TALLER DE APRENDIZAJE No. 1 Fondos acumulados

Nombre

Cargo

Dependencia

Firma

Fecha

Autores

ANA HELENA ZABALA RODRÍGUEZ

Instructora

Coordinación de Gestión Documental

16 de mayo de 2016

Asesoría Pedagógica

Asesor Pedagógico

Centro de Gestión Administrativa

Revisión

DORA NELLY HERRERA HERNÁNDEZ

Coordinador (a) Académico

Centro de Gestión Administrativa

Aprobación

ANTHONY TRIANA ALVIS

Subdirector de Centro

Gestión Administrativa

PROGRAMA DE FORMACION:

Tecnólogo en Gestión Documental

PROYECTO DE ASOCIADO:

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ORGANIZACIÓN

MODALIDAD DE FORMACION:

Presencial – Virtual

ACTIVIDAD DEL PROYECTO:

ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL                                      

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Recopilar la información requerida para planear de la organización del fondo acumulado, de acuerdo con las normas establecidas y las políticas documentales de la organización.

Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras orgánico-funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad industrial y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación vigente.

Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

Elaborar instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

DURACION DE LA ACTIVIDAD:

10   horas

2.1 Introducción

A través de los tiempos los archivos han sido centros de información, conformados por documentos producidos y recibidos por las organizaciones durante las etapas de su desarrollo y en cumplimiento de las funciones para las que fue creada.

Los archivos son de gran valor para la toma de decisiones a todo nivel y para la investigación retrospectiva, como legado para conocer acerca del desarrollo social, económico, político y cultural de instituciones, comunidades y pueblos que nos antecedieron.

Los documentos son registros importantes del quehacer de las organizaciones, el manejo y la administración en algunos casos no ha sido la mejor, por ello, encontramos en las entidades públicas y privadas los fondos documentales acumulados, conformados por documentos sin intervención archivística y en proceso de deterioro, es decir, faltos de cuidado, depositados en cuartos sórdidos o sótanos abandonados en las entidades.

2.2 Actividad de Aprendizaje

Resolver el siguiente taller relacionado con el proceso para la Organización de Fondos Acumulados, entendidos estos como “…documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin criterio archivístico determinado de organización y de conservación.” (Fuente: UPTC., Fondos Documentales Acumulados, Tunja Boyacá, 2006).

1. Proceso

Competencia: Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales.

1. Aplicar las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

1. Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades administrativas de la Organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de los documentos.

1. Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestión de la Calidad y Normatividad vigente.

1. Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislación vigente, en la conformación de los archivos.

1. Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripción, sistemas de gestión de calidad y las políticas de la Organización.

1. Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la Organización y la legislación vigente.

1. Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales.

1. Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías.

1. Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la Organización y la legislación vigente.

• Interpretar la normatividad para la elaboración de las tablas de Valoración Documental.
• Interpretar las definiciones relacionadas con el Acuerdo 02 del 23 de enero de 2004.
• Interpretar las cuatro etapas para la Organización de los fondos acumulados, según el Acuerdo 02 del 23 de enero de 2004.

Primera Etapa: Compilación de información institucional:

• Realizar búsqueda preliminar de documentos de la entidad productora, para identificar y conocer las unidades administrativas que los produjeron.
• Buscar, consultar e interpretar Manuales de Funciones y Procedimientos,  Estatutos y Organigramas, o en su defecto,
• Reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización.
• Buscar e interpretar otras fuentes de información como testimonios de personas conocedoras de la empresa en su época, bases de datos, informes estadísticos y realizar entrevistas a funcionarios de entidades con las que haya tenido relación la empresa productora.
• Indagar el nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura administrativa.
• Verificar en relación con la planta física, las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y los materiales del mobiliario.
• Constatar en cuanto a la conservación de la documentación, si se presenta deterioro biológico, químico o físico.
• Indicar el tipo de unidades de conservación en que se encuentra la documentación (carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, paquetes).

Segunda Etapa: Diagnóstico:

• Elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado  
• Describir las circunstancias observadas, como el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro),
• Indicar los tipos de soporte encontrados (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos).
• Anotar las fechas extremas, tomando desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación, expresado en metros lineales.

Tercera Etapa: Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo Archivístico:

• Tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, para establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permitirá determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto respectivo.
• Aplicar los principios y procesos archivísticos como:

Clasificación. Proceso que se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores.

Ordenación. Una vez clasificados los documentos, se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), relacionados con las diferentes unidades administrativas.

Descripción. Para este caso, se diligenciará el formato único de inventario documental, adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo, la documentación afectada biológicamente.

