Capitulo I Polimeni, Desarollo De Objetivos

1. COSTEO Y CONTROL DE MATERIALES

1.1 Materiales.

Los materiales constituyen un elemento esencial de costo de la producción. Son los principales recursos que se usan en la producción; éstos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los materiales puede dividirse en materiales directos e indirectos, de la siguiente manera:

- Materiales directos. Son todos los que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración del producto. Un ejemplo de material directo es la madera aserrada que se utiliza en la fabricación de una litera. Los materiales directos, junto con la mano de obra directa, se clasifican como costos primos.

- Materiales indirectos. Son aquellos involucrados en la elaboración de un producto, pero no son materiales directos. Estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación. Un ejemplo es el pegante usado para construir una litera.

1.2 Contabilización De Materiales

La contabilización de los materiales por parte de un fabricante usualmente comprende dos actividades: la compra de materiales y su uso.

1.2.1 Compra De Materiales

La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compras es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la compañía, que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo. El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

b) Solicitar cotizaciones de los proveedores.

c) Elaborar y emitir la orden de compra.

d) Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos: una requisición de compra, una orden de compra y un informe de recepción.

1.2.1.1 Requisición De Compra

Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Es un documento elaborado por el departamento de almacén u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el número de requisición, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artículos solicitados, identificación del número de catálogo, descripción del artículo y firma autorizada.

En la figura 1.1 se muestra una Requisición de Compra. Por lo general se elabora en original y copia; el original es remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento solicitante.

ISIS, C.A.

SOLICITUD DE COMPRA

No. 102

Persona o departamento que realiza la solicitud: Almacén

Fecha: 10/08/20XX Fecha requerida de entrega: 15/08/20XX

Cantidad Código Descripción

200

1005

Láminas de Aluminio

Observaciones: __________________________

__________________________

Autorizado por: C. Moreno

Figura 1.1. Solicitud de Compra

1.2.1.2 Orden de Compra

Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de compras emitirá una orden de compra. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es la autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, número de orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados, número de catálogo, descripción, precio unitario y total, costos de envío, de manejo, de seguro y relacionados, costo total de toda la orden y firma autorizada.

En la figura 1.2 se muestra una orden de compra. El original se envía al proveedor (para situar el pedido); las copias usualmente van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el libro diario de compras y en los libros mayores generales y auxiliares), a cuentas por pagar (para eventual pago dentro del periodo de descuento), al departamento de recepción (para advertirles de la entrega futura) y otra copia para el departamento de compras (para mantener un archivo de todas las órdenes de compra expedidas).

ISIS C.A.

Av. Venezuela con Calle 26 Barquisimeto

Estado Lara No. 089

ORDEN DE COMPRA

Proveedor: Anibalca C.A. Fecha del pedido: 10/08/20XX

Dirección: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo

Fecha de pago: 09/09/200XX Condiciones de pago: 5/15 N/30

Código

Cantidad

Descripción

Costo Unitario Costo Total

1005

200

Láminas de aluminio

Bs.100

Bs.20.000

Total Bs. 20.000

Observaciones: __________________________

__________________________

Aprobado por: L. Rodriguez

Figura 1.2. Orden De Compra

1.2.1.3 Informe De Recepción

Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. (Es interesante tener en cuenta que la cantidad solicitada no aparece en la copia de la orden de compra enviada a este departamento. Esta omisión intencional garantiza que los artículos entregados sean realmente contados). Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque (una lista, preparada por el proveedor, que se adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el envío). Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. Este formato contiene nombre del proveedor, número de orden de compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la orden de compra (o mención de artículos dañados) y firma autorizada.

En la figura 1.3 se muestra un modelo de Informe de Recepción El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de compras (para indicar que el pedido fue recibido) y al departamento de cuentas por pagar (para confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor). Si todo está en regla, se autoriza 1 pago. Las copias también se envían al departamento de contabilidad (para registrarla en el libro diario e ingresar la compra y el pasivo relacionado), y al empleado de bodega que inició la requisición de compra (para dar aviso de que los artículos han llegado). Además se adjunta una copia a los materiales que van a bodega.

ISIS C.A.

INFORME DE RECEPCION

No. 223

Proveedor: Anibalca C.A. Fecha de recepción: 12/08/20XX

Orden de Compra No. 089

Código Cantidad Descripción Discrepancias

1005

200

Láminas de Aluminio

Ninguna

Observaciones: __________________________

__________________________

Recibido por: J. Herrera

Figura 1.3. Informe de Recepción

En la figura 1.4 se presenta en forma resumida el control de la compra de los materiales:

Figura 1.4. Control de compra de materiales

1.2.2 Requisición o Solicitud De Materiales (Salida De Materiales).

La persona encargada del almacén es responsable del adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales, el cual es una orden por escrito que elabora el departamento

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