Generalidades De La Administración Documental

Generalidades de la administración documental.

(Importancia de la Administración Documental)

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía (Es precisamente allí donde resalta su Importancia).

Concepto: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Los otros objetivos son:

• Conservar la memoria corporativa.

De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

• Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

• Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

• Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

Esto nos hace ver lo importante que se hace el almacenamiento de información siempre y cuando sea de una manera objetiva, inteligente, y ordenada la administración documental tiene prioridades en cualquier sistema de almacenamiento archivístico ya que este se enfoca básicamente en facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

Pude relacionar esto con mi proceso de práctica (Servicio-Social) en la biblioteca El Tunal ya que en el sistema de archivo computacional de Bibliored se evidencia el orden y el lugar en donde se encuentran los libros en sus diferentes colecciones, temas, temáticos y demás. Esto permite rapidez, orden y seguridad de lo que se requiere. Aunque solo maneje el sistema unas cuantas veces me puede dar cuenta de ello en la biblioteca me encargue básicamente de la estantería, la numeración correcta de los libros, y el corroborar el orden por color y numero en el lugar correcto (estantería) además de corroborar en la base de datos la información correcta que se le debe dar al usuario en cuanto al libro y en que biblioteca o en qué lugar se encuentra.

Tengo algunas nociones en cuanto a los archivos escolares ya que se hace la diferencia en cuanto a información, pues en el sistema del mismo se evidencia el expediente de cada estudiante (calificaciones, reportes etc…) también he tenido la oportunidad de hacer seguimiento de ello.

Es de vital importancia conocer la evolución de la misma:

Desarrollo de la gestión documental: Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones

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