ALINEACIÓN TOTAL MARCO GENERAL DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

ALINEACIÓN TOTAL

MARCO GENERAL DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

1. Resumen ejecutivo del libro, teniendo en cuenta elementos estratégicos y de proyectos que consideren útiles para su momento personal/ profesional.

La creación de una empresa puede iniciar con poca gente y pocos productos, con poca gente y muchos productos, con muchos productos y mucha gente, pero es importante tener la claridad en la visión y cuáles son sus estrategias, evitando que estas sean poseedoras de una o pocas personas y se convierta en un elemento de propiedad de los dueños como suele suceder especialmente cuando la empresa crece y el nivel de socialización de las estrategias se reduce. La transformación de las organizaciones y su crecimiento en todos sus procesos debe propender porque la visión y sus estrategias estén presentes en cada uno de sus miembros como facilitador y guía de unos objetivos y metas trazados en un tiempo determinado con unos alcances   benéficos tanto para la empresa como para  el cliente.

La alineación de las áreas es un factor imprescindible que permite que la empresa trabaje en interconexión, que sea sistemática y con un alto grado de madurez en el tema de la comunicación, permitiendo  garantizar el trabajo entorno a un beneficio común.  Dicha comunicación, debe ser un proceso constante, cotidiano, permanente, que permita y genere sinergias entre sí, que pueda suscitar interés en los procesos y procedimientos en aras de encontrar mejoras, que estimule la participación, la creación y que permita la innovación. Alinearse con la búsqueda de soluciones dentro o fuera  (locales o internacionales)  nos enriquece desde una mirada holística a todo un conjunto de situaciones que están representadas en las organizaciones y ayuda a encontrar el camino del éxito sin dejar de desconocer que a veces los intereses personales, bien sea por falta de claridad en su rol dentro de la visión y sus estrategias entorpecen  el camino avanzado para cumplir con las metas de la organización. La falta de claridad en este tema por parte de la misma empresa es seguro  que la conlleve al fracaso.

En muchas organizaciones dedican mucho tiempo, dinero y se desgastan en la construcción de fórmulas teóricas y  procesos, en la consecución de tecnología y de cómo los miembros de la organización la pueden utilizar. Pero olvidan el cómo desarrollar una cultura organizacional saludable, y que esta además genere cambios significativos.

Una visión bien elaborada debería lograr que los empleados se sientan orgullosos de ser parte de un todo y de su contribución para poder obtener algo mejor de lo que podrían obtener por sí solos. También debería serles útil para mantener cierta perspectiva, evitar la intolerancia y perdonar los errores de los demás.

La alineación total provee un mecanismo para convertir la visión de una organización  en realidad,  da claridad sobre la responsabilidad de los empleados para que alcancen y mantengan un alto desempeño.  Es importante que las organizaciones cuenten con una estrategia claramente definida, a fin de establecer sus prioridades, determinen sus ventajas, pero esto solo, no es sinónimo de éxito, esta debe ejecutarse de la manera más esperada y uno de los retos principales es alinear al personal con la estrategia.  Para ello, debe proponerse el cumplimento de ese reto a través de la construcción del mapa de alineación total, que resulta de la medición de la visión y de la estrategia para la alineación.  Aquí el conector es la responsabilidad compartida usando la visión compartida como el factor integrador.

La alineación con la visión es necesaria, la alineación con la estrategia  es vital.  El propósito es que las áreas cumplan con la estrategia acordada en todos los niveles de la organización. Es por esto que debe asignarse responsabilidades a los colabores adecuados de todos los elementos de la estrategia.   Los colabores comprometidos, que viven los valores organizacionales en todas sus acciones, constituyen una ventaja competitiva.  Para garantizar una adecuada asignación de responsabilidades en los indicadores de visión y estratégicos es necesario realizar una verificación del tipo de responsabilidad para cada indicador. Los niveles más altos deben estar ocupados con el futuro y los niveles más bajos de la organización deben estar ocupados con el presente pero en la misma alineación.

El mapa de alineación menciona que los “indicadores del mapa incluyen mediciones de comportamiento y resultado de los procesos necesarios para transformar la visión en realidad”. Estos procesos pueden ser ya implementados y otros deberán ser desarrollados mediante iniciativas estrategias, las cuales son proyectos pero a un nivel más elevado.

Estas iniciativas deben satisfacer los criterios de excelencia en tres etapas del proyecto como son el antes, durante y después. Una iniciativa exitosa satisface los criterios durante las tres etapas.