Durante la aplicación de los principios y procesos archivísticos anteriores, se realizarán las siguientes actividades:

• Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo)
• Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo y relacionando en él, el retiro de dichos documentos debido a su estado de deterioro.
• Foliación y retiro del material  abrasivo.
• Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas.
• Elaboración de un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.

Cuarta Etapa: Valoración:

• Proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar  los valores secundarios (históricos, científicos y culturales), que posea la documentación.

La valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final, los que quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

CONOCIMIENTOS DE PROCESOS PARA TENER EN CUENTA:

 Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la

Organización y la legislación vigente.

- Interpretar la normatividad para la elaboración de las tablas de Valoración

Documental.

- Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales.

- Consultar e interpretar el manual de procesos y procedimientos; formas o formatos regulados y el manual de funciones.

- Interpretar el instructivo para la ejecución del diagnóstico.

- Elaborar el diagnóstico

- Analizar e interpretar los datos relativos al estado de conservación de la documentación.

- Elaborar la propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivísticos.

- Identificar y diligenciar el formato de tablas de valoración documental, de acuerdo con el instructivo.

- Elaborar Tablas de Valoración Documental.

- Aplicar las Tablas de Valoración Documental.

 Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales.

- Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos.

- Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales.

- Definir la ubicación de los depósitos de archivo.

- Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución para la conservación documental.

- Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de los depósitos de archivo.

- Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo.

- Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental.

- Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información.

- Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión de la calidad en la preservación y conservación de los documentos y de la información.

- Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la preservación y conservación documental.

- Diagnosticar el estado de conservación de los archivos.

- Programar acciones de conservación preventiva.

- Ejecutar y controlar los programas de conservación preventiva.

- Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental.

- Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental.

- Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental.

- Verificar condiciones de las unidades de conservación.

 Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías.

- Utilizar los instrumentos de descripción documental y aplicar las nuevas tecnologías para el proceso de búsqueda, recuperación y reproducción de la información.

- Proporcionar documentación e información de acuerdo con las normas y la legislación vigentes.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

 Interpreta críticamente las directrices para la disposición final de los documentos de archivo.

 Aplica responsablemente las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivísticos; y de protección personal.

 Aplica rigurosamente los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad.

 Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las normas y la legislación vigente.

 Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la Organización y elabora el cuadro de clasificación documental.

 Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente.

 Comprende de manera crítica el proceso para la conformación y ordenación interna del expediente, tipo libro.

 Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

 Elabora, diseña y diligencia responsablemente instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas y la legislación vigente.

 Describe de manera cuidadosa el contenido del fondo documental y las unidades de conservación, utilizando los instrumentos de descripción documental requeridos, de acuerdo con sus características y necesidades.

 Aplica objetivamente el concepto, marco teórico y normatividad, sobre fondos acumulados y tablas de valoración documental.

 Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivístico, de acuerdo con los resultados del diagnóstico documental.

 Aplica de manera responsable los principios y procesos archivísticos en la organización del fondo documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado.

 Aplica responsablemente el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

 Aplica de manera crítica los conceptos de preservación y conservación documental.

 Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales.

 Selecciona con compromiso los depósitos, las condiciones ambientales, el mobiliario, los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

2.4 Ambientes de Aprendizaje.

ESCENARIOS DE APRENDIZAJE

Ambientes de formación

Ambientes abiertos

Centros de documentación

Ambiente de  Informática

Biblioteca

Aula virtual:  LMS de http://senasofiaplus.edu.co

MATERIALES

Material textual

Guías de aprendizaje

Material audiovisual

Marcadores

Tablero

2.5 Evaluación del aprendizaje

Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrará las evidencias requeridas durante el proceso de formación, para que el instructor evalúe el desarrollo de su competencia laboral.

DE CONOCIMIENTO

Responde a preguntas sobre:

• Teoría, principios y procesos archivísticos relacionados con la intervención de Fondos Documentales Acumulados.
• Normatividad archivística relacionada con Fondos Documentales Acumulados.

DE DESEMPEÑO.

Resultado de la observación durante el proceso de:

• Desarrollo del presente taller
• Elaboración de instrumentos de descripción

DE PRODUCTO.

• Informe sobre el desarrollo de los diferentes ítems del Taller, tanto teóricos como prácticos.

2.6 Conclusiones

Con el desarrollo de este taller el Aprendiz conseguirá adquirir nuevos conocimientos, desarrollar habilidades y destrezas para crecer profesionalmente en el campo archivístico.

2.7 Bibliografía