Generalidades De La Administracion Documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

Estipular normas técnicas y prácticas, para administrar documentos en la empresa, Con el fin de recuperar información y eliminarla cuando se deje de considerar importante o necesaria, y determina el tiempo en que esta información debe almacenarse.

ALGUNAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL QUE REALIZO EN MI ENTORNO LABORAL.

• RECIBO DE DOCUMENTOS: Efectúo esta función a través de la recepción de documentos legales, como Contratos, Escrituras públicas, entre otros.

• DESPACHO DE DOCUMENTOS: Realizo esta función al enviar los documentos mencionados anteriormente a los diferentes arrendadores, o en su defecto a integrantes de mi equipo de trabajo, para

realizar trámites como por ejemplo expedir licencia de construcción.

TERMINOS ARCHIVISTICOS SEGÚN EL CARGO LABORAL.

• ARCHIVISTA: administración documental, casilleros, clasificación, conservación, cronología, documentación, expediente, facsímil, filatelia,

Foliación, folio, franquea dota, gestión de documento, preclusión, archivo de gestión, histórico e intermedio, expurgo, ordenación, selección, transferencia, fondo documental, tipo documental, selección documental, serie, tablas de retención.

• SECRETARIA: epistolar, estructura funcional, flujo grama, prescripción, marbete, usuario.

• OFICINISTA: franquicia, minuta.

TERMINOS ARCHIVISTICOS:

• MINUTA: borrador de un documento legal antes de formalizarlo.

Copia precisa de un documento generalmente antiguo y de gran valor, se considera una medida de seguridad documental.

• FOLIACION: es el respaldo técnico y legadle la administración documental.

• EXPEDIENTE: su finalidad es reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo

• PRECLUSION: perdida de facultad procesal.

• EXPURGAR: desechar lo que se considera innecesario.

• FONDO DOCUMENTAL: agrupación de documentos generados por una institución.

• TABLA DE RENTENCION: son las etapas sucesivas de la vida de los documentos, como parte del sistema de archivos.

• ARCHIVO: conjunto de documentos que generan información dentro de la empresa

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