Es interesante como se muestra la estructura en tres partes, la primera muestra el proceso de alinear la organización, por qué la necesidad de alinearla con parámetros medibles, el árbol de estrategias y la responsabilidad.  En la segunda parte, su enfoque es relacionado al sistema para la alineación, la información, las aptitudes, la cultura, la revisión en equipo, incluyendo además la importancia de una revisión vertical y una compensación adecuada. La última parte profundiza sobre más allá de la alineación, mostrando una reflexión que expresa que la alineación total consiste en articular la visión misma con las necesidades de la humanidad. Garantizando la sostenibilidad real de toda organización.

 Fuente:         Libro alineación total. Como convertir la visión de la empresa en realidad. Riaz Khadem, Linda J. Khaden

2. Plan de acción o lista de "herramientas" que consideren valiosas para su ejercicio profesional como Gerentes de Proyectos.

• Definir la iniciativa

• Establecer el problema/necesidad
• Definir la misión y la visión del proyecto
• Establecer la estrategia
• Definir los valores para establecer los comportamientos esperados de las personas asociadas al proyecto

• Identificar en todo proyecto el ciclo de vida:

• Ideas – perfiles
• Formulación
• Inicio
• Planificación
• Implementación
• Seguimiento – factores críticos
• Cierre

• Involucrar a las personas en la creación de la visión de la organización.

• Comunicación de la visión, de las estrategias y los objetivos propuestos, en todos los niveles de la organización.
• Asignar responsabilidades para rendir cuentas

• Asegurar la participación activa de los involucrados en el proyecto.

• Transferencia de mejores prácticas en los procesos de gestión del recurso humano.
• Potenciación de sinergias en la organización.
• Lecciones aprendidas

• Capacidad de trabajo en equipo, escuchar y tener claridad con la información e indicaciones para lograr el óptimo desarrollo del proyecto.

• Ser capaz de alinear los procesos y las áreas.
• Motivar al personal, hacer posible el cambio de comportamiento usando la retroalimentación positiva
• Apalancarse en las fortalezas/ grupo de expertos
• No suponer. Hacer análisis de causas ( 5 por que, espina de pescado)

• Supervisar todos los componentes del proyecto de manera holística e integral, aprovechando los equipos de trabajo y uso del enfoque ascendente y descante:

• Alinear la estrategia constantemente.

• La consulta
• La acción
• La revisión
• La cultura - valores
• El desempeño
• El desarrollo

• Velar por que los objetivos se cumplan / dar retroalimentación a los responsables.

• Realizar planes de monitoreo al proyecto.

• Usar indicadores medibles, verificables y acorde al planteamiento del proyecto.

• Tomar decisiones cuando se requiere re direccionar la organización.

• Utilización de metodología PMI: todos los proyectos se componen de procesos, que deben ser seleccionados previamente, que necesitan de una serie de áreas de conocimiento para poder ser aplicados.

• En un proyecto, un proceso está compuesto por todas aquellas actividades interrelacionadas que se deben ejecutar para poder obtener el producto o prestar el servicio.  Existen dos tipos de procesos que se superponen e interactúan entre sí:

• Procesos de la dirección de proyectos: Compuesto por cinco procesos o categorías diferentes, estos procesos, aseguran el progreso adecuado del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

• Proceso de iniciación
• Proceso de planificación
• Proceso de ejecución
• Proceso de supervisión y control
• Proceso de cierre del proyecto.

• Procesos orientados al producto. Este tipo de procesos especifican y crean el producto. Varían en función del área de conocimiento.

• Incluir las Áreas del Conocimiento: Todo director debe dominar una serie de conocimientos básicos sobre gestión, para poder tomar decisiones acertadas y desarrollar de manera eficaz su trabajo. Este enfoque estructura el conocimiento en nueve áreas:

• Gestión de la Integración
• Gestión del Alcance
• Gestión del Tiempo
• Gestión de Costes
• Gestión de la Calidad
• Gestión de los Recursos Humanos
• Gestión de las Comunicaciones
• Gestión del Riesgos
• Gestión de las Adquisiciones del proyecto

3. Un "muro de graffitis" con los principales mensajes que les haya causado impacto del libro.

La  alineación  total  es  alinear  la visión  misma  con  las  necesidades urgentes  de  la  humanidad

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Servir con la intención de añadir valor real al cliente interno

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