formal y la comunicación formal.

En palabras de Sergio Hernández se podría definir como: “Fase del proceso administrativo en la cual se aplican las técnicas administrativas para estructurar una empresa u organización social; se definen las funciones por áreas sustantivas, departamentos y puestos; se establece la autoridad en materia de toma de decisiones y la responsabilidad de los miembros que ocupan dichas unidades, y se definen las líneas de comunicación  formal que faciliten la comunicación y la cooperación de los equipos de trabajo, a fin de alcanzar objetivos y la estrategia.” (Hernandez Sergio, 2012, p. 201)

B)  La organización formal e informal.

La organización formal es aquel grupo de personas coordinadas a través de  estatutos que marca la empresa; por ende la formalización de estos grupos es necesario que se haga por escrito. La formalización de estos grupos de trabajo se dan gracias a la escritura de reglamentos o en manuales de organización. Otro elemento que es importante mencionar en este tema es el de la comunicación, ésta únicamente se puede dar mediante dos formas: ascendente o descendente (hablando en un organigrama vertical). La primera se da mediante el uso de reportes a sus superiores (también pueden ser otro tipo de documento como la bitácora) y si es por medio de el jefe a sus inmediatos inferiores se le puede llamar órdenes, peticiones, etc.

Por su parte la organización informal, es aquella que se va formando por medio de los grupos de personas a través de las relaciones que tiene con sus allegados de trabajo, sin embargo esta relación puede ser de amistad o de antagonismo. Cabe mencionar que fue Elton Mayo el primer investigador que analizó la importancia de estos grupos. A través de sus experimentos, Mayo observó que la consecuencia de la formación de los grupos informales traía consigo el surgimiento de líderes, valores compartidos y tradiciones entre otros en dichos grupos; según Mayo es este grupo el que tiene mucha influencia en la productividad de la empresa a tal grado en que si se da alguna relación de antagonismo puede afectarla en gran manera. En conclusión, el administrador a través del conocimiento de diferentes disciplinas debe velar por la seguridad de la empresa cuidando que la organización informal no afecte la segura producción de ésta.

C)  Elementos básicos de la organización.

1. División del trabajo

Se entiende por división del trabajo a la separación de actividades mediante la delimitación de estas. La división del trabajo traerá consigo la especialización de las tareas pero también contará con la centralización de algunas actividades.

1. Especialización:

La especialización es que “cada persona debe realizar una sola función, lo cual determina una división especializada del trabajo.” (Chiavenato, 2007, p.78) deriva de la división del trabajo, en otras palabras es la asignación de tareas y actividades especiales de acuerdo a las capacidades del trabajador.

1. Tramo de control o amplitud administrativa:

El tramo de control determina que cada superior sólo debe tener cierto número de subordinados. El superior supervisa a las personas y, principalmente, las relaciones entre esas personas. La cantidad óptima de subordinados varía enormemente, dependiendo del nivel y la naturaleza de los cargos, la complejidad y la variabilidad del trabajo y la preparación de los subordinados. (Chiavenato, 2007, p. 78)

Este ayuda a supervisar, evaluar y retroalimentar el desempeño de las tareas que se realizan en la organización.

1. Departamentalización:

La departamentalización es juntar actividades relacionadas a una área especifica de trabajo para permitir la especialización.

Para Urwick en una organización, la agrupación de actividades se procesa en dos sentidos contrarios: en uno, las líneas divisorias son verticales e indican los tipos o la variedad de actividades; en otro, las líneas delimitadoras son horizontales e indican niveles de autoridad.

Es imposible definir cualquier actividad en cualquier organización sin encuadrarla en esos dos sentidos, así como es imposible fijar un punto en un mapa o en una plana sin tener en cuenta sus coordenadas. ( p. 78, citado por Chiavenato 2007)

1. Jerarquía y Autoridad:

La autoridad para Fayol “es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar equilibradas entre sí”( Chiavenato, 2007, p. 72)

Mientras que la jerarquía son los niveles de autoridad que existen en la organización que permite una comunicación eficaz que evita conflictos o deficiencias.

1. Coordinación:

Fayol considera que la coordinación es la reunión, unificación y armonización de toda actividad y esfuerzo; Básicamente, se suponía que cuanto mayor fueran la organización y la división del trabajo, tanto mayor sería la necesidad de coordinación para asegurar la eficiencia de la organización como un todo.( Chiavenato, 2007, p. 74)

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