Generalidades De La Administracion Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

Estipular normas técnicas y prácticas, para administrar documentos en la empresa, Con el fin de recuperar información y eliminarla cuando se deje de considerar importante o necesaria, y determina el tiempo en que esta información debe almacenarse.

ALGUNAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL QUE REALIZO EN MI ENTORNO LABORAL.

• RECIBO DE DOCUMENTOS: Efectúo esta función a través de la recepción de documentos legales, como Contratos, Escrituras públicas, entre otros.

• DESPACHO DE DOCUMENTOS: Realizo esta función al enviar los documentos mencionados anteriormente a los diferentes arrendadores, o en su defecto a integrantes de mi equipo de trabajo, para

realizar trámites como por ejemplo expedir licencia de construcción.

TERMINOS ARCHIVISTICOS SEGÚN EL CARGO LABORAL.

• ARCHIVISTA: administración documental, casilleros, clasificación, conservación, cronología, documentación, expediente, facsímil, filatelia,

Foliación, folio, franquea dota, gestión de documento, preclusión, archivo de gestión, histórico e intermedio, expurgo, ordenación, selección, transferencia, fondo documental, tipo documental, selección documental, serie, tablas de retención.

• SECRETARIA: epistolar, estructura funcional, flujo grama, prescripción, marbete, usuario.

• OFICINISTA: franquicia, minuta.

TERMINOS ARCHIVISTICOS:

• MINUTA: borrador de un documento legal antes de formalizarlo.

Copia precisa de un documento generalmente antiguo y de gran valor, se considera una medida de seguridad documental.

• FOLIACION: es el respaldo técnico y legadle la administración documental.

• EXPEDIENTE: su finalidad es reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo

• PRECLUSION: perdida de facultad procesal.

• EXPURGAR: desechar lo que se considera innecesario.

• FONDO DOCUMENTAL: agrupación de documentos generados por una institución.

• TABLA DE RENTENCION: son las etapas sucesivas de la vida de los documentos, como parte del sistema de archivos.

• ARCHIVO: conjunto de documentos que generan información dentro de la empresa almacenados manual o sistemáticamente.

• MARBETE: etiqueta que se pega en un producto, equipaje con el destino y número de registro.

IMPORTANCIA DEL VOCABULARIO TECNICO.

Es importante para manejar una excelente información tanto en el equipo de trabajo, como en la representación de cada proceso efectuado en el área laboral.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Analizando, el mundo empresarial actual enfrenta nuevos desafíos, por lo cual se debe manejar de manera metódica y eficiente grandes volúmenes de información representados en documentos impresos en papel, que en algunos casos según sea el requerimiento, pasan al almacenamiento en una base de datos sistemática.

La importancia del administrador documental dentro de la empresa está centrada en brindar una consolidación de la información disponible en un único lugar, para brindar acceso a cada empleado de una manera pertinente y según el vínculo o relación que pueda tener dicho empleado con la documentación, pues no a todo el personal se le podrá dar acceso a documentos legales o técnicos de una empresa.

El administrador documental facilita la búsqueda de la información pues es quien más está relacionado y familiarizado con el área, y sabe dónde y cómo está organizada la información, logrando así la reducción de tiempo en la toma de decisiones.

El administrador tiene como obligación mantener los documentos en buen estado físico,

